Időrabló adminisztráció a személyügyön: Törzsadatok nyilvántartása 

Minden vállalat életét ellepik azok az időrabló tevékenységek, amelyek rejtve húzódnak meg a munkafolyamatok között. A személyügyi adatkezelés egy igazi kritikus pont a cégben. Ebben a bejegyzésben feltárjuk, hogyan emészti fel a dolgozók hasznos idejét és megmutatjuk, hogyan lehet kitörni belőle.

Az alacsony hatékonyságú személyügyi adatkezelés jeleit talán már Ön is tapasztalta. Lassú ügymenet, és az ebből fakadó türelmetlenség a munkatársak részéről. Folyamatos egyeztetések a dolgozókhoz köthető adatokról és pontatlan információk, amelyek állandó plusz munkára adnak okot. Lássuk milyen kézzel fogható jelei vannak az ,,adatútvesztőnek” vállalatánál:

• excel tábla hegyek

• adatok szétszórva

• ugyanazon adatok, több helyen nyilvántartva

• adatok szerkesztése több helyen szükséges

Miért jelent ez problémát és hogyan vesz el temérdek időt a kollégáitól? Vizsgáljunk meg három egyszerű esetet, amikor az adatok változása dominó hatást vált ki.

Tegyük fel, hogy a munkavállaló megházasodik és nevet változtat:

Elmegy a HR-re – kér adatváltozás bejelentő nyomtatványt.

Kitölti az adatváltozás bejelentő nyomtatványt.

Leadja a HR-en.

HR adminisztrátor ’bepötyögi’ az általa kezelt adatbázisba.

Jelzi a bérszámfejtőknek, hogy ők is vezessék át a bérprogramba.

Értesíti az összes Excel táblát kezelő személyt az adatváltozásról: biztonsági szolgálat (belépő kártya), munkaruha raktár, munkaeszköz raktár, IT, műszakvezetők (beosztást készítők), csoportvezetők (munkaidő vagy távollét adminisztrátorok), munkavédelem, tűzvédelem, kompetencia adminisztrátorok stb.

Tételezzük fel, hogy a munkavállaló bankot vált, de elfelejti értesíteni az illetékest.

• A bérek utalásakor hibát jelez a bank.

• A bérszámfejtés szól a munkaügynek a probléma miatt.

• A munkaügy felkeresi a dolgozót és információt kér a dolgozótól.

• A helyes bankszámlaszámot továbbítja a bérszámfejtésnek.

Tegyük fel, hogy a munkavállaló sikeresen teljesít néhány szakképesítéshez tartozó vizsgát és ezzel előléptetik a cégen belül:

• A képzés szervezője jelzi a sikeres vizsga tényét a dolgozó csoportvezetőjének.

• Csoportvezető előterjeszti a vezetőség felé az előléptetési javaslatát.

• A vezetőség gratulál és jelzi a dolgozó új beosztását a munkaügynek.

• A munkaügy rögzíti az adatokat és elkészíti az új munkaszerződést a dolgozó számára, majd szól a bérszámfejtésnek.

• A munkaügy értesíti az összes excel táblát kezelő személyt az adatváltozásról: biztonsági szolgálat (belépő kártya), munkaruha raktár, munkaeszköz raktár, IT, műszakvezetők (beosztást készítők), csoportvezetők (munkaidő vagy távollét adminisztrátorok).

Az itt felsorolt esetekben azt feltételezzük, hogy a kommunikáció zökkenőmentes és minden érintett azonnal reagál. Sajnos a valóságban ez cseppet sem ilyen egyszerű folyamat. A legtöbb esetben nehezen jut el az adatváltozás híre az érintett területekhez. A folyamatos egyeztetések pedig rengeteg stresszt okoznak.

A korszerű technológiának köszönhetően mára van megoldás a törzsadatok hatékony nyilvántartására. Az OLM Rendszer törzsadat nyilvántartó megoldása pontosan ilyen:

• Használatra kész alkalmazás, telepítés nélkül

• Online kezelőfelület

• Jogosultsági szintek

• Előzmény beállítások

• Jövőbeli változás beállítás

• Adat import/ export

• API integráció

• Biztonságos adattárolás

• Videós használati útmutató

A törzsadatok nyilvántartásán túl, a Core HR szolgáltatásunkkal lehetősége nyílik az összes dolgozóhoz köthető adat nyilvántartására. Ilyen lehet a jogosítványok, szakvizsgák, kompetencia mátrix, dokumentumok, üzemorvosi vizsgálatok, munkaruházat, munkaeszköz vagy bármilyen cégspecifikus dolgozói adat.

Tudjon meg többet a törzsadatbázis nyilvántartó megoldásról:

www.olm.hu/torzsadatbazis/