Az már nem kérdés, hogy a HR-t digitalizálni kell-e vagy sem. Hiszen a technológia fejlődésével egyértelműen eljutottunk arra a pontra, amikor előbb vagy utóbb a vállalatoknak ezt a lépést meg kell tenniük.
És bár részmegoldások helyett erőteljes kihívást jelenthet a stratégiai szemléletű digitalizáció, hosszú távon komoly előnyöket kínál.
A pandémia ideje alatt vállalatok sokasága állt át távmunkavégzésre. Ami ugyan némi kihívást jelentett, mégis ez a helyzet rávilágított a HR digitalizációjának fontosságára. Hiszen ez amellett, hogy gyors, egyszerű és helyfüggetlen munkavégzést biztosít, megoldást nyújt a zavartalan működéshez még krízishelyzetben is.
A digitális átalakítás azonban csak akkor nyer valódi értelmet, ha annak konkrét célja van, ami az üzleti produktivitást és fejlődést szolgálja, valamint a digitális transzformáció teljesen megfelel a vállalat igényeinek.
A Deliotte 2021-ben átfogó kutatást végzett a hazai kis-, közép- és nagyvállalatok körében a HR technológiai helyzetéről. Többek között olyan iparágakban, mint termelői szektor, élettudományok és egészségügy, valamint technológia, média és telekommunikáció. A kutatás részletesen kiterjed az aktuális helyzetre, a jövőbeli fejlesztési irányokra, a prioritásokra és a kihívásokra egyaránt. De nézzük meg részletesebben!
Hogyan alakul a hazai cégek HR digitalizálásának a helyzete?
Ahogy a felmérésből kiderül a legnagyobb mértékben a nagyvállalatokra jellemző az IT eszközök alkalmazása a HR-ben. Ami azt is jelenti, hogy ezek a cégek nagyobb anyagi ráfordítást is eszközölnek a digitális fejlődésre a KKV-hoz képest.
Valljuk be, hogy ez az arány nem is olyan meglepő, hiszen egyértelmű, hogy a több száz/ezer főt foglalkoztató, illetve a több telephellyel rendelkező cégek csak úgy képesek produktívak maradni, hogy ha a monoton munkafolyamatok elvégzését a lehető legjobban felgyorsítják. Hiszen míg például egy 10 fő alatti cégnél beleférhet az excel alapú munkaidőbeosztás, addig egy nagyvállalatnál ez a megoldás átláthatatlan táblázattömeget jelent, amit már nagyon nehéz kezelni.
Első helyen a biztonság!
Maga a digitalizáció rendszerint olyan HR területeket érint, amely adatokat használ, mint a bérszámfejtés, a juttatások, a teljesítménymenedzsment, a tanulás és fejlesztés stb. A vállalatban előforduló bármely adat az egyik legfontosabb érték. Ezért a biztonságos kezelésük és védelmük kifejezetten nagy prioritást élvez. Amit a kutatás is bizonyít! Hiszen a cégek HR érettsége alapján feltett, értékelendő szempontok szerint elmondható, hogy a közép- és nagyvállalatok – a jelenlegi IT eszközeiket tekintve – egyértelműen a biztonságot, a biztonsági követelményeknek való megfelelést részesítették előnyben.
Viszont érdekes az az eredmény, hogy a kisvállalatoknál pedig pont az ellenkezője rajzolódik ki. A biztonságot megelőzve ők a jól kidolgozott munkafolyamatokat részesítették előnyben, amit bármilyen szoftverrel jól ki tudnak használni.
Ez az utóbbi szempont azonban a többi vállalatnak is a fontossági listáján szerepel. Vagyis mindenféle technológiától függetlenül a gördülékeny munkavégzés minden szervezet számára elengedhetetlen.
Ahol a HR IT megoldásokat a leggyakrabban alkalmazzák
A digitális rendszerek leginkább ott tudnak segíteni, ahol a lassú és körülményes feladatokat tudják kiváltani, gyorsabbá tenni. Nem véletlen, hogy – a felmérés alapján – a cégek egyértelműen a munkaidő és távollét nyilvántartásnál, a bérszámfejtésnél és a munkaügynél, munkavállalói adatok kezelésénél használják leginkább az innovatív IT megoldásokat. Ezzel jelentősen növelni képesek a vállalkozás hatékonyságát.
Azonban még sok terület van, ami digitális fejlesztésre vár. A felgyorsult és folyamatosan változó piaci környezet ugyanis rá fogja kényszeríteni a cégeket, hogy elkezdjék a HR további korszerűsítését. A válaszok alapján a jövőben a képzés, az onboarding és a toborzás lesz az a terület, ami a leginkább digitalizálódni fog. Kétségkívül ezek azok a tevékenységek, amelyek eredményei befolyással vannak a vállalkozás munkaerő gárdájának az alakulására és megtartására. Közvetett hatással vannak a szervezet termelékenységének és nyereségességének az alakulására.
A válaszokat tekintve nem mehetünk el amellett sem, hogy a következő időszak fejlesztési stratégiáinak központi kérdéskörét fogja adni az adatok kezelése. A vállalkozások kezdenek ráébredni, hogy az analitika, a statisztika fontos szerepet játszik egy cég növekedésében és sikeres működésében. Ezért egyre inkább jelentőséget tulajdonítanak a HR adatok elemzése / HR BI (Business Intelligence) terület digitalizációjának is, amit célul is tűztek ki az IT korszerűsítésük listáján.
Hiányzó erőforrások
Lehet bármilyen magas kvalitású, bármilyen speciális funkciókkal ellátott egy HR szoftver, ha nincs, aki ezt megfelelően kezelni tudja. A vállalatok az IT rendszereket jellemzően olyan tulajdonságaik és működőképességük alapján választják ki, ami a legjobban kiszolgálja a szervezet igényeit.
Ha sikerül megtalálni az ideális programot az implementálásnál már kihívások merülhetnek fel. Leggyakoribb buktatója rendszerint a belső erőforrások hiánya. Azaz, a cég nem rendelkezik olyan munkavállalóval, aki hozzáértő szaktudás birtokában működtetni tudná a rendszert.
Ez elég nagy gondot jelent, amit a dolgozók megfelelő képzésével vagy a szaktudással rendelkező munkaerő felvételével lehet orvosolni. Ezért mielőtt digitalizálásra kerül a sor, érdemes górcső alá venni, hogy az alkalmazottak mennyire vannak felkészülve a digitalizációra.
Nincs egyetlen kőbe vésett gyakorlat
A tapasztalatok azt mutatják, hogy nincs egy megahatározott módszer arra, hogy a vállalatoknál milyen IT megoldások fognak beválni. Hiszen ahány cég, annyiféle igény merül fel. Lehetetlen egy olyan konkrét gyakorlatot találni, ami minden szervezetnél ugyanolyan jó eredményeket fog hozni. Számtalan tényező befolyásolja, hogy egy adott cégben mit és hogyan kell technológiailag fejleszteni.
Azonban ahogy a kutatás bemutatja ebben a témakörben a vállalkozások 3 általános csoportba különíthetőek el:
- azok a cégek, akiket valamilyen bekövetkezett változás vagy újonnan megjelent igények sarkalnak a HR átfogó digitalizálására
- jellemzően azok a nagyvállalatok, akiknél a HR nagyfokú digitalizálása alapvető tényező és akik ennek tovább fejlesztését tűzték ki célul
- azok a középvállalatok, akik átfogóan nem, viszont egy-egy területen rendkívül magas IT rendszerekkel rendelkeznek.
Miért is vágnak bele a vállalatok a HR IT fejlesztésébe?
A szervezetek számára egyértelmű a válasz: a vállalat működésének hatékonyságát elősegíteni. Hiszen a technológiai fejlődés legnagyobb előnye ebben áll. Minél korszerűbb és cégre szabhatóbb egy IT rendszer, annál inkább könnyedebbé és zökkenőmentessé tudja varázsolni a feladatok elvégzését.
Ezt bizonyítja a digitalizásás azon jelentősebb indokai, miszerint a cégeknek:
- az üzleti stratégiájuk része az HR IT fejlesztése
- és fontos számukra az új üzleti igények megjelenésére való reagálás.
Természetesen a válaszadó cégeknek az átláthatóság és a munkavállalói élmény növelése is komoly előnynek számít. Még a költségmegtakarításnál is előbbre valók.
HR digitalizáció nélkül nincs hibrid munkavégzés
A digitalizálás nem csak a HR munkafolyamatokat alakítja át, de a cég kultúráját és gondolkodásmódját is megváltoztatja. Ezért is fontos az a tény, hogy a technológiai fejlesztés a humán erőforrás menedzsmenten túl az egész szervezetet érinti.
A korábban már elindult alternatív, atipikus munkavégzési módszereknek a pandémia egy újabb löketet adott. Ami felgyorsította és mindenki számára világossá tette, hogy a hibrid vagy távoli munkavégzés egy abszolút működő megoldás. A kutatás szerint maga a hibrid munkavégzés az, amelyben a cégek nagyobb része fantáziát lát. Természetesen ez a fajta rugalmas munkavégzés a digitalizáció nélkül nem valósulhatna meg. Ez a két tényező kéz a kézben jár. Ezért nem is meglepő az az eredmény, hogy a középvállalatok több, mint 90%-a készül áttérni a rugalmas munkavégzésre a következő években, ami a HR technológiai fejlődését is jelenti.
A lezárások megtanították a vállalkozásokat, hogy egy dolog állandó, az pedig a változás. És az ebből adódó kihívásokra úgy lehet hatékonyan reagálni, ha az üzleti stratégiájuk fontos részévé emelik a HR IT technológiák bevezetését és fejlesztését is.
Szerző: Pataki-Magyar Gabriella
Digitális átalakulás a HR területén - Díjmentes útmutató
A nagyvállalatoknál jelentős mértékű fejlődést eredményez a HR digitalizációja. Útmutatónkban segítünk megválaszolni a HR digitális átalakulásának főbb kérdéseit.
Az útmutatóban:
🔵 Digitális forradalom mutatói
🔵 Digitizáció, digitlaizáció, digitális transzformáció
🔵 Hogyan zajlik az átalakulás a vállalatoknál?
🔵 Technológiai evolúció a HR-ben
🔵 HR digitalizációs tájkép
🔵 Kihívások a digitális úton
🔵 Bevált módszer a HR digitális átalakítására