Hogyan legyen hatékonyabb a munkában? – első rész

Ki sem látszom a munkából! Most nem tudok ezzel foglalkozni, mert minden a feje tetején áll, majd később megnézem! Rengeteg a munka, teljesen el vagyok havazva!

Önnek is ismerősen csengenek ezek a mondatok? Olyannyira az életünk részévé váltak, annyira beépültek a mindennapi beszélgetéseinkbe, hogy néha már észre sem vesszük, amikor mondjuk vagy meg sem halljuk, amikor nekünk mondják. Egyszerűen csak elmegy a fülünk mellett. Pedig mára szinte már divat lett a rengeteg munkáról és elfoglaltságról panaszkodni, sőt néha már versenyt űzünk belőle, hogy ki a leterheltebb. Vajon, tényleg ez lenne a normális? Biztos, hogy jól alkalmazzuk a feladatok elvégzésének módját?

Ebben a bejegyzésben a következőkről lesz szó:

– Időrabló helyzetek

– 5 tipp a hatékony időbeosztásra

– Briliáns hatékonysági módszerek

– Pomodoro módszer

– Nyeld le a békát módszer

Fontos, hogy azonosítsuk, hogy mi az, ami kiváltja ezt a helyzetet, mit csinálunk rosszul. Bár egy nap 24 órából áll, de néha a 48 vagy 72 is kevés lenne. Nem elég, hogy a feladatokat meg kell csinálni, de azokat jól kell elvégezni, ahhoz, hogy sikeresen vigyenek céljaink felé. Hiszen a végeláthatatlan munka nem egyenlő a hatékony munkával!

Egyik percben még egy prezentáción dolgozik, a másik percben már közbe jön egy megbeszélés, a harmadikban pedig a kollégák kérdésekkel bombázzák, amire ott helyben kell válaszolnia. És tessék! máris elcsúszott az első feladatával! És ez napról napra így megy! Úgy érzi, megfullad a sok teendőben, nem tud maximálisan teljesíteni, így hibát hibára halmoz. Hiába igyekszik jobban odakoncentrálni, kicsit szervezettebb lenni, egyszerűen elúszik az idő tengerében.

Azonban ez a probléma nem csak az Ön, de a cége életében is felütheti a fejét! Valahogy nem működik minden olyan olajozottan, mint kellene. A kollégáknak túlórázni kell, hogy egy projektet időben véghez vihessenek, vagy haza kell vinniük a munkát, de az sem ritka, hogy egyszerűen szétcsúsznak a feladatok a dolgozók kezei között.

A vállalkozás működése pedig messze nem olyan eredményes, mint ahogy azt szeretné. Ez persze nem kizárólag a rossz munkaerőn, hanem a rosszul szervezett munkán, a rossz időhatékonyságon múlik. Természetesen van olyan helyzet, hogy a munkaerőhiány miatt is komoly túlterhelésnek vannak kitéve a dolgozók, de a bejegyzés sorozatunk segítségével enyhítünk ezen a helyzeten.

A nagy munkahelyi káosznak, feladathalmaznak is meg vannak a maga trükkjei, hogyan lehet belőle kilábalni, hogyan fogja átlátni teendőit és hogyan tud majd jobban összpontosítani a munkára.

Olyan hétköznapi módszerekről van szó, amelyeket igazából ismerünk, de nem fordítunk rájuk kellő figyelmet, nem foglalkozunk velük. Pedig egy kis odafigyeléssel, a rendszeres gyakorlásukkal szinte észrevétlenül beiktatódnak a mindennapjainkba és sokkalta könnyebbé is teszik a munkavégzést.

És hogy melyek lennének ezek?

Delegáljon! – Nem kell mindent Önnek megcsinálnia! Rengeteg időt és energiát pazarol el olyan dolgokra, amiket a cégnél másra is rá lehetne bízni. Persze, néha úgy érezheti, hogy csak Ön tudja jól megcsinálni vagy sokkal tovább tart elmagyarázni, mintha Ön gyorsan megcsinálná. Azonban ez tévedés.

Eleinte lehet, hogy macerásnak tűnik, de hosszú távon sokkal kifizetődőbb, ha a feladatokat szétosztja. Ne legyen bizalmatlan a munkatársaival szemben, azonban ne is terhelje túl őket. Higgye el, még örülni is fognak neki, hiszen úgy érzik majd, hogy jó munkaerők, megbíznak bennük és ezáltal nő a felelősségtudatuk.

A megfelelő kommunikáció elengedhetetlen a produktív munka elvégzéséhez. Ne spórolja ki az időt, hogy tőmondatokban magyarázza el a feladatokat. Akár szóban, akár e-mailben informálja kollégáit, fejtse ki bőven, pontosan mi is a teendő. Ugyanis a világosan megfogalmazott mondatokkal sokkal érthetőbb lesz mindenki számára, mit is kell csinálni és kisebb a kockázat, hogy hibázni fognak. Ráadásul utána nem záporozzák el kérdésekkel, mert nem értik teljes egészében a feladatokat, ezzel is rabolva az Ön idejét.

Könnyebbnek és gyorsabbnak tűnik a dolgokat ledobni az asztalra vagy betenni gyorsan a fiókba. Ám, ha hirtelen valamire szükség van, akkor egy hivatalos papír vagy számla utáni kutatás nem csak az időt eszi, de iszonyat bosszantó tud lenni. Pont ezért ne sajnáljuk a mappázásra, rendszerezésre az időt, de még az egyéb irodai dolgoknak is legyen meg a saját helye. Így mindig tudni fogja mit, hol keressen.

Azaz, ha a cég életében napi vagy havi rendszerességgel vannak olyan tevékenységek, amik csak rabolják az időt, de nem növelik az eredményességet, akkor bizony nem árt megszabadulni tőlük vagy átalakítani azokat. Fölösleges lehet például az állandó meeting, ha csak egy kötelező időtöltésként van jelen, de semmi hasznot nem hoz a konyhára.

Régi jó öreg módszer, azonban a mai napig működik! Nem csak abban segít, hogy a teendőket időpontok szerint feljegyezze, de sokkal könnyebb megjegyezni azt, amit egyszer már leírt, anélkül, hogy belenézne. Használható címek, telefonszámok, e-mail címek, lényegesebb információk dokumentálására, így egy helyen lesz minden és nem esik abba hibába, hogy papír fecnire írva elvesszenek ezek a dolgok.

A hatékonysági tippek mellett már több olyan kiváló módszer is született amely több millió embernek segített hatékonyabbá tenni a mindennapjait. Ebben a bejegyzésben most két fantasztikus metodikát mutatunk meg.

Bizonyára nem evezünk ismeretlen vizeken a Pomodoro név hallatán. Valószínűleg, hogy ismeri vagy hallott már róla valahonnan, hiszen képzéseken, egyetemeken, előadásokon is felmerül a neve, ha időhatékonyságról van szó.

Ez a több, mint 30 éves és világszerte is ismert technika egy nagyon egyszerű, mégis bizonyítottan hatékony az idő termékeny kihasználására. Létrejöttét az olasz Francesco Cirillonak köszönhetjük, aki a konyhai időmérőben látta meg a lehetőséget. Honnan a Pomodoro elnevezés? A paradicsom alakú időmérőjéről. Ezzel mérte a tevékenységének idejét.

A módszer elve az adott időn belüli teljes fókuszon alapszik. Az elvégzendő feladatokra 25 perces időszakaszokat 5 perces szünetekkel határoz meg. Ebben a 25 percben csakis a feladatra szabad figyelni! Ki kell zárni minden olyan zavaró tényezőt, ami elvonhatja a figyelmünket, kizökkenthet a lendületes munkavégzésből. Tehát ilyenkor nem szabad e-maileket nézni, közösségi oldalakkal foglalkozni, telefonálni, sms-t írni vagy csak egyszerűen elmerengve kibámulni az ablakon.

Ezzel elérjük azt, hogy nincs multitasking, azaz nem foglalkozunk egyszerre több dologgal, hiszen a dolgok közötti oda-vissza kapkodás iszonyatosan falja az időt és figyelmet és ezáltal nem lehet következetesen haladni. Ilyenkor csak a feladat létezik! Ez a 25 perc tökéletesen elég arra, hogy eredményes munkát lehessen véghez vinni, de még ne kalandozzon el a figyelmünk másfelé.

A 25 perc letelte után 5 perc szünetet kell tartani. Ezalatt kicsit felfrissül az agy, és ekkor jöhetnek az egyéb tennivalók, de 5 perc után vissza kell térni a munkához. Egy napi 8 órás munkaidőt tekintve ez 2×4 részre oszlik. Vagyis négyszer 25 perces munka 5 perc szünetekkel, ezután pedig be kell iktatni egy hosszabb, legalább 30 perces ebédszünetet, majd megint 4×25 perc veszi kezdetét 5 perces pihenőkkel.

Függetlenül attól, hogy nem szeretjük, le kell nyelni! Vagyis meg kell tenni! Méghozzá azokat a feladatokat (a módszer szerint békákat), amelyek a legfontosabbak, a legkellemetlenebbek vagy a legnehezebbek a számunkra, de mindenképpen szükségesek a céljaink eléréséhez.

Mark Twain módszerének folyamatos gyakorlása kimondottan segít a halogatás elkerülésében.
A technika lényege, hogy írni kell egy listát a következő napi teendőkről fontossági sorrendbe ütemezve. A legszükségesebbek legyenek elől és haladjon az éppen még fontos elintéznivalón át a másnak is kiadható vagy lezárható feladatokig.

A napot mindig a legnehezebb feladattal kell kezdeni és addig kell rajta dolgozni, míg kész nem lesz. Majd ezzel a módszerrel haladni végig az összesen. Így, ha már a nap első felében letudjuk a munka kritikusabb részét, akkor utána nyugodtabban, tehermentesen tudunk tovább haladni és jó érzéssel hajthatjuk álomra a fejünket.
A módszer mellett szól az is, hogy mivel reggel és délelőtt vagyunk a legenergikusabbak, ezért ekkor tudunk kimagasló figyelmet és energiát szentelni teendőinknek. Nagyon könnyen alkalmazható és sokkal sikeresebbek lehetünk általa. Következetesen egy szokást tanácsos belőle formálni, ami gördülékennyé teszi a mindennapi munkavégzést.

Ha csak egy apró új szokást is beiktat a mindennapjaiba, már azzal is sokat tesz azért, hogy hatékonyabban járjon el a munkájában. Fontos, hogy nem mindenkinél alkalmazható minden módszer. Felmérve a körülményeket, a munkamorált, aszerint kell kiválasztani a megfelelő technikát, hogy melyik tudja szolgálni leginkább az Ön vagy a cége érdekeit, melyik módszer növeli és lendíti előre igazán a termelékenységet, a produktivitást.