Hogyan töltsön kevesebb időt dolgozói adatkezeléssel
Ha Önt is elfogja egy nyomasztó érzés, amikor elektronikus táblázatra néz vagy fáradságot tapasztal amikor adminisztrálnia kellene, esetleg gyakran frusztrált, mert hiányzik vagy éppen rossz egy adat- akkor nincs egyedül.
A HR menedzserek személyügyi adminisztrátorok ezrei számolnak be arról, hogy a dolgozók adatkezelése olyan terhet ró a vállukra, amelyet legszívesebben elfelejtenének. Érthető, hiszen a dolgozók adminisztrációja elengedhetetlen munka, de a legtöbb esetben egy roppant időigényes feladat.
A rossz adminisztráció
A nehézkes ügyvitelt több tényező okozza. Biztosan ismerős az a helyzet amikor több helyről kell ,,összevadásznia” a munkavállaló adatait mert éppen szeretne rajtuk aktualizálni (pl.: bérszámfejtéshez, szerződés módosításhoz). Ennek az az oka, hogy a dolgozói adatokat több helyen tárolják a vállalatnál.
Ennek másik következménye, hogy gyakran elavult adatokkal dolgoznak hiszen a munkavállalók adati szűntelenül változnak. Ha gyakran kell egyeztetnie más területekkel mert helytelen dolgozói adatokkal adminisztrált (Pl.: névváltozás, szakképesítés szerzés stb) akkor szétszórt adatbázissal dolgoznak.
A legtöbb vállalatnál a dolgozók adatait különböző excel táblázatokon, papír alapon rögzítik és tárolják, ami adatbiztonsági szempontból is komoly aggályokat vet fel. Gondoljon csak bele milyen adatvédelmi incidenssel járhat, ha a szenzitív adatok rossz kezekbe kerülnek.
Megoldások
Tárolja a dolgozói adatokat egyetlen helyen
Ha az adatok nincsenek szétszórva akkor varázsütésre megszűnik a folyamatos egyeztetés és korrigálás. Így mindenki azonnal az aktuális dolgozói adatokkal végezheti el a feladatait a bérügytől a személyügyig.
Gondoskodjon a jogosultságokról
A központi személyügyi adatbázis akkor lesz megfelelő, ha a dolgozó adataihoz csak azok férnek hozzá, akiknek feltétlenül szükséges. Továbbá csak azon adatokhoz kell hozzáférnie a munkatársnak, ami az ő folyamataihoz szükségesek. Pl.: Képzés szervező munkatárs, más adatok elégségesek, mint a munkaeszköz adminisztrátornak.
Gondolja át az adatbázis elemeit
Mérje fel mely adatok szükségesek a személyügyi adatbázisban a dolgozók adatkezeléséhez és kezeljék egyetlen helyen. Sokan csak a törzsadatokra gondolnak, de ott vannak még, a jogosítványok szakvizsgák, kompetencia adatok, üzemorvosi vizsgálatok, munkaeszközök, munkaruházat és egyéb dolgozóhoz köthető dokumentumok is.
Használjon profi megoldást
Az excel táblázatok esetén nehezen megoldható, hogy mindenki hozzáférjen az adatokhoz és csak azokat tudja olvasni/szerkeszteni, amelyekhez jogosultsága van. A papír alapú tárolás esetén nehéz az adatok frissítése és gyakran megesik, hogy elvész a dokumentum.
Az OLM Rendszer Core HR megoldása kompromisszummentes személyügyi adatkezelést tesz lehetővé. Az online felület gyors és hatékony elérést tesz lehetővé Önnek és munkatársainak is.
Adatváltozás esetén akár a dolgozó is tudja korrigálni az adatait alkalmazásunk segítségével.
A precíz jogosultsági szint beállításnak köszönhetően garantáltan az adatvédelmi irányelveknek megfelelően adhat olvasási és szerkesztési jogot a dolgozói adatokhoz. Egyetlen jól átlátható felületen tudja nyilvántartani a dolgozóhoz köthető összes adatot.
A speciális API integráció segítségével a dolgozó adatait egyszerűen tudja szinkronizálni akár más programokkal is, legyen szó ERP bérszámfejtő vagy HR alkalmazásokról.
Ne pazarolja tovább az idejét és az erejét egy rosszul felépített adminisztrációra és inkább próbálja ki a hatékony Core HR vagy Törzsadatbázis nyilvántartó alkalmazást.
Részletek: