A munkavállalók virtuális irányítása bár sok előnnyel is jár, mégis számos kihívást tartogat magában. Elsősorban a személyes jelenlét hiánya miatt. De változik a munkavégzés és a kapcsolattartás módja, és az egész munkahelyi atmoszféra teljesen átalakul.
A távmunka egy jó lehetőség arra, hogy a menedzserek és az alkalmazottak is szabadon és rugalmasan dolgozzanak. Megteremtsék az egészséges egyensúlyt a munka és a magánélet között, és rengeteg költséget és időt megspóroljanak, amit munkába járással töltenének el.
Ez igaz! Ám, a színfalak mögött könnyen problémák adódhatnak. Hiszen a dolgozók nem találkoznak egymással, a kommunikáció zavarossá válhat, csökkenhet a bizalom és a hatékony együttműködés is. Sok olyan tényező merülhet fel, ami rossz hatással lehet a szervezeti célok elérésére.
Ezek leküzdéséhez szükség van a virtuális vezetőre. A jó menedzsernek rendelkezni kell empátiával, döntési képességgel, jó kommunikációs készséggel, valamint hitelességgel. Világos jövőképet fogalmaz meg, ösztönzi az embereit, és elősegíti az összetartást. Továbbá meg tud birkózni az alábbiakban bemutatott, virtuális vezetéssel járó legfontosabb problémákkal.
1. BIZALOM MEGALAPOZÁSA
A virtuális vezetés legfontosabb tényezője a bizalom. Ennek megfelelő kialakítása elengedhetetlen a hosszú távú és eredményes együttműködéshez. A vezetőket kihívás elé állítja, hogy egy olyan helyzetben, mint a távmunka, ahol senki sem találkozik fizikailag, megalapozzanak egy erős bizalmat. Mind munkavégzés, mind pedig interperszonális szinten.
A távmunka során a dolgozók és a vezetők nem dolgoznak együtt, egy helyen, ezért a felettes azt sem láthatja, ki mit csinál. Ki hogyan dolgozik és nincs köztük azonnali kommunikáció sem. Ezért a bizalmatlanság, a kétkedés, könnyen eluralkodhat a vezetőben.
Ezt orvosolni lehet, ha a vezető világos célokat és elvárásokat fogalmaz meg, akár napi szintre bontva, és rendszeresen ellenőrzi, hogy a munkavállalók milyen produktivitással járulnak hozzá a cég működéséhez. Ha a dolgozók becsületesen elvégzik a munkájukat és felelősséget vállalnak az eredményeikért, akkor kialakulhat a bizalom.
2. HATÉKONY KOMMUNIKÁCIÓ
A kommunikáció az egyik legsarkalatosabb pont az online csapatirányítás során. Hiányzik a személyes, mindennapos informális beszélgetés. Sőt, bizonyos esetekben akár több napon keresztül sincs kommunikáció a kollégák között. Ez eltávolodást, információhiányt eredményezhet.
A ritka és helytelen kommunikáció rossz irányba befolyásolhatja a hatékony együttműködést, a teljesítményt és megnehezíti a döntések meghozatalát. Ellenben a világos, határozott és gyakori beszélgetéssel.
Hiszen ez az alapja:
- a bizalom kialakulásának
- a konfliktusok kezelésének
- a dolgozók motiválásnak
- az eredményesség fokozásának
- és a döntések helyes meghozatalának.
A virtuális térben azonban a megfelelő kommunikációt megteremteni nem egyszerű. Szükséges hozzá egy jól működő és hatékony kommunikációs kultúra megalapozása, valamint az ehhez alkalmas szoftverek, eszközök.
A kommunikációs kihívás megoldását jelenti, ha a menedzser ösztönözi a csapatot a rendszeres szóbeli vagy írásbeli interakcióra. Tegye egyértelművé, hogyan történjen a kommunikáció, vagyis, hogy mit, mikor és melyik csatornán beszéljenek meg. Mindez segít egy letisztult és gördülékeny kommunikáció elérésében.
3. TÁRSAS INTERAKCIÓK ÉS CSAPATSZELLEM FENNTARTÁSA
A csapatkohéziót legjobban a személyes találkozások, beszélgetések kovácsolják össze. A távoli munkavégzés azonban ezt nem teszi lehetővé. Így például egy új munkavállaló is nehezebben illeszkedik be, de nehéz fenntartani a jó hangulatot és kevésbé alakul ki egy – a produktivitást is elősegítő – csapatszellem.
A vezetőnek virtuális térben is arra kell törekednie, hogy előremozdítsa az egyénekben a hovatartozás érzését. Fokozza a mindennapos társasalmi interakciót és ösztönözze az összetartást. Akár egy közös chates beszélgetés, akár egy közös videóhívás formájában. Ahol nem kell munkáról beszélni és „együtt” kávézhatnak. Ezek a kis összejövetelek segítenek elmélyíteni a munkatársak közötti kapcsolatokat, barátságokat szőhet és a munkahelyük iránt is lojálisabbá válhatnak a munkavállalók.
Ugyanakkor az is fontos, hogy érezzék, hogy együtt haladnak a cél felé. A vezetőnek ehhez meg kell határoznia a tiszta irányt és biztosítani azt, hogy ebben mindenki szerepet kapjon. Ezáltal érezni fogják, hogy az eredmények elérése közös ügyük és felelősségük. Csapatként összetartóbban és hatékonyabban tudnak dolgozni a jövőkép megvalósításán.
4. MOTIVÁCIÓ
Virtuális környezetben az emberek kétség kívül sokszor érezhetik magukat elszigetelten a csapattól, és ez kihat a motiváltságukra is. Kevésbé inspiráltak a munka iránt, nincs akkora lelkesedésük. Ezért csökkenhet a hatékonyságuk és a teljesítményük minősége is.
Az alkalmazottak elköteleződése és a cég eredményessége érdekében fontos, hogy a vezető képes legyen motiválni a dolgozóit. Természetesen, minden embernek más a mozgatórugója, ezért nem csak csapat szinten, de egyénileg is foglalkozni kell a kollégák lelkesítésével. Ilyenkor nagy szerepe van az empátiának, hogy a vezető megértse munkavállalói helyzetét és támogassa őket, hogy még távmunkában is a legtöbbet hozzák ki magukból.
5. ELSZÁMOLTATHATÓSÁG ÉS A TERMELÉKENYSÉG FOKOZÁSA
A vállalat termelékenységét meghatározza a dolgozók elszámoltathatósága. Online azonban ezt nem lehet olyan egyszerűen megoldani. A vezetőnek nincs lehetősége gyakran és személyesen ellenőrizni a dolgozók munkáját, kevésbé látja át, hogy ki hogyan dolgozik. Az alkalmazottak ezt tudják, ezért előfordulhat, hogy valaki lazábbra veszi a munkavégzést, ami – a cég egészére nézve – hosszú távon nem jelent jót.
Ezt a kihívást az elvárások világos megfogalmazásával és a rendszeres elszámoltatással lehet megoldani. Tudatosítani kell a munkavállalókban a kitűzött célokat és, hogy távmunkában is ugyanaz a munkamorál érvényes, mint az irodában.
A feladatokról szóló állandó napi vagy heti jelentéssel átláthatóvá válik a csapattagok eredménye és hatékonysága. Azonban, ahogy a legjobb módszer itt a példamutatás. A menedzsernek példát kell mutatnia arról a hozzáállásról, amit a dolgozóktól is viszont szeretne látni.
6. KONFLIKTUSOK KEZELÉSE
Sokszor irodán belül is előfordulhatnak munkavégzésből adódó nézeteltérések a munkatársak között. Ám, az egymástól távoli munkavégzés és a kevesebb kommunikáció, interakció következtében, ennek még inkább megnőhet az esélye.
Ezek a feszültségek nehezebben észlelhetőek és nehezebben is oldhatóak meg. Ez viszont negatívan érinti a csapattagok közötti kapcsolatot és a közös projektek, feladatok elvégzését is.
A konfliktusok megelőzhetőek lehetnek feladatokat érintő rendszeres kommunikációval és a dolgozók eredményeinek az ellenőrzésével. Fontos, hogy mindez ne csak vezető és munkavállaló között, hanem a munkatársak között is folyamatosan meglegyen. Így mindenki folyamatosan tisztában lehet, hogy mit és mennyit dolgozott a másik, és nem adódhatnak ebből félreértések.
Az online vezetés próbára teszi a vezetők készségeit. Főleg a koronavírus következtében olyan kihívásokat kell megoldaniuk, amik nem kis fejtörést okozhatnak. Meg kell erősíteniük a menedzsment alapjait és akár teljesen új készségeket kell napi szintű tudássá fejleszteni. Viszont, ha a kezdeti problémákat sikerül orvosolni, akkor egy erős, virtuális csapatra tehetnek szert.
Szerző: Pataki-Magyar Gabriella