Az igazán jól működő belső információáramlás megteremti azokat az értékeket, amelyek a vállalat céljait szolgálják és a kommunikáció szerves részét képezik, legyen szó akár egy meetingről, a munkavállalók tájékoztatásáról vagy a dolgozók véleményének meghallgatásáról. Ehhez a kommunikációs készségeken kívül, szükség van a jól felépített csatornákra is.
A kommunikáció, mint a legfontosabb tényező, minden szervezet fejlődésének meghatározó eleme. Pontosan azért, mert nem elég csinálni, de ahhoz, hogy valóban célravezető legyen, folyamatosan dolgozni kell rajta egy előre meghatározott terv szerint.
Hogy milyen a jó a kommunikáció? Hogyan lehet jobb? Mire kell odafigyelni? Számos könyvben olvashatunk a kommunikációról a legapróbb részletekbe menően is, ebben a cikkben azonban igyekeztünk választ adni néhány olyan kérdésre, ami segíthet a vállalat jobb kommunikációjának kialakításában.
Hogyan épül fel a vállalati kommunikáció?
Az információáramlást számos nézőpontból lehet megközelíteni. Tekintve a vállalat egészét vagy csak egy szegmensét, a kommunikáció tartalmát és jellegét, több szempont alapján épülhet fel.
Szervezeten belül három különböző irányba mutat a kommunikáció:
- Fentről lefelé, amikor a vezetőktől az információk eljutnak az alkalmazottakhoz közvetlen vagy közvetett módon.
- Lentről felfelé, amikor a munkavállaló közli a mondanivalóját, ötleteit, meglátásait a feletteseinek.
- Horizontális, amikor a kommunikáció két ugyanolyan szinten lévő, de más pozícióban dolgozó kolléga között zajlik.
Mondanivalóját tekintve:
- Formális – az a típusú kommunikáció, amely hivatalos formában zajlik és melynek tárgya a céggel, a munkával kapcsolatos.
- Informális – a formális teljes ellentéte. A beszélgetés kötetlen, szórakoztató és a munkán kívül más témákról szól.
Jellege szerint lehet szóbeli vagy írásbeli, ezen belül is offline vagy online.
Szervezeten kívül a kommunikáció a külsős üzleti partnerek (pl. beszállítók) és az ügyfelek, célközönség felé történik. Ennek megfelelő kialakítása legalább annyira fontos, hiszen egy cég életében ezek a szereplők ugyanolyan jelentőséggel bírnak, mint a beosztottak.
Miért van rá szükség?
A kommunikáció nem csak a jó emberi kapcsolatok alapja, de meghatározza a szervezet fejlesztését, fejlődését is. A hatékony információáramlás segít a teljesítmény javításában, hozzájárul a profitábilis működéshez és új magasságokba emeli a cég piaci értékét. Olyan alapvető lételeme egy vállalatnak, mint az embernek az éltető víz fogyasztása.
Ha a kommunikáció megfelelően működik, akkor a vállalat irányítása is gördülékenyebben zajlik. Minél könnyebben jut el az lényegi információ az illetékes személyekhez, döntéshozatali szervekhez, annál hamarabb lesznek képesek arra érdemben reagálni, annak megfelelően cselekedni, döntéseket meghozni.
A kommunikáció pozitívan befolyásolja a közösségépítést, melyben a dolgozók is komfortosabban érzik magukat. Hatással van a fluktuáció és ezzel párhuzamosan az új munkaerő keresés költségének csökkentésére is. Ha nincs, vagy nem jól működik az informálás a szervezetben, akkor az az eredmények romlásának, ellentétek kialakulásának a forrása lehet.
Milyen a jó vállalati kommunikáció?
A jó vállalati kommunikáció a stabil, jól működő és megbízható cég kulcsa. Már csak a megfelelő kommunikációval is rengeteget javíthatunk a vállalatunk helyzetén, akár egy krízishelyzetben is. Mindamellett, hogy erős alapokat épít a szervezetben, a jó kommunikáció:
- nyílt, őszinte, folyamatos és nem utolsó sorban hiteles,
- bizalmat alakít ki az alkalmazottakban, ami növeli az elköteleződésüket és az elégedettségüket a vállalat iránt,
- lehetőséget ad a dolgozóknak, hogy ők is elmondják az ötleteiket, véleményüket,
- segít kiküszöbölni a felesleges pletykákat, elkerülni a téves információkból adódó félreértéseket, konfliktusokat és viszályokat,
- érthetővé teszi és segít tisztán látni a szervezet helyzetét és céljait,
- hozzájárul, hogy a munkavállalók fókuszáltabban és produktívabban tudják végezni a munkájukat,
- fokozza a motivációt,
- szerepet játszik a költségek minimalizálásában, mert a pontos és egyértelmű információközlés kivédi a hibákból eredő plusz kiadásokat.
Milyen hibák merülhetnek fel?
Bármennyire is könnyűnek tűnik, de a vállalati kommunikációt igazán jól csinálni nem egy egyszerű feladat. Ahhoz, hogy eredményes legyen, időt és energiát kell belefektetni. Azonban még így is könnyen hiba csúszhat a gépezetbe, ráadásul úgy hogy szinte észre sem vesszük.
A vállalat kommunikációjának egésze elsősorban a vezetőn, a vezetési stíluson és a vállalati kultúrán múlik. Sok függhet ettől, hiszen az alkalmazottak rövid idő alatt – akarva vagy akaratlanul is – elsajátítják a kommunikáció módját, stílusát, a beszédtechnikát, stb. Ezért is nagyon fontos odafigyelni az alábbi hibákra, hogy kiküszöbölhetőek legyenek!
1. hiba: Ha nincs kommunikáció!
A legtöbb problémának a gyökere általában a nem megfelelő kommunikáció vagy annak teljes hiánya. Ha a munkatársak nem osztják meg egymással a szükséges információkat, nem közlik azt a kompetens személlyel vagy csak egyszerűen elbeszélnek egymás mellett, ez nagyban kihat a vállalkozás működésére. Nem csak, hogy hátráltatja a munkát, de ha nem korrektül járnak el, akkor sok feszültséget, konfliktushelyzetet szül.
2. hiba: Ha sok a mellébeszélés!
Főleg a munkahelyi kommunikáció során fontos, hogy mondandónk során a lényegre koncentráljunk. Ha túlságosan körülírjuk, ha túl sok mellékes mondattal vezetjük be, a fogadó fél számára elvész a lényeg, nem tud az alapvető információra fókuszálni. Ebben az esetben különösen helyt áll az a mondás, miszerint: „A kevesebb, néha több!”
3. hiba: Ha nem rangsorolunk!
Azzal, hogy mindent egyszerre zúdítunk a kollégák nyakába, nem biztos, hogy elérjük a kívánt hatást. A kommunikációban is priorizáljunk! Először mindig a legfontosabb, legsürgősebb dolgokat közöljük az alkalmazottakkal és haladjunk tovább a kevésbé fontos felé. Hagyjunk időt arra, hogy a kapott információkat feldolgozzák és ennek megfelelően cselekedjenek.
4. hiba: Ha rossz csatornán kommunikálunk!
Amennyiben a közlés tárgyának nem megfelelő kommunikációs csatornát választunk, akkor nem biztos, hogy azt a célt vagy hatást érjük el vele, amit valójában akartunk. Ha egy jelentőségteljesebb, a teljes céget érintő információt kell megosztani, akkor hatásosabb azt személyesen vagy e-mailben közölni, míg egy feladattal kapcsolatban elég pl. chat-et használni.
5. hiba: Ha csak kijelentünk!
A kommunikáció akkor lesz igazán kiegyensúlyozott, ha nem csak, mint közlő, de mint fogadó fél is részt veszünk benne. Kérdezzünk, hallgassuk meg a munkatársak véleményét, mert ők is sok pozitív rálátással lehetnek egy-egy dologra. Így sokkal inkább elkötelezettek lesznek, mélyebben bíznak a vezetőben és kialakul a jó emberi kapcsolat is.
Ha mindig céltudatosan és következetesen cselekszünk, akkor egy idő után az alkalmazni kívánt kommunikációs rendszer másolódni fog és beépül a vállalat egészébe.
Mitől lehet jobb?
Vizsgálatok bizonyítják, hogy egy csapat hatékonyságát a kommunikáció gyakorisága nagyban befolyásolja. Minél többet beszélnek egymással a kollégák a munkájuk során, annál kimagaslóbb teljesítményt képesek elérni. Ennek kialakulásához biztosítani kell a kedvező infrastrukturális feltételeket és együttműködési lehetőségeket.
Ha az eltérő pozíciók között tapasztalunk kommunikációs problémát, akkor érdemes bevonni a különböző területeken dolgozó embereket egy közös projektmunkába. Így esély van arra, hogy ezek az elakadások vagy személyközi ellentétek rendeződjenek. Ugyanígy hozzásegíthetjük a munkatársakat a jobb kapcsolatok kiépítésére, ha kialakítunk egy közösségi teret a cégnél. Ez lehetőséget ad arra, hogy ne csak a munkahelyen kívül, hanem azon belül is közelebbről megismerjék egymást.
A közös munkahelyi chat alkalmazása is sokkal egyszerűbbé és gyorsabbá teszi a közlés módját. Ugyanis a kommunikáció digitális fejlesztése egy idő után elkerülhetetlenné válik, amivel ráadásul rengeteg előnyhöz juthat a cég. Egy rugalmas és könnyen kezelhető szoftverrel legfőképpen idő spórolható és segíti a csoportos munkavégzést is.
OLM tippünk:
Az OLM Rendszer kommunikációs modulja magába foglalja mindazt, amit egy ilyen korszerű program megkíván. A teljesség igénye nélkül: csoportos és személyes üzenetküldés, e-mailes értesítés, automatizálható bejegyzések és nem utolsó sorban vállalati adatok biztonsága. Gond nélkül nyomon követhető és visszakereshető minden információ. Távmunka esetén is tökéletesen alkalmazható.
További jó ötlet, ha kitárt ajtók mellett dolgozunk, ezzel is azt üzenve, hogy nem zárkózunk el egymástól, nyitottak vagyunk a kommunikációra. Ilyen és ehhez hasonló megoldások bevezetése előremozdíthatja a kommunikációt vállalaton belül.
A kommunikációs képességek, technikák általában elsajátíthatóak. Ha tudjuk, hogy a kollégák körében milyen közlési problémák állnak fenn, fejlesztését az adott területre specializálódott tréningek, előadások szervezésével biztosíthatjuk a számukra.
Hogyan célszerű csinálni?
A kommunikáció módja, gyakorisága függ a vállalat méretétől, kultúrájától, a kollektíva összetettségétől, a munkavégzések módjától. Hatékonyságát befolyásolja, hogy mennyire tudunk alkalmazkodni a piaci változásokhoz. Nem biztos, hogy a 10 évvel ezelőtt kialakított rendszerrel ugyanazt a célt érjük el a Z-generációnál, mint elődeiknél. A kommunikációban is lépést kell tartani a korral, a technológiával együtt kell fejlődni.
Amellett, hogy biztosítjuk a korszerű (digitális) csatornákat, hogy az információk gyorsan és szisztematikusan jussanak el minden irányba, megőrizhetőek és visszakereshetőek legyenek, érdemes néhány dolgot szem előtt tartani a verbális interakció során!
Legyen célja!
Bármilyen közlendőnk legyen, annak mindig legyen egy konkrét célja. Legyen az akár egy emlékeztető, egy eseményre felhívás, egy gondolat átadása. Itt a hangsúly a meghatározott, elérendő eredményen van, ami számszerűsíthető.
Mennyiség helyett minőség!
Ez főleg ebben az információzajban nagyon fontos, ami nap, mint nap körülvesz minket. A kommunikáció során koncentráljunk inkább a tömörebb, velősebb és minőségi közlésre, mint az elhanyagolható mondatokkal körbefont, nagy mennyiségű információ átadásra. Ha csak a lényeget mondjuk el, az sokkal nagyobb figyelmet kelt és jobban megragad a beosztottak fejében.
Szegmentáljunk!
Nem kell minden információt mindenki számára eljuttatni. Felesleges is lenne a kollégákat olyan értesítésekkel terhelni, amelyben nem kompetensek. Egy adott dolgot csak az érintett személyekkel közöljünk.
Fektessünk hangsúlyt a sokszínűségre!
Ha mindig csak egy megszokott sémát követünk, akkor túlzottan kiszámíthatóak és unalmasak leszünk. A kommunikáción belül is törekedjünk a változatosságra. Illusztráljunk, vonjuk be a kollégákat, gamifikáljunk. Tegyük érdekesebbé és, ha a helyzet engedi, akkor csempésszünk bele egy kis humort is mondanivalónkba. A munkatársakat így nagyobb benyomás éri és lelkesebben fogadják az infókat.
Legyen kétirányú!
A kommunikáció sokkal jobban összekapcsolja és elkötelezetté teszi a feleket, ha mindenki kiveheti belőle a részét. Olyan értékes gondolatok és ötletek merülhetnek fel, amire egyirányú információáramlás során kicsi az esély. Igyekezzünk kölcsönössé tenni a tárgyalásokat, beszélgetéseket. Kérjük ki a másik véleményét és időnként igényeljünk visszajelzést.
Ne felejtsünk el nyomon követni!
Ez nagyon fontos ahhoz, hogy a kommunikáció valóban célravezető legyen. Az utánkövetéssel felismerhetjük azokat az akadályokat, gátló tényezőket, ahol az információáramlás megszakad és nem éri a célját.
Vezetői kommunikáció!
Egy vezető napjának 90%-át a kommunikáció teszi ki. Folyamatosan információkat gyűjt és ad át, elemzi azokat, mert a munkájának, a döntéseinek, a vállalat irányításnak a legfontosabb része. Számára az információk értékes és nélkülözhetetlen erőforrást képeznek. Minél hamarabb jut a birtokába, annál gyorsabban tud ennek megfelelően cselekedni és döntéseket hozni.
Ahhoz, hogy a számára releváns információkat megszerezze, jó kommunikációs adottságokkal kell rendelkeznie, jól kell kérdeznie vagy bizonyos tárgyalási technikákat alkalmaznia. Ezeken a készségeken nagyon sok múlhat. Komoly üzleti sikereket érhet el, de a bukás forrása is lehet.
A vezető különböző módon kommunikál az alkalmazottakkal, partnerekkel vagy ügyfelekkel. A külső és belső kommunikáció stílusa meghatározza a cég imázsát. A vezető amellett, hogy döntéseket hoz, igényeket támaszt és irányít, egy kultúrát közvetít. A legjobb, ha egyenesen, nyíltan és a lényegre koncentrálva folytat verbális interakciót egy határozott, de kedves hangnemben.
A kommunikációja hatékonyságát befolyásolja:
- a jó kapcsolatok kiépítése
- a stratégiai célok kitűzése
- a körülvevő zajszint nagysága
- a gazdaságosság.
Vállalaton belül a vezetőnek létre kell hoznia egy kommunikációs stratégiát, rendszert, amit az elérendő célokkal összehangolva kell alkalmazni. Ennek kialakításakor meg kell határoznia a módját- többek között a dolgozók irányításától kezdve, a kultúra közvetítésén át, egészen az eredmények ellenőrzéséig – minden olyan tényezőnek, ami produktívvá teszi a szervezetet.
Szerző: Pataki-Magyar Gabriella