Ki sem látszom a munkából! Most nem tudok ezzel foglalkozni, mert minden a feje tetején áll, majd később megnézem! Rengeteg a munka, teljesen el vagyok havazva!
Önnek is ismerősen csengenek ezek a mondatok? Olyannyira az életünk részévé váltak, annyira beépültek a mindennapi beszélgetéseinkbe, hogy néha már észre sem vesszük, amikor mondjuk vagy meg sem halljuk, amikor nekünk mondják. Egyszerűen csak elmegy a fülünk mellett. Pedig mára szinte már divat lett a rengeteg munkáról és elfoglaltságról panaszkodni, sőt néha már versenyt űzünk belőle, hogy ki a leterheltebb. Vajon, tényleg ez lenne a normális? Biztos, hogy jól alkalmazzuk a feladatok elvégzésének módját?
Az előző cikkünkben rávilágítottunk egy problémára, mely szerint az időnk rossz menedzselése miatt a munka teljesen felemészti az mindennapjainkat. Ebből állandó elfoglaltság, szétszórtság, de nem túl célravezető eredmény születik, ami szabotálhatja a kitűzött célok elérését.
Az első részt folytatva, ismerje meg az időhatékony módszerek további lehetőségeit!
Ebben a bejegyzésben a következőkről lesz szó:
Priorizálás
Egy jó vezetőnek tudnia kell priorizálni. És nem csak a vezetőnek, de a beosztottaknak is! A priorizálás alatt nem kimondottan a teendők fontossági sorrendbe állítása értendő, hanem egyfajta készség, ami egy adott helyzetben segít abban, hogy a ténylegesen fontos dolgokat megfelelően kezeljük. Ennek a készségnek az alapja a tervezés. A felmerülő feladatok között tudni kell különbséget tenni, hogy pontosan melyik az, amelyik elsőbbséget élvez a többivel szemben vagy melyik az, amelyik még ráér.
Ez nem egy napra való előretervezést jelent, hanem ez egy folyamatos módszer, hiszen akár óránként is jöhetnek újabb és újabb dolgok, amik miatt folyamatosan tervezni kell. Néha viszont nem is olyan egyszerű, mert egy cégben, de még csak két ember közül is mindenkinek más a fontos. Ha jól priorizálunk, akkor a cselekedeteink tudatos és letisztult folyamatát eredményezzük vele, ami az összevisszaságban rendet teremtve visz el a célig.
Nem mindenkinek veleszületett képessége, hogy a feladatok tömkelegében meglássa, mi élvez elsőbbséget. Azonban tudatosan gyakorolva ezt a technikát, gondolkodás nélkül is működni fog, rutinszerűen megy majd a priorizálás. Ennek nagyszerű eszköze az Eisenhower-mátrix.
Eisenhower mátrix
Ahhoz, hogy az egy nap alatt rendelkezésünkre álló időt megfelelően tudjuk beosztani, illetve kihasználni nem árt különbséget tenni a fontos és a sürgős feladatok között. Hiába tűnik mindkettő szinte ugyanannak, mégis más-más jelentőséggel bírnak.
A sürgős dolgok azok, amelyek azonnali cselekvésre ösztönöznek, rögtön figyelmet kell kapniuk, de nem biztos, hogy szükség van rá a céljaink eléréséhez. A fontos dolgok viszont azok, amelyeknek kiemelt szerepe van a célok szempontjából és elvégzésük kulcsfontosságú. Mégis minduntalan a sürgős feladatokra fordítjuk az energiánkat, hiszen úgy érezzük, hogy halaszthatatlanok és elmulasztásuk következményekkel járnak. Azonban, ahogy a mátrix névadója, Eisenhower is megfogalmazta:
Akkor gazdálkodunk jól az időnkkel, ha nem csak hatékonyak, de hatásosak is vagyunk. Az Eisenhower (sürgős/fontos) mátrix segít, hogy végiggondoljuk és felismerjük a feladatok prioritását. Ezáltal elkerülhető a tűzoltás stádiuma és előtérbe kerülhet a vállalkozás fejlesztése, növekedése.
SMART módszer
Ennek a módszernek a segítségével a cég különböző céljainak, projektjeinek az elérését lehet konzekvens módon kivitelezni. Az angol SMART (eszes, okos) szó egy több szónak a kezdőbetűiből álló megnevezése a módszernek. Ezek a szavak egy segédeszközként szolgálnak a cél pontos meghatározásában, ami így reális keretek között sikerrel véghez vihető. Melyek ezek a szavak és hogyan kell alkalmazni?
S
specific /
konkrét
– A cél egyértelmű és konkrét megfogalmazása, kitűzése, hogy tiszta legyen mindenki számára, pontosan mit is akarunk elérni.
M measurable /
mérhető
– Számokban, adatokban, időben mérhetőnek kell lennie, ezáltal ellenőrizhető, hogy épp hol tartunk, elértük-e a kitűzött célt.
A achievable /
elérhető
– Fontos, hogy a cél megvalósítható legyen! Ne essünk át a lehetetlenbe, ne akarjuk rövid idő alatt megváltani a világot. Úgy kell letisztázni a célokat, hogy el is tudjuk érni.
R relevant /
releváns
– Maradjunk a realitás talaján! Gondoljuk át, hogy a mi vagy a cég képességeihez, erőforrásaihoz mérten valóban életszerű célokat tűztünk ki
T time-bound /
határidőhöz kötött
– Vagyis ki kell tűzni egy időpontot, amikorra el akarjuk érni a célunkat. Lehetőleg ne körülbelüli távlatokban gondolkozzunk, hanem egy konkrét dátumban. Így biztosabb és sürgetőbb lesz révbe érni.
Agilis módszer
Nem az marad életben, aki követi a szabályokat, hanem az, aki a legfogékonyabb a változásra. Az agilis módszer pedig pont ennek az eszköze. Ez a technika arra ösztönöz, hogy úgy gondolkodjunk, hogy nincs biztos terv, mivel bármikor változhat. Ezekre a változásokra pedig tudni kell időben és a legjobb módon reagálni, hogy a lehető leghatékonyabban haladjunk a cél felé. Nincsen meghatározott receptje, hogyan is kell alkalmazni, viszont sosincs vége. Ez egy állandó folyamat, ami fellendülést hoz a cég életébe.
Az agilis módszerben az ambíció és a proaktivitás visz előre. A dolgozók csapatokat alkotva dolgoznak egy-egy munkafolyamaton, felmerülő problémán és ezek sikeres megoldására összpontosítanak. Ezeket a megoldásokat megvizsgálják és kiértékelik, hogy milyen jó lépései illetve hibái voltak. Később ezekre vissza tudnak csatolni és fejlődnek a tapasztalatokból.
A módszer átláthatóvá teszi a feladatok aktuális helyzetét, hiszen a csapatok pontosan tudják, hogy épp mely fázisban tartanak, ezért könnyen képet kaphatunk arról, hogy hol tartunk a projekt megvalósításában.
Az agilis módszerhez több módszer is hozzá tartozik, mint a Scrum, Kanban vagy a Lean. Nézzük őket!
Scrum módszer
Olyan munkák, projektek, feladatok esetén alkalmazható módszer, ahol előre lehet tervezni, a szabályokat be lehet tartani.
Lényege abban áll, hogy 3-9 fős csapatok önszerveződve létre jönnek és így végzik a különböző munkákat, projekteket, melyeket meghatározott idő alatt kell elvégezniük.
Ezek a rövidre szabott idők a sprintek, amik segítenek abban, hogy egy betartható határidővel gyorsan és hatékonyan dolgozzanak.
A munka megkezdése előtt minden nap röviden megbeszélik, hogy mi történt, mi fog történni illetve akadályozza-e valami a munkát. A sprintek letelte után pedig kiértékelésre kerülnek a projekt megvalósításához használt különböző munkafolyamatok és feladatok.
Lean módszer
Ez a módszer a fogyasztó számára teremtett értéken alapszik. A Lean segít abban, hogy termékek/szolgáltatások optimális mennyiségben és kiváló minőségben áramoljanak a vevők felé. Ugyanis, ami a vevőnek nem jelent értéket, amit nem vesz meg, az a módszer szerint fölöslegesnek bizonyul.
Ennek a veszteséget jelentő termékeknek a csökkentése, megszüntetése a valós értékekre helyezi át a hangsúlyt. Így növeli a munkafolyamatok hatékonyságát, minimálisra csökkentve a pazarlás mértékét.
Kanban módszer
Akár címkés, táblás vagy cetlis módszernek is nevezhetnénk. Azzal a megoldással teszi célravezetővé a termelést, hogy csak az aktuális igények kielégítésére fókuszál.
Nem állnak raktáron fölöslegesen a termékek, csak a szükséges minimális készlet. A termelés során a különböző szükségletet, a megadott mértékegységgel feltüntetve, táblákkal vagy címkékkel jelzik egymásnak a dolgozók.
A Kanban módszerrel megakadályozható, hogy túltermelés jöjjön létre.
Pontosan meghatározható vele, hogy miből mennyit és mikor kell előállítani.
Lényegében a Just in Time rendszer ikertestvéreként működik, mely a tényleges igények időben történő kielégítésén alapszik.
Alvás szerepe a hatékony munkában
Ennyi módszer megismerése után igazán jól jönne egy kis pihenő, nem-de? Ez az érzés nem véletlen, még akkor sem, ha a téma igazán izgalmas.
Kutatások bizonyítják, hogy a nem megfelelő vagy a nem elegendő alvás negatív hatással van a hatékony munkavégzésre. Nem csak szellemi, de fizikai munka során is szükséges a 20-30 perces minőségi pihenés a dolgozók számára.
Az elegendő alvás hiánya nagy károkat tud okozni a dolgozóban és ezzel együtt a cégben. A kialvatlanságtól a munkavállaló állandó fáradtságtól szenved, ingerült, gyengébb minőségű a kommunikációja, a teljesítménye romlik és könnyen kiégéshez, kimerültséghez vezethet. Ez nem csak szellemi, de fizikai szinten is megmutatkozik, hiszen gyengül az immunrendszere, a dolgozó könnyen megbetegszik.
Az alváshiány a testre hasonló élettani hatással bír, mint az alkohol. Ugyanolyan káros, ugyanolyan koncentrációs zavart tud okozni, ami alkalmatlanná tesz a munka iránt és egy rossz életminőségben nyilvánul meg.
7- 9 óra időtartamban és javasolt alvásidő.
7- 9 óra időtartamban és javasolt alvásidő.
7- 8 óra időtartamban és javasolt alvásidő.
Mivel a cégek produktivitást várnak el, az alkalmazottak pedig nem gépből vannak, ezért fontos megérteni azt, hogy az ebéd utáni szieszta kimondottan lényeges az eredményesség szempontjából. Kihangsúlyozandó, hogy nem a munkaidőből vesz el, hiszen egy kipihent munkavállaló sokkal hatékonyabban tudja elvégezni ugyanazt a feladatot rövidebb idő alatt, mint egy fáradt kollégája, aki csak csinálgatja a dolgát, de rámegy az egész napja.
A megfelelő pihenés segít a teljesítmény növelésében, a jó közérzet és az egészség fenntartásában és sokkalta lendületesebb lesz tőle a munkavégzés. Fontos azonban egy egészséges időtartam betartása. Nem szabad, hogy túl rövid ideig tartson, de túl hosszúra sem szabad nyújtani, mert az már kótyagos állapotot okoz.
A legideálisabb minimum 20 perc, maximum 1 óra.
Az alvásnak rendkívül fontos szerepe van az agy megfelelő működésében. Ilyenkor dolgozza fel a kapott információkat, megpihen illetve pont ellenkezőleg, ilyenkor jön meg az ihlet, a legjobb ötletek.
Folytatjuk
Most megismerte a leghatékonyabb szervezési módszereket. Bejegyzés sorozatunk következő részében olyan alkalmazásokat és programokat fogunk bemutatni amelyekkel garantáltan hatékonyabban tudja a munkáját elvégezni és lényegesen több ideje marad. Nem is gondolja mennyi időt lehet velük megspórolni. Tartson velünk!
OLM tippünk:
Tudta, hogy az OLM Rendszerrel egy 100 fős cég esetén havi 260 munkaórát tud megspórolni? Kérjen visszahívást és tudjon meg többet.
Kövessen minket a közösségi hálózatokon is!
Szerző: Pataki-Magyar Gabriella