A COVID-19 kapcsán szinte mindenki értesült róla, sokan pedig saját maguk is megtapasztalták, hogy a home office nem csak egy lehetőség, hanem egy konkrét megoldást jelent a koronavírus idejére.
Bejegyzésünkben utána jártunk, hogy mi a távmunka fogalma, milyen szabályok vonatkoznak a home office és a távmunkára, valamit tippeket adunk az otthoni munkavégzéshez és segítünk abban, hogy mire figyeljen a home office szervezésekor.
Ahogy a járvány egyre jobban elterjedt, sok vállalat otthoni munkavégzést rendelt el a dolgozóinak. Ők ezzel igyekeztek megfékezni, hogy még több ember fertőződjön meg a betegséggel, vigyáznak a dolgozóik egészségére, illetve kiküszöbölik azt, hogy leálljon a munka, ne legyen termelés.
Bár a távmunka nem egy újkeletű változata a munkavégzésnek, most mégis elég jelentőségteljesen előtérbe került. A szervezetek most ismerik meg igazán, hogy milyen meghatározó potenciál rejlik benne, és hogy ennek a kivitelezése milyen feltétekkel, szükségletekkel jár. De hogy pontosan mi is az a home office, mi a távmunka, milyen hatásai vannak, milyen megoldások, tippek, bevált módszerek segítik hosszú távon a vezetők és dolgozók munkáját, az ebből a cikkből kiderül!
Távmunka fogalma:
A távmunka egy olyan atipikus foglalkoztatási forma, ami a munkahely telephelyétől távol (a világ bármely részén és helyén), rendszeresen végzett tevékenységet jelent. A munkát számítástechnikai, digitális eszközök (laptop, telefon, szoftverek) segítségével végzik és az eredményét online platformokon, elektronikusan juttatják el a munkahelyüknek.
A home office, azaz az otthoni munkavégzés a távmunka egyik fajtája, ami szintén a munkahely telephelyétől távol, de kizárólag a munkavállaló otthonában történik számítástechnikai és digitális eszközök segítségével.
Mi az a home office és milyen szabályok vonatkoznak rá?
Magyarországon 2004 óta szerepel a munka törvénykönyvében a távmunka, ami munkaszerződéssel köthető meg, és mint munkajogviszony jön létre. Más esetben lehetőség van munkakapcsolatot létrehozni vállalkozóval, ami, mint vállalkozói jogviszony vagy megbízásnak minősülő szabadfoglalkozás jön létre, melyet szintén szerződésben határoznak meg. Ilyenkor nem, mint alkalmazott szerepel a távmunkás, hanem mint bedolgozó jogi személy.
Az alkalmazottal kötött munkaszerződésben rögzíteni kell a munkavégzés pontos helyét és idejét, jogokat és kötelezettségeket, valamint azok gyakorlásának szisztémáját, a kapcsolattartás módját, a fizetés és felmerülő költségek elszámolásának formáját, a munkavégzéshez biztosított eszközök használatára és felelősségére vonatkozó szabályokat.
Ha nem hosszú távra szól, csak alkalmi jelleggel van home office-ban a munkavállaló, egy belső szabályzatban ugyanúgy érdemes meghatározni az erre vonatkozó szabályokat. A munkáltató minden esetben köteles a munkavégzéshez szükséges információkkal ellátni a munkavállalót.
A munkavégzéshez az alkalmazottnak biztosítania kell a megfelelő otthoni munkakörülményeket. Fontos, hogy a dolgozó rendelkezzen munkaasztallal, székkel, számítástechnikai eszközökkel és ezek olyan helyiségben legyenek, ahol lehetséges a zavartalan és biztonságos munkavégzés. Munkavédelmi szempontból poroltóval is rendelkeznie kell. Ennek ellenőrzése, minősítése történhet személyesen a munkaadó által vagy fotók alapján dokumentálva.
Nagyon lényeges továbbá, hogy az üzleti adatok biztonságban legyenek. Az adatok védelmére, a tárolására és másolására vonatkozó előírások és szankciók szintén szabályzatban rögzíthetőek.
A munkáltatónak meg kel bizonyosodnia arról, hogy a cég információi nem kerülnek ki harmadik félhez, illetve vírusoktól védve legyenek. Ennek érdekében – ha a munkavállaló saját eszközről végezheti a munkáját – akkor javasolt a munkáltató által egy előzetes vizsgálat erre vonatkozóan, ellenkező esetben a munkaadó biztosítja a megfelelő technikai apparátust a munkavállaló számára.
Hogyan alakul a távmunka napjainkban?
A technológia fejlődésével a távmunka legelőször az USA-ban terjedt el és egy 2017-es jelentés szerint az alkalmazottak 2,8%-a, azaz 3,7 millió ember dolgozott teljesen vagy részben otthonról. Mára ez a szám 4,3 millióra növekedett. Szintén 2017-ben az Eurostat adatai szerint az EU országaiban összesen a munkavállalók 5%-a dolgozott távmunkában.
Magyarországon ez az arány jelenleg 2,5 százalék a Gallup Globális Munkahelyi Felmérése szerint. A digitalizáció és a mesterséges intelligencia terjedésével ez a foglalkoztatási forma is növekvő tendenciát mutat, azonban hozzá kell tenni, hogy nem minden munkahelyi szektorban kivitelezhető. Főleg olyan szellemi munkakörökben oldható ez meg, ami egy laptopon, telefonon kívül nem igényel egyéb specifikusabb eszközt. Ilyen lehet például a telefonos értékesítés, adminisztráció, könyvelés, szövegírás, fordítás, IT, grafika és marketing pozíció. De olyan iparágakban viszont egyáltalán nem releváns, ahol személyes jelenlét nélkül nem tud megvalósulni a munka, gondolva itt az építőiparra, logisztikára, kereskedelemre, szépségiparra, stb. Ezeknél is inkább egy-egy feladatnál, munkakörnél jöhet szóba.
A távmunka eredményes kivitelezéséhez főleg informatikai és kommunikációs felkészültségre van szükség. A hazai szervezetek többsége jelenleg nem rendelkezik olyan infrastrukturális felkészültséggel, vállalati kultúrával és szabályzati rendszerrel, ami 100%-os hatékonysággal lehetővé tenné ezt a fajta munkavégzést. Ahogy az idén kitört koronavírus is rámutatott, ennek egyfajta szintű megoldására szükség van, melyhez elengedhetetlen egy rugalmas és innovatív hozzáállás.
A home office bevezetéséhez a vállalatoknak az adatbiztonságra, magas minőségű hardver, felhőalapú adat-és fáljmegosztó, projektmenedzsment szoftverek beruházására, valamint a folyamatos kapcsolattartás és megbeszélések módjának megoldására kell koncentrálniuk. Mindemellett felvetődnek a dolgozók munkaidejének nyilvántartásával, ellenőrzésével kapcsolatos kérdések is. Hogyan lehet tudni, ki és mikor kezdte meg a munkát? Hogyan oldhatók meg a szabadságolások? És még sorolhatnánk. Azonban az OLM Rendszer Home Office csomagjában minden munkaüggyel kapcsolatos tennivaló néhány egyszerű lépésben, pár kattintással, online elvégezhető. Ez jelentősen megkönnyíti a távmunka kialakítását, ami még nagyon sok megoldandó helyzetet hordoz magában.
Milyen hatásai vannak a távmunkának?
Ha a távmunkára gondolunk, csupa pozitív jelző jut róla eszünkbe: szabadság, rugalmasság, kényelem, stb. És ez valóban így is van, de csak akkor, ha megfelelően tudjuk kezelni a helyzetet. Ellenkező esetben megtapasztalhatóak a lehetséges hátrányai is. Hiszen bármilyen jónak tűnik, nem mindenki képes így dolgozni.
Az otthoni munkavégzés hosszú távon elszigetelődést okozhat. Az emberi kapcsolatok hiánya, a szeparáció és magányosság érzése mentális problémákhoz vezethet. A munkavállalót nem érik szociális ingerek, nincs azonnali visszajelzés a munkájára, ez mind negatív tényezőként hathat. Egy introvertált személyiség könnyebben tud azonosulni a home office-szal, de egy extrovertált valóságos börtönként élheti meg.
Ha a dolgozó nem képes elkülöníteni a munkát a magánélettől – még ha egyazon helyen történik is a kettő – akkor azok teljesen összemosódnak. A „csak gyorsan beteszek egy mosást, csak gyorsan leugrom a boltba” típusú hozzáállással a házimunka beleintegrálódik a cég által meghatározott feladatokba. Nem lesznek határok és a munkavállaló úgy érzi, elúszott a feladatokkal, éjjel-nappal dolgoznia kell, a munka koncentrálódik.
A stresszt még tovább fokozhatja, ha úgy gondolja, hogy folyton készenlétben kell lennie. A bizonyítani akarás, a lelkiismeretes munkavégzés arra sarkalja, hogy non-stop elérhető legyen, az üzenetekre azonnal válaszoljon, a munkát késlekedés nélkül elvégezze, akár hétvégén is. Mindezt azért, hogy megfeleljen a felettesének. Akár több munkát is képes elvállalni, hiszen a munkaidejének se eleje, se vége, így egy időkeret nem szab határt a túlvállaláshoz. Mindezek miatt feszültség léphet fel a kapcsolataiban, elveszti a kontrollt a munkája felett. Ezt nem csak ő, de a családja, a környezete is negatívan éli meg.
Ennek elkerülése érdekében meg kell teremteni a megfelelő munkakörülményeket, ismerni kell saját képességeinket és személyiségünket, valamint meg kell tanulni gazdálkodni az időnkkel. Az eddigi tapasztalatok alapján szerencsére ma már tanácsokat is kaphatunk, hogyan lehet az otthoni munkavégzést is jól csinálni.
Tippek az otthoni munkavégzéshez
Az home office-nak is meg kell adni a módját! Sokkal jobban ráhangolódunk a munkára és koncentráltabbak leszünk, ha egy-két íratlan, ám annál hasznosabb szabályt betartunk.
Mert mindannyian nagyon jól tudjuk, hogy amit viselünk, az befolyással van a kedvünkre és közérzetünkre is. Épp ezért olyan lényeges, hogy ne pizsamában vagy melegítőben lássunk hozzá a feladatokhoz, hanem öltözzünk a munkához megfelelően. Készüljünk el minden nap úgy, mintha valóban be kellene menni, dolgozni, mert ez segít átszellemülni a teendőkhöz.
Tulajdonképpen a lakás bármely szeglete lehetne egy kényelmes munkaállomás, ahol épp dolgozni tartja kedvünk. De nem ez a jó megoldás! Home office-ban szükség van egy külön kialakított „irodára”, egy saját dolgozói területre, ami megkülönbözteti az otthont a munkahelytől és csak akkor van használva, ha munka van. Így elkerülhető a „mindig dolgozom” érzés, és innen felállva pedig valóban „hazamehetünk”.
Az otthon, ahol tv, főzés, mosás, takarítás és még rengeteg minden ki tud zökkenteni, el tudja vonni figyelmünket a munkától. El kell tudni határolódni ezektől, nem szabad, hogy a teljesítményünk rovására menjenek.
Pontosan úgy kell tenni, mintha a tényleges irodában lennénk. Meg kell határozni egy munkarendet és ezt szigorú önfegyelem mellett betartani. Jó megoldásnak bizonyul az is, ha feladatainkat részekre bontva apró célokká alakítjuk át. Ez motiválni fog arra, hogy dolgozzunk, mert a terveinket a kitűzött időpontig el akarjuk érni.
Kétség sem fér hozzá, hogy otthon, a 4 fal között nagyon könnyű elszigetelődni másoktól. Törekedni kell arra, hogy a kollégákkal és a barátokkal is rendszeresen kommunikáljunk, mert hamar feledésbe merülhetünk. Csináljunk velük közös programokat, találkozzunk velük személyesen is.
Ezen kívül igyekezzünk minél többet emberek közé menni, éljünk közösségi életet, ami segít kikapcsolódni a „magányos” hétköznapokból!
A home office egyik előnye, ugyanakkor hátránya is, hogy nem kell bejárni a munkahelyre. Bár megspóroljuk az oda-visszajutással járó időt, de ezzel együtt még azt a kis mozgást is.
Saját szellemi és fizikai erőnlétünk érdeke, hogy heti rendszerességgel sportoljunk, végezzünk valamilyen mozgásformát. A legjobb, ha ezt szabad levegőn vagy közösségben tesszük. Az egész napos ülés, a bezártság, a koncentráció miatt szükségünk van a testi és szellemi felfrissülésre, energetizálódásra.
Mire figyeljünk oda a home office szervezésekor?
A távmunkával kapcsolatban sok vezetőben kétségek, félelmek merülnek fel. Akinek még nincs vele tapasztalata, felteszi a kérdés, hogy ez hogyan lesz hatékony? Honnan fogom tudni, hogy a beosztottam valóban a munkáját végzi-e?
Mivel fizikailag nincs ráhatása az alkalmazott munkavégzésére, nem tudja személyesen ellenőrizni, ezért joggal tarthat tőle.
- Először is meg kell határozni egy időintervallumot, amelyben a feleknek elérhetőnek kell lenniük. Ez az a munkaidő, amelyben a különböző platformokon elérhetőek egymás számára, folyamatosan tudják tartani a kommunikációt.
- Fontos az is, hogy odafigyeljenek a határidők betartására. Sokszor nem a munkával töltött idő mennyisége a lényeg, hanem az elvégzett feladatok minősége és ezek időre történő leadása. Hiszen egy vállalat termelékenységét a pozitív eredmények határozzák meg.
- A foglalkoztatás során a vezetőnek sem csak közvetett módon, hanem személyesen is visszacsatolást kell adnia a munkavállalónak a munkájáról. Szükség van egy megerősítésre, hogy tudja, megfelelően végzi-e a munkáját. Ugyanígy az alkalmazottól is kérni kell a közvetlen visszajelzést a tapasztalatairól, a meglátásairól, melynek segítségével könnyebben alakítható a munkavégzés hatékonyság
Azonban minden aggodalom ellenére a távmunka működik. Ehhez feltétlenül szükség van a legfontosabb dologra, a bizalomra a munkavállaló iránt, amit egy jól kidolgozott rendszer is segít megteremteni. Szerencsére ma már erre is professzionálisan kifejlesztett szoftverek érhetőek el, mint pl. az OLM Rendszer Home Office csomagja, ami komplex módon és abszolút kompatibilisen nyújt segítséget a távmunka gördülékeny kivitelezéséhez.
Szerző: Pataki-Magyar Gabriella
Kövessen minket a közösségi hálózatokon is!