Digitalizáció – út a sikeres jövőhöz

A 21. században egy olyan új forradalmi áttörést jelent a digitalizáció, ami szignifikáns változásokat hozott létre a társadalomban. Pozitív irányba formálta a mindennapi teendőket, új életet lehelt a munkafolyamatokba és sokkal eredményesebbé tette a vállalkozások működését.

Korunk kulcsfontosságú eleme lett, ami átszövi az egész életünket, és ami megállás nélkül halad előre egy innovatív fejlődéssel kikövezett úton.

A digitalizáció azon folyamatok összessége, mely során egy művelet elvégzéséhez digitális technológiákat alkalmazunk. Ez az innovatív megoldás fokozza a folyamatok hatékonyságát, és ami az üzleti életbe és a mindennapokba is integrálódott. Hiszen olyan tevékenységekről van szó, mint pl. e-mailt küldeni, egy adatot feltölteni a felhőbe vagy egy külső adathordozóra, online pénz tranzakciót végrehajtani, GPS-t használni, stb. Mindezt a hardverek és szoftverek együttes munkája teszi lehetővé. A digitalizáció azonban nem valósulhat meg a digitizáció nélkül. És, hogy ez mit is jelent?

A digitizáció viszonylag egy kevésbé ismert és ritkán használt kifejezés a mindennapokban. Bár hasonlóképpen hangzik, mint a digitalizáció, sőt sokszor össze is tévesztik, azonban a két fogalom teljesen különböző jelentéssel bír.

A digitizáció alatt azt a folyamatot értjük, amikor egy fizikai formában lévő információt -más szóval analóg jelet -(szöveget, képet, audiót, videót) átalakítunk elektronikus formátummá -azaz digitális jellé- , ami a számítógépek számára olvasható lesz.

Hétköznapi példával élve: írott anyagot vagy papír alapú képet szkennelés segítségével a számítógépbe tudjuk bevinni, vagy az analóg adattárolókról – mint, filmet/videófelvételt VHS szalagról, zenét hanglemezről – digitális formába öntjük. Így egy analóg jelből, forrásanyagból digitális jellé, vagyis numerikus alakba konvertálódnak. A számítógépben ezáltal bináris számokként, különböző fájlként szerepelnek. Ezeket a fájlokat pedig könnyen tároljuk, feldolgozzuk vagy szükség esetén rövid időn belül továbbítjuk.

A digitizáció nagy előnye, hogy az ilyen adatok minősége nem romlik, könnyen és gyorsan sokszorosítható és szerkeszthető lesz. A digitalizációt minden esetben megelőzi a digitizáció, hiszen az utóbbi által létrehozott fájlokkal dolgozunk.

A kis- és középvállalkozások és a multinacionális cégek számára elengedhetetlen a digitális transzformáció, ha versenyképesek akarnak maradni. A digitalizáció fejlődésével karöltve kell lépést tartaniuk a cégeknek, ami nem csak a piaci igények kielégítésére irányul, de a sikeres működés egyik fő alappillére. Ha ez hiányzik, akkor a vállalat olyan zsákutcába jut, ahonnan nem biztos, hogy lesz kiút.

A digitális transzformáció a cég működésének a különböző folyamatait érinti, amiket lehetőség szerint digitális alapokra helyeznek át. Ez az átállás egy olyan új stratégiai eszközt jelent, ami innovációs forradalmat, egy új üzleti modell felépítését teszi lehetővé.

A digitalizáció alapjaiban változtatja meg a vállalat egészét:

A cégek számára egyfajta kihívást jelent a digitalizáció világában folyamatosan időszerűnek lenni. Ahhoz, hogy ez a fajta transzformáció élhető és működőképes legyen, a szervezetnek le kell vetnie a berögzült szokásokat, ki kell lépni a komfortzónájukból és befogadónak kell lenni a technológiai fejlődésre.

A digitalizáció egy új jövőképet ad a vállalatok számára. Ez a vízió a stratégia megalkotásában a digitális lehetőségek, a technológiai folyamatok alkalmazására és ezek hatására helyezi a hangsúlyt. A stratégia egyik meghatározó komponense a digitális üzleti modell, ami strukturáltan megmutatja, hogy mely szisztematikus pontokon kell haladni, hogy a cég sikeres legyen. A fenntartható és versenyképes működés a digitalizáció nélkül szinte lehetetlen.

A digitálizáció során olyan szoftverek jöttek létre, amelyek egy céget 100%-osan szolgálnak, mint pl. Google alkalmazásai, ODT Munkaidő Nyilvántartó Rendszer, E-learning rendszerek, stb.

Az internet és ezzel együtt a digitalizáció elterjedése az információt, mint erőforrást egy magasabb szintre emelte. Abban a korban élünk, amikor a mindennapokban, de főleg az üzleti szférában egy létszükséglet lett az információ minél hamarabbi megszerzése. Hiszen kétség kívül egy olyan fő erőforrásról beszélünk, ami roppant mód befolyással van a vállalat működésére. Az egész szervezetet behálózza az információs rendszer.

Az információ az a tudás, ami megszűnteti kételyeket és egyfajta biztonságot nyújt a cég működése szempontjából. Alapja az adat, ami értelmezve válik releváns információvá az adott cégnek. A vállalat nem csak szerzi és használja az információkat, de ugyanúgy generálja azokat és szolgáltatja a partnerek, kormányzati és ellenőrző szervek vagy a dolgozók részére. A megfelelő hasznosításához szükséges a benne rejlő érték, a minőség és hogy mindez az érintett személyhez a legjobb időben eljusson.

A cég működésében több területet érintve használhatjuk fel az információt, kezdve a feldolgozástól, a hierarchiai lépcsőkön át a döntés meghozataláig. Az ismeret birtokában van lehetőség a különböző munkafolyamatok hatékony elvégzésére, az adott munkakör dolgozói ennek alapján tudják, hogy pontosan mi a feladat. A megfelelően feldolgozott adatok segítenek a munkatársak közötti tiszta kommunikációban, a konfliktusok kezelésében és a problémák megoldásában.

Az információ, mint erőforrás az egyetlen és legfontosabb tényező a helyes döntés meghozatalában. Megfelelő értelmezése és kihasználása, és a döntéshozók kezébe juttatása során éri el célját.

Az Európai Bizottság 2018-as jelentéséből értesülve az eNet – Telekom legfrissebb kutatása szerint Magyarország digitális hozzáértése még mindig versenyhátrányban van az Európai Unió átlagszínvonalához képest. Azonban nincs a legrosszabb helyzetben sem. A magyar lakosság fele átlagos vagy azon felüli digitális tudással rendelkezik, míg a másik fele csak kis mértékben vagy egyáltalán nem ért a számítástechnika kezeléséhez. Bár a különböző digitális eszközök széles körben elterjedtek, a kutatásban részt vett hazai lakosság csupán 44%-a használja ki ezen potenciált.

A rendszeres internethasználók kiterjedten használják a világháló adta lehetőségeket és nagy hányaduk online bonyolítja le a teendői java részét. Ez felgyorsítja az ügyintézést és megkönnyíti a mindennapokat.

Milyen tevékenységekre használják az internetet?

Forrás

A megkérdezettek legnagyobb arányban böngészésre, levelezésre, információszerzésre, közösségi oldalak látogatására és a különböző híroldalak olvasására használja az internetet. Emellett természetesen ne felejtsük el, hogy a különféle tranzakciók lebonyolítása, mint pl. számlafizetés, átutalás, online vásárlás is nagy szerepet kap a netes világban.

Annak ellenére, hogy a digitalizáció egyre nagyobb teret hódít hazánkban is, a magyar népesség közel negyedét érinti a digitális analfabetizmus. Ennek több lépcsőfoka is van, melynek okai többek között:

Az internet nem megfelelő lefedettsége egyes helyeken.

Idősebb generáció technológiai hozzáértésének a hiánya.

A szoftverek ismeretének és kezelésének a hiánya.

A digitális analfabetizmus egyébként nem más, mint a hardver és szoftver megfelelő használatának a hiánya egy bizonyos cél elérése érdekében. Vagyis az egyén nem rendelkezik azokkal a készségekkel, amivel a digitális eszközöket, világhálót és az alkalmazásokat, programokat oly módon tudja működtetni, hogy azzal minden probléma nélkül célravezető munkát végezzen.

Ez az iskolán és munkahelyen belüli digitális képzésekkel, készségfejlesztésekkel orvosolható. Ez segít felkészíteni a digitális átalakulás használatára és egy piacképes humánerőforrást megteremteni. A megfelelő műszaki és technológiai infrastruktúra fejlesztése, valamint a mindenki számára elérhető és megfizethető szélessávú, gyors internet elérése is hozzájárul.

A digitalizációnak és a digitális transzformációnak köszönhetően az egyes munkakörökben lehetőség van az otthoni munkavégzésre, ami igencsak közkedvelt és elterjedt a munkavállalók körében. Ezt bizonyítja a világ technológiai vezető cége, az Epson kutatása is, amit a kis- és középvállalkozások körében folytattak Európában, a Közel-Keleten és Afrikában. Ebből kiderült, hogy az alkalmazottak 47%-a állandó home office jellegel dolgozik, 30%-uk heti 1-2 napot dolgozik otthonról és 15%-uk pedig heti 3-4 napot töltenek otthon munkával. A távmunka lehetőséget ad arra, hogy rövidebbek legyenek a munkanapok, ugyanis nem kell az utazással időt tölteni. Ezzel együtt egy kényelmes egyensúlyt teremthető a munka és a magánélet között. A kutatásban részt vevő munkaadók nagy része kétség kívül egyetértett abban, hogy az otthoni munkavégzés pozitív hatással van a mind a munka produktivitására, mind a munkavállalók megtartására. Ettől függetlenül sokan még mindig nem alkalmazzák ezt a fajta munkavégzést. Ebben közrejátszik a nem biztosított megfelelő technológiai felszereltség is, ami megoldást nyújtana a kivitelezésben.

Magyarország a home office terén még gyerekcipőben jár, hiszen a hazai vállalati kultúra még nem készült fel erre és nincs meg a kellő nyitottság sem ez irányban. De már tapasztalhatunk követendő példákat, pl. az IT szektorban, kommunikáció és marketing területén, stb.

Már Ön is megtapasztalhatta, hogy mennyivel gyorsabb e-mailt írni, mint levelet postai úton küldeni vagy mennyivel kényelmesebb egy ebédet néhány kattintással online megrendelni, mint otthon megfőzni, és még csak telefonálni sem kell. Igen! Ez mind-mind a digitalizációnak köszönhető, ami már a mindennapok természetes részét képezik és ugyanilyen pozitív előnyöket nyújt az üzleti életben is.

Milyen további előnyei vannak? Nézzük!

• Gördülékenyebb és gyorsabb kommunikációt, kapcsolattartást eredményez a munkatársakkal és távoli partnerekkel is.

• A különböző alkalmazásokkal átláthatóbbá válnak és egyszerűbben nyomon követhetőek a munkafolyamatok.

• Az adatok áttekinthetősége javul és bárhol, bármikor hozzáférhetővé válnak.

• A fájlok, információk különböző platformokon könnyedén megoszthatóak a kollégákkal, belföldi és külföldi partnerekkel egyaránt.

• Növekszik a munka és teljesítmény hatékonysága és ezzel együtt nő a termelékenység is.

• Csökken az adminisztrációra szánt idő, gyors lefolyású tranzakciót tesz lehetővé.

• Kevesebb a működési ráfordítás, ezáltal több bevételt generál.

• Optimalizálja és integrálja a vállalat működési folyamatait, hatékonyabb stratégia alkalmazható.

• Digitális térkép (pl. Google Maps, GPS) segítségével még egyszerűbbé és könnyebbé vált a navigálás.

• Pontosan nyomon követhetőek a logisztikában történő fuvarozó vagy csomagküldemények aktuális helyzete.

• A fájlok, dokumentumok másolása és mentése gyors és egyszerű feladat, szemben a hagyományos, papír alapú sokszorosítással és tárolással.

Kényelmesebbé és gyorsabbá teszi az egyes feladatok elvégzését. A rendszeres, de mégis minimális értékteremtő tevékenységek részben vagy teljesen automatizálhatóak.

Igen, akár gondolhatnánk ezt is! De a digitalizáció fejlődésével új kapuk nyílnak meg a munka világában is. Annak ellenére, hogy sokan úgy gondolják, hogy az automatizált folyamatok és a gépesített munkaerők elveszik az emberektől a munkát, még mindig nem tapasztalható nagyfokú munkanélküliség ennek okán.

A digitális átalakulás megvédi az embereket a kiégéstől és helyet a kap a kreativitás kibontakoztatása, a jólét megteremtése. Például a monoton, időrabló feladatokat sokkal gyorsabban és hatékonyabban végezhetjük el és így több idő marad a fontosabb, értékteremtő dolgok elvégzésére.

A digitalizáció által nem megszűnnek, hanem átalakulnak az egyes munkakörök. Ehhez új készségek elsajátítására, digitális képesítésre van szükség. A technológia gyors fejlődésével olyan új szakmák és munkakörök kialakulása várható, amelyek ma még nem is léteznek. Egyre fontosabbá válik a soft skills, azaz a szociális vagy interperszonális készségek (kommunikáció, felelősségvállalás, empátia, attitűd, stb.) melyen lényegesen befolyásolják a sikeres munkavégzést.

A digitalizációt egészen az ókorig vezethetjük vissza, amikor is az agyag és viasztáblákat felváltotta a papirusz, a pergamen, majd a mai értelembe vett papír. Ez lehetővé tette az információk könnyebb kézi feljegyzését. A könyvnyomtatás megjelenésével kezdetét vette az analóg sokszorosítás.

Később az mechanikus írógép feltalálásával a betűket, jeleket és számokat a billentyűk lenyomásával, egy tintaszalag segítségével rögzítették a papírra. Majd ezt követte az elektromos és az elektronikus változata.

Az első és második generációs számítógépek melyekhez az úgynevezett gépi kódokat használtak a ’60-as években jelentek meg, ezek voltak az első szoftverek. A katonai feladatokon túl a műszaki és tudományos világban felmerült összetettebb problémák megválaszolásában is segédkeztek és mindig csak az adott géphez íródtak.

A programozás egyszerűsítése érdekében később létrehozták az assembly program nyelvet. A 3. generációs számítógépek újabb és komplexebb szoftverek létrehozását igényelték (pl. FORTRAN, ALGOL). A programok megírása a 1970-es évektől vált igazi technológiai újítássá, hiszen kialakultak a fejlettebb programozási nyelvek és módszerek, mint például PASCAL és C programozási nyelv.

Az úgynevezett digitális aktivitásnál egy olyan rendszert érdemes elképzelni, amelyben az egyes utasításokat akár önállóan is végrehajtják a szoftverek, de az ember még részét képezi ezeknek a folyamatoknak. Egyfajta manuális jelenlét, irányítás folyamatosan szükségeltetik, pontosan úgy, ahogyan egy excel táblázatban egy számítási műveletet elvégzünk.

A digitalizáció legfelső foka, amikor lehetővé válnak a teljesen automatizált folyamatok. Ez azt jelenti, hogy a programok képesek önállóan elvégezni a kiadott parancsokat akár emberi beavatkozás nélkül is. Tökéletes példa erre az önvezető autók vagy a „mesterséges intelligenciával” felruházott robotok. Olyan jövőbeni változásokat hozhat ez a fajta evolúció, amely további kérdéseket fog felvetni.

Még napjainkban is bevett szokás a papíron vezetett munkaidő nyilvántartás. Látszólag működőképes, azonban hosszú távon nem jelent túl előnyös megoldást. A papír alapon vezetett nyilvántartás sok időt igényel, nem biztos, hogy mindenki rendszeresen vezeti és egy nagy létszámú cégnél szinte lehetetlen követni.

A papírok begyűjtése, ellenőrzése és rendszerezése rengeteg munkával jár. Nem beszélve arról, hogy a bérszámfejtésnél és könyvelésnél is számos órát vesz igénybe. Bármilyen nemű adminisztrációs probléma esetén vagy döntés előkészítési számításoknál a hiba nagyon nehezen kereshető vissza és ez a folyamat sok időveszteséget okoz.

Az excel táblázatok megjelenése egyfajta könnyebbséget hozott a nyilvántartás folyamatába, de ennek a használata is komoly szellemi munkát igényel. A papír alapú jelenléti ívek adatait fel kell vinni az excelbe, ami a munkaidő nyilvántartást és bérszámfejtés menetét gyorsítja meg. Bár kényelmesebb vele a számítás, módosítás és visszaellenőrzés, mégis nekünk kell külön mindent beírni, a jogszabályoknak megfelelő számítást beállítani. Egy ponton azonban eljön az a határ, amikor a program a felmerülő igényeket nem képes már kiszolgálni és gördülékeny munkához többre van szükség.

A nyilvántartást tovább könnyíti az okos beléptető rendszerek használata. Ezek a rendszerek kártyaolvasóval és adatgyűjtő berendezéssel rendelkeznek, amelyek rögzítik és összegyűjtik a kártya tulajdonosának ki- és belépési adatait, amit online kapcsolattal képesek továbbítani az adott nyilvántartó programhoz, ami hatékonyabb adminisztrációt eredményez.

A gyors és pontos bérszámfejtés elkészítéséhez ezen túlmenően több és konkrétabb adatokra van szükség. Hiszen tudni kell a pótlékokat, szabadságolásokat, táppénzes időszakokat, stb. Ezt már csak kimondottan erre specializált szoftverek tudják minden gond nélkül véghez vinni.

A humánügyvitel szakértőjeként az OLM Rendszer digitális alapokra helyezi a nyilvántartást. A felhőalapú technológiát kihasználva az időrabló és komplex számításokat Ön helyett végzi el, pontos eredményekkel. A munkaügyi adminisztrációt olyan szinten automatizálja, hogy megszűnik a papír alapú jelenléti ívekkel és beosztásokkal járó hosszadalmas procedúra és a jogszabályoknak megfelelő, könnyen kezelhető megoldást nyújt.