A HR technológiai fejlődése ma már nem csak egy előnnyel kikövezett utat jelent, hanem gyakorlatilag egy elkerülhetetlen lépés, amit a vállalkozásoknak meg kell tennie. A mai napig mégis sok szervezet küzd bizonyos kihívásokkal e téren.
Fontos megérteni azt a tényt, – főleg a nagyvállalatok esetében – hogy a HR digitalizálását a legkorszerűbb komplex szoftverekkel tanácsos megoldani. Hiszen ez alapjaiban fogja megváltoztatni a hatékonyabb és produktívabb munkavégzést, illetve a munkaidő minél hasznosabb kihasználását.
A rendszer kiválasztása során lényeges szempont, hogy olyan eszközbe fektessünk bele, ami többek között:
- figyelembe veszi a kiberbiztonságot és a szabályok betartását
- testre szabható a cég által támasztott követelményeknek
- kiszolgálja a munkáltató és a munkavállaló igényeit
- minimalizálja a dolgozók adminisztrációs terheit
- tartalmaz minden olyan HR funkciót, ami szükséges a toborzástól egészen a vállalattól való távozásig
- digitalizálja és automatizálja a lehető legtöbb HR feladatot
- a folyamatosan változó piaci és vállalaton belüli kihívásokra azonnal tud reagálni
- biztosítja a nyers adatok átláthatóbb és hatékonyabb feldolgozásának, elemzésének és jelentések készítésének a lehetőségét.
És bár a piacon már számos nagyszerű rendszer áll a cégek rendelkezésére, sok szervezet még mindig az alábbi leggyakoribb 8 problémától szenved:
# 1. kihívás: A HR-t csak részben segítő szoftverek használata
A piaci verseny és a technológiai fejlődés arra sarkallja a vállalkozásokat, hogy fejlesszék a HR folyamataikat. Azonban ahelyett, hogy egységes rendszerszemlélettel tekintenének ezen kihívások megoldására, jellemzően csak egyes munkafolyamatokat tesznek hatékonyabbá és innovatívabbá. Például csak a bérszámfejtést vagy csak a toborzást digitalizálják, de ez önmagában kevés.
Bár lehet, hogy profi programokat használnak egy-egy terület fejlesztéséhez, viszont fennáll a probléma, hogy ezek az eszközök nem kompatibilisek egymással. Nem szinkronizálhatóak egymással, ami nehézségeket generál. Főleg ha tetézzük mindezt azzal, hogy a legtöbb ilyen programnál nagyrészt manuálisan történik az adatbevitel. Ez pedig könnyen hibázáshoz vezethet. Nem beszélve arról, hogy a manuális adatbevitel az időrabló jellege miatt a valódi értékteremtéstől veszi el a HR szakemberek idejét.
Az egymással nem kommunikáló rendszerek, illetve az esetleges rossz adatfeltöltés fals jelentésekhez vezethetnek. Ezáltal a döntéshozók kezébe olyan információk kerülnek, amelyek nem tükrözik a valóságot. Ilyen tények birtokában azonban nem lehet felelős döntést hozni. Akár mindennapi folyamatokról, akár a jövőt érintő stratégiai döntésről van szó.
Ez a kihívás egy modern és komplex humán erőforrás szoftverrel kiküszöbölhető, mert:
- egyszerűsíti és gyorsítja az ügymenetet
- felszabadítja a szakembereket a monoton, időt rabló adminisztratív feladatok alól
- csökkenti az emberi hibázásból eredő károkat
- pontos és értelmezhető adatokat szolgáltat a vezetőség számára a döntések meghozatalához.
# 2. kihívás: Költséges részprogramok
Elsőre előnyös és költségkímélő megoldásnak tűnhet, hogy a HR-nek csak bizonyos területeit fejlesszük részprogramok megvásárlásával. Ez különösen jellemző a kisvállalkozások körében. De biztos, hogy ez a legjobb megoldás?
Ahogy már feljebb is említettük, ezek a szoftverek ritkán kompatibilisek egymással. Ahhoz, hogy ki tudják szolgálni a HR tevékenységeket, össze kell őket kötni egymással. Ehhez pedig egy megfelelő szaktudással rendelkező informatikus segítségét kell igénybe venni, ami újabb költséget jelent.
Ahogy:
- a rendszeres felülvizsgálat és karbantartás
- finomhangolás, javítás
- szükséges frissítések
- manuális adatátvitel az egyes rendszerek között
- vagy egyéb szükséges, kiegészítő szolgáltatások is.
Ráadásul ezeket nem csak egyszer kell eszközölni. Ha mindezt összeadjuk, akkor hamar kiderül, hogy a kezdeti alacsony költségek idővel jókora összegekre rúghatnak.
Egy összetett és korszerű HR rendszer megvétele ugyan komoly kiadást jelenthet a cég számára, de ez a beruházás az idő folyamán sokszorosan megtérül, hiszen a fent említett tényezőket rendszerint a szoftver szolgáltató biztosítja.
# 3. kihívás: Túl sok szolgáltató
Minél több szolgáltatótól veszünk igénybe HR programot, ez annál több kötelezettséget és kapcsolatot jelent. Ami így elsőre nem tűnik problémának. Azonban a túl sok szolgáltató többfelé történő fizetési kötelezettséget, valamint több helyről való segítségkérést jelent, ha probléma merül fel a szoftverekkel.
A hibák keletkezésétől a javításig vagy a szükséges frissítések végrehajtásáig ez esetben értékes időt veszíthet a vállalat. Hiszen a segítség különböző szolgáltatótól érkezik, akikre várni kell. Amíg viszont nem történik meg a problémák megoldása, addig gátat képeznek a gördülékeny munkafolyamatok elé.
Javítja a hatékonyságot, ha a HR rendszert komplexen, egy szolgáltatótól vesszük meg, mert idő- és költségtakarékosabb, ha minden részprogramot egy partner kezel. Illetve, ha bármi igénnyel vagy kihívással találjuk szembe magunkat, az könnyen és gyorsan megoldható.
# 4. kihívás: Skálázhatóság hiánya
Sok helyen még mindig kézi, papírforma alapú HR munkafolyamatokat alkalmaznak. Ez kisebb vállalkozások esetén valamennyire működőképes, de ahogy egyre jobban fejlődik a cég, egyre több létszámmal rendelkezik, HR-es legyen a talpán, aki képes a régi módszerekkel tartani a bővülés ritmusát.
Minél fejlettebb egy vállalat, annál nagyobb figyelmet kell fordítania a hatékonyabb működésre és az ügyfelélmény növelésére. Ha a szervezet eljut arra a szintre, amikor úgy dönt bizonyos feladatokat digitálisan végez el, felmerülnek a több egységből álló HR szoftverek által idézett problémák.
Növekvő vagy nagy vállalat esetében a „programhalmazok” a magasabb szintre való fejlődésben akadályt képezhetnek, ugyanis a felmerülő kihívásokra nem tudnak produktív megoldást nyújtani. Mint például:
- a megnövekedett alkalmazotti létszám kezelésére,
- az új telephelyek nyitása során a meglévő munkaerő hatékony beosztására, elhelyezésére,
- a megnövekedett adatmennyiség megfelelő tárolásának a biztosítására,
- továbbá egy rész-szoftverekből összeállított HR rendszer esetén egy esetleges összeomlás komoly adatveszteséggel és működési zavart okozhat.
Mindez ellentétben áll egy modern és professzionális HR rendszerrel, amely teljes mértékben ki tudja elégíteni a nagy vállalatok igényeit és meg tud felelni a mennyiségi, minőségi, törvényi és biztonsági feltételeknek.
A teljesség igénye nélkül olyan lehetőségeket rejt magában, mint:
- elegendő mennyiségű, felhőalapú tárhellyel rendelkezik
- automatikus frissítéseket hajt végre
- mindig az aktuális törvényi szabályozásoknak megfelelően számítja és kezeli az adatokat
- értesítést küld az alkalmazottaknak a fontos határidőkről, pl. az éves üzemorvosi vizsgálat aktualizálásának az idejéről.
# 5. kihívás: Törvényi megfelelőségek
A vállalatoknak folyamatosan meg kell felelni a különböző törvényi előírásoknak, rendeleteknek. Azonban ezek állandóan változnak. Az, hogy a törvényi szabályozások változását nyomon kövessük, valamint ezeket maximálisan be is tartsuk sokszor nem kevés időt vesz igénybe.
Az elavult HR szoftverek általában nem biztosítanak automatikus frissítéseket a törvényi módosításoknak megfelelően. Azaz, minden változást manuálisan kell betáplálni a rendszerbe.
A korszerű HR rendszereknél az új törvényi rendeletek automatikusan frissülnek. Ezáltal a humán erőforrás feladatok naprakészen, a legújabb előírásoknak megfelelően történhetnek anélkül, hogy ennek meglétére külön időt és energiát kellene fordítani.
# 6. kihívás: Munkavállaló életciklus komplikált kezelése
A toborzástól egészen a vállalat elhagyásáig a HR-nek rengeteg feladatot kell elvégeznie a munkaerőt tekintve, ami rengeteg dokumentációt jelent: önéletrajzok átnézése, munkaszerződés megkötése, jelenléti ív kitöltése, felmondási szerződés aláírása, a dokumentumok megőrzése és még sorolhatnánk.
Természetesen mindkét fél számára az a legideálisabb, ha minden zökkenőmentesen és a lehető leghatékonyabban történne. Ha az említett folyamatok túl lassúak és komplikáltak, az rossz benyomást tesz a munkavállalókra vagy a potenciális jelöltekre. Akár ígéretes munkaerőt is veszíthet a cég az idejétmúlt eszközök alkalmazásával.
A modern HR szoftverekkel sokat javíthat a cég a munkavállalói elégedettségen. Hiszen ezek lehetővé teszik, hogy a különböző folyamatok gördülékenyen menjenek végbe, így csökkentve a állandóan felmerülő panaszokat. Teljesen végigkövethető a munkaerő életciklusa a toborzástól a foglalkoztatásig:
- szervezetten és papírmentesen
- növelve a mindennapi HR feladatok hatékonyságát
- nagyobb önállóságot adva a munkavállalóknak is, hogy kezelni tudják saját dokumentációjukat
- hozzáférést biztosítva az eszközökhöz és információkhoz a megfelelés érdekében.
# 7. kihívás: Veszélyes adattárolás
Az adatok laptopon, külső adattárolón vagy papíralapon történő tárolása súlyos kockázatot jelent, hiszen nagyon könnyen kerülhetnek rossz kezekbe, kiszivároghatnak vagy teljesen elveszhetnek. Mindez jelentős károkat okozh a vállalkozásnak.
A fejlett humán erőforrás programok rendszerint biztonságos felhő alapú tárhellyel rendelkeznek. Megfelelnek a kiberbiztonsági és adatvédelmi törvényeknek, valamint az iparági szabványoknak, mivel fontos és érzékeny információkat őriznek.
# 8. kihívás: Csak bizonyos helyen és módon érhetőek el az információk
A kezdetlegesebb HR eszközök nem teszik lehetővé az adatok hozzáférését bárhol és bármikor. Ez megnehezíti a humán erőforrás menedzsment szakembereinek a munkáját, illetve, hogy az alkalmazottak elérjék az információkat, amikor szükségük van rájuk.
Ez problémát jelent, ugyanis ma már nagyon sok munkavállaló dolgozik távolról és ez a tendencia nem is fog változni. A különböző okos eszközökről nem is beszélve. Ezért nagyon fontos, hogy olyan HR szoftverrel dolgozzunk, ami minden dolgozó számára biztonságosan elérhető optimalizálva a különböző felületekre és függetlenül a tartózkodási helyüktől.
Az említett kihívások több szempontból is negatívan hatnak a cégre. A korszerűtlen eszközök alkalmazása a HR-ben visszatartja a céget attól, hogy gördülékenyen haladjon a kitűzött célok felé. Szabotálja a vállalat gyors és hatékony produktivitását, ami miatt lassú növekedés realizálható. Továbbá rengeteg időt és energiát emésztenek fel, ezért a szakembereknek nehéz más bevételteremtő munkafolyamatokra fókuszálni.
A vállalat nagyságához és igényeihez nem megfelelő szoftver frusztrációt okoz mind a vezetők, mind az alkalmazottak körében. Ez pedig kihat a teljesítményük minőségére is. Következésképp akár veszélyeztetheti is a szervezet sikeres működését.
A megoldás kulcsa egy abszolút teljes körű, egyetlen, felhőalapú HR irányítási rendszer bevezetése! Ami hosszú távon nem csak idő- és költséghatékony, de támogatja a vállalatot a dinamikus fejlődés útján.
Szerző: Pataki-Magyar Gabriella
Digitális átalakulás a HR területén - Díjmentes útmutató
A nagyvállalatoknál jelentős mértékű fejlődést eredményez a HR digitalizációja. Útmutatónkban segítünk megválaszolni a HR digitális átalakulásának főbb kérdéseit.
Az útmutatóban:
🔵 Digitális forradalom mutatói
🔵 Digitizáció, digitlaizáció, digitális transzformáció
🔵 Hogyan zajlik az átalakulás a vállalatoknál?
🔵 Technológiai evolúció a HR-ben
🔵 HR digitalizációs tájkép
🔵 Kihívások a digitális úton
🔵 Bevált módszer a HR digitális átalakítására