Adatok útvesztője: Törzsadatok nyilvántartása
Rejtve húzódnak meg a vállalatában azok az időveszteséget okozó tevékenységek, amelyek rengeteg kellemetlenségért és csökkenő produktivitásért felelnek. A személyügyi adatkezelés pontosan ilyen terület a HR adminisztrációban. Most feltárjuk ezt a labirintust és megmutatjuk hogyan jusson ki az adatok útvesztőjéből.
• Információ áramlás nehézségei
• Adatok a személyügyben
• Az adatútvesztő
• Dominó hatás
• Tipikus esetek
• Az adatútvesztő tényezői
• Digitális nyilvántartás
• Törzsadat nyilvántartó
A lassú ügymenet és az ebből fakadó türelmetlenség érzése, az őrjítő várakozás és a csigalassú visszajelzések, mind-mind annak a tünete, hogy az adminisztratív folyamatokat súlyos tényezők blokkolják a cégénél.
Az információ áramlás nehézsége
Ahhoz, hogy megértse mi okozza azt a torokszorító érzést, amely jelen van a munkavégzésnél érdemes megismerni egy jelenséget, amely a modern nagyvállalatokat sújtja. A szervezet hatékonyságát nagyban befolyásolja a szervezet mérete és a benne áramló információ mennyisége.
Minél nagyobb a szervezet annál több helyre kell eljutnia az információnak. Ha ez az információ áramlás akadozik akkor a szervezet hatékonysága romlik, hiszen minden döntés után végrehajtás következik, de ha nem jut el az információ a ’fejtől’ a ’kézig’ akkor nem jön létre ez a folyamat. Gondoljon csak bele, hogy egy kisebb-nagyobb feladat végrehajtása is milyen nehézségekbe ütközhet, ha nem jut el a vezetéstől a munkatársakig.
Adatok a személyügyben
Az elmúlt pár évtized olyan robbanás szerű fejlődést hozott az informatika világában, amely az adatokat olyan fontos erőforrások közé emelte, mint a kőolaj. Talán elképzelni sem tudja, hogy milyen mértékben táplálják az adatok a munkája motorját ebben a pillanatban is. A HR területére ez fokozottan igaz!
Ahhoz, hogy megvalósuljon egy munkaviszony a munkáltató és a munkavállaló között, több száz adatra és több ezer műveletre van szükség. Előbbit nevezzük törzsadatoknak.
A munkaszerződés létrejöttéhez szükség van a munkavállalótól egy sor adatra, amelyet a törvényi kötelezettségeknek megfelelően kell formailag és tartalmilag is rendezni.
A munkaidő számításhoz, a beosztások kezelésénél szintén figyelembe kell venni a dolgozó alapadatait munkakörét és a szerződésben foglalt szabályokat.
A szabadságok kiadásánál szükség van a törzsadatokra mivel a munkavállaló alapszabadságán túl további napokat is kaphat, melyek számáról a Munka törvénykönyve rendelkezik.
A dolgozók számával ezek az adatok exponenciálisan nőnek. Ez olyan mértékű adminisztrációt von maga után, amelyet már korszerű eszközök nélkül csak jelentős személyügyi állomány felvételével lehetne pótolni.
Jelenleg a digitalizáció teszi lehetővé, hogy a modern vállalatirányítás és a HR folyamatok mégis hatékonyan tudnak működni. A programok segítenek abban, hogy a sok ezer adatot és milliónyi számítást a másodperc tört része alatt elvégezzék és ezzel segítsék a munkáját.
Az adatútvesztő
Miképpen befolyásolja az adatáramlás a személyügy munkáját? Hogyan lesz milliós költsége egy digitalizáció mentes munkafolyamatnak? Lássuk ezt az útvesztőt egy konkrét példán keresztül. Tegyük fel, hogy egy átlagos nagyvállalatnál részben papír alapon és részben digitálisan (excel táblázatokon) folyik a személyügyi adminisztráció. Nézzük meg, hogyan áramlanak az adatai egy munkavállalónak ebben a rendszerben!
Amikor a dolgozó belép a céghez, egy adminisztrátor elkéri tőle a személyes adatait, lakcím adatokat, gyermekről szóló adatokat és hozzátartozó adatokat. Erre azért van szüksége mert kell a munkaszerződéshez, a bérszámításhoz az adókedvezmények számításához, mint kiinduló feltétel. Ezeket az adatokat a számítógépén egy dokumentumban tárolja majd képez belőle munkaszerződést és tájékoztatót.
Az állományba felvett dolgozó ismeretében elkészítik a beosztását és munkaidő jegyzékét. Ezt a feladatot többnyire megosztva végzi a munkaügy és a középvezetők papíron és excel táblázatokban.
A bérszámfejtés elkéri papíron vagy e-mailban a törzsadatokat, majd hozzárendeli a munkaviszonyhoz és a díjazáshoz szükséges alap adatokat.
A munkavállalóhoz rendelve ismét újabb táblázatok vagy papírok születnek, mert így kap munkaruhát, munkaeszközt, illetve fel kell venni a képzettségeit/ oktatási adatait. A kötelező üzemorvosi vizsgálatok szintén egy másik kollégánál vannak. A beléptető kártyához egy másik listán szerepelhet a dolgozó neve.
Ez sok-sok pici kis adatbázist hoz létre a cégen belül, amelyek papírokon, e-mailekben és excel táblázatokban rejtőznek.
Digitális nyilvántartás
Az adatútvesztő felszámolásban a digitális technológia nyújt hathatós segítséget. A megoldás az, hogy mindenki egyetlen helyen tudja kezelni az adatokat. A szerkesztés olvasás és mentés valós időben történik ezáltal megszűnnek az információs csatorna oldalágai, zsákutcái és végtelen ciklusai.
A dolgozói adatok halmazának szűntelen változásai többé nem jelentenek problémát, mert azonnal szerkeszthető minden adat és minden terület abból dolgozik.
Természetesen gondoskodni kell az adatok biztonságáról is, hiszen ezek személyes adatok, amelyről az adatvédelmi irányelvek és az Infotv. rendelkezik. Ezért egy digitális adatbázis alapkövetelménye a felhasználóknak beállítható jogosultsági szint rendszer. Ezzel a megoldással garantálható, hogy mindenki csak azokhoz az adatokhoz férjen hozzá, amihez korábban felhatalmazást kapott. Sőt! Az adatok olvasását és szerkesztését szintén a jogosultsági szinthez kell kötni, hogy elkerülhető legyen a nem kívánt adatok rögzítése. Itt elég egy hibás adat felvitelére gondolni.
Ezen felül egy korszerű digitális személyügyi adatbázis kezelő informatikai rendszernek rendelkeznie kell, olyan hardveres és szoftveres megoldásokkal, amely garantálja, hogy az adatok kezelése megfelel a GDPR irányelveknek.
Törzsadat nyilvántartó
Az OLM Rendszer törzsadat nyilvántartási megoldásait úgy hoztuk létre, hogy az adatokat azonnal hozzáférhetővé tegye egy kezelőfelületen. Az adatok biztonságáról jogosultsági rendszer és a megbízható háttértámogatás gondoskodik.
A gyakorlatban adatváltozás esetén csak egyszer kell az adatot szerkeszteni, köszönhetően az online kezelőfelületnek. Itt minden terület, részleg megtalálja azokat az adatokat, amelyekre szüksége van a munkafolyamatához, legyen szó emberi erőforráshoz- bérszámfejtéshez, vagy bármi máshoz szükséges adatokról. A bejegyzésben felsorolt dominó hatás esetek egyetlen varázsütésre megszűnnek!
A törzsadat nyilvántartó megoldást úgy alkottuk meg, hogy a nagy mennyiségű adatát könnyedén tudja, tömegesen importálni vagy API segítségével betölteni. Az alkalmazás olyan felhasználóbarát mint egy applikáció a telefonján. Ezek mellett videós útmutatók támogatják, illetve ügyfélszolgálatunk, digitális tanácsadóink várják megkeresését. Az alkalmazáshoz nincs szükség telepítésre vagy informatikai tudásra. Szolgáltatásunk egyszerűen megrendelhető és igénybe vehető. Ha szeretne HR adatbázis építési tanácsokat kérni, akkor lehetősége van szakértőinktől konzultációt igényelni.
A törzsadatbázis kezelő alkalmazásunk mellett lehetősége van a dolgozói adatok kezelését kiterjeszteni Core HR megoldásunk keretében.
Számolja fel az adatútvesztőt, és tegye hatékonyabbá vállalatát egy korszerű HR alkalmazással. Tudjon meg többet itt: