A vállalatok sikerességének egyik kardinális eleme a folyamatos képzések biztosítása. Azonban nem mindegy, hogy a fejlődés milyen módokon alapszik.
Blog sororozatunk első részében feltártuk, hogy mi az a kompetencia mátrix. Második részben végig vezettük egy kompetencia mátrix elkészítésében.
Ebben a bejegyzésben a következőkről lesz szó:
Miért van szükség a képzési rendszerekre?
Bizonyos vállalatok esetében, mint az ipari és speciálisabb szektorokban, azon belül is a biztonságtechnika vagy a repülés területén elengedhetetlen, hogy a képzési rendszereket kizárólag kompetencia mátrix segítségével alakítsuk ki. Ugyanis egy-egy feladat elvégzése szigorú követelményeket és hozzáértést igényel, ehhez pedig arra van szükség, hogy a dolgozók kimondottan olyan képzésekben vegyenek részt, ami célzottan fejleszti a készségeiket.
A képzési rendszerek sajnos sok esetben túl körülményesek. Sok adminisztrációval járnak vagy épp nem felelnek meg a minőségi követelményeknek, ISO szabványoknak. A legnagyobb baj pedig akkor van, amikor minderre egy minőségbiztosítási audit során derül fény. Ekkor viszont a következményekkel számolni kell.
A kompetencia mátrix segít abban, hogy a munkavállalók megfelelő képzéssel rendelkezzenek egy adott munkafolyamathoz vagy műszakhoz, melynek szigorú szabályai vannak. Előző cikkünkben már szó volt, hogy a mátrix segít beazonosítani minden olyan készséget, amivel a dolgozók rendelkeznek vagy nem rendelkeznek. Még pontosabban azt, hogy az egyes ismeretek milyen szinten fellelhetőek az alkalmazottaknál. Ezt összevetve a megszabott minőségi alapkövetelményekkel, tudni fogjuk, hogy pontosan milyen képzésekre van szükség és ezeken kinek kell részt vennie.
Kompetenciák mérése
A munkavállalók szaktudásait az alábbi módokon mérhetjük fel:
A HR szakembereknek vagy a vezetőknek pontosan ismerniük kell, hogy az alkalmazottak milyen készségekkel rendelkeznek. Ez azért nagyon fontos, mert csak így tudnak felkészülni illetve reagálni egy esetleges változásra, valamint ez alapján tudják meghatározni, milyen fejlesztő képzések szervezésére van szükség.
Tesztek alkalmazása
Az egyik legegyszerűbb és hagyományos módja a készségek meghatározásának a különböző tesztek alkalmazása. Használhatunk:
- a munkavállalónak szánt önértékelési tesztet
- egy normatív tesztet, ahol a feltüntetett állításokat egy skálán kell kiértékelni
- vagy egy olyan tesztet, amin a kollégák vagy vezetők értékelik az adott dolgozót.
Visszajelzés kérése személyesen
Személyesen is megkérhetjük a csapattagokat vagy közvetlen vezetőket, hogy mondják el véleményüket a munkatársukról. Kifejezetten a teljesítményére és a tulajdonságaira fókuszálva. Ez a módszer több ember objektív meglátására támaszkodik.
Másfelől személyesen beszélgetést folytathatunk az adott munkavállalóval és megkérhetjük, hogy jellemezze magát, milyen erősségei és gyengeségei vannak. Ez a nézőpont ugyan szubjektív lesz, de megtudhatjuk az alkalmazott hogyan látja magát. Mely tulajdonságait emeli ki és melyeket gondolja, hogy fejlesztésre szorulnak.
Szituációs játékok
Honnan is kaphatnánk egy remek ízelítőt a dolgozó készségeiből, mint abból, hogyan állja meg a helyét különböző helyzetekben? A szituációs játékok erre kiváló módszernek bizonyulnak. Hiszen amellett, hogy megismerjük a munkavállaló preferenciáit, nem kockáztatjuk, hogy egy ténylegesen valós helyzetben teljesítsen rosszul.
Továbbá megbizonyosodhatunk arról is, hogy egy hasonló szituációt élesben is tudna-e kezelni a munkavállaló vagy szüksége van-e további gyakorlásra.
Visszajelzés kérése ügyfelektől
Valós élethelyzeteken alapuló és egy abszolút objektív felmérés az ügyfelek visszajelzései. Egy a cégen kívüli szemszögből kaphatunk információt arról, hogyan kommunikál a dolgozó az ügyfelekkel, hogyan viselkedik bizonyos szituációkban. Az előző módszerhez képest az a különbség, hogy a visszacsatolást már ténylegesen megtörtént eset alapján tapasztaljuk.
Kompetenciák nyilvántartása
A szakértelmeket azonban nem elég csak felmérni, azokat nyilvántartani is szükséges. Ezt megtehetjük egy excel táblázatban is, de ahogy a technológia fejlődése már más esetekben is bizonyított, sokkal hatékonyabb, ha egy erre a célra kifejlesztett eszközt alkalmazunk. Mint amilyen a OLM Rendszer KOMPETENCIA modulja is.
Átláthatóbb, gyorsabb és bárki által könnyen kezelhető. A nyilvántartással a jártasság alapján ki tudjuk szűrni többek között, hogy kik a legtehetségesebb munkavállalók, kinek milyen képzés esedékes vagy épp melyik munkafolyamathoz alkalmas.
Az ISO szabványokkal ellátott termelés esetén meg van határozva, hogy pontosan milyen licenszekre és kompetenciákra van szüksége az alkalmazottaknak, melyeket az auditok során kérik be a vállalattól. Ezt szem előtt tartva a nyilvántartásnak nagy szerepe van abban, hogy egy ISO ellenőrzésnél segítségünkre szolgáljon abban, hogy melyek azok a készségek, amelyek megvannak, illetve azok, amelyeknek meg kell lennie a szabványhoz. Ideális esetben ez a két igény fedi egymást.
Összefoglaló
Összeségében elmondható, hogy a kompetencia mátrix nem csak az egyéni és csapat szinten, hanem a teljes szervezetre vonatkozóan képes feltárni azokat az erősségeket és gyengeségeket. Ez nem csak az egyes munkafolyamatok megszervezésében számottevő, de egy olyan képzési rendszert vagyunk képesek ezáltal kidolgozni, amellyel csak azok a területek fognak fejlődni, amikre valóban szükség van. Ezáltal komoly költségeket tudunk megtakarítani. Kompetenica mátrix alapú képzési rendszer digitális segítséggel drasztikusan hatékonyabbá teszi a vállalat működését és garantálja a minőségbiztosítási szabványoknak való megfelelést. Ha szeretne többet megtudni a képzési rendszerek digitális eszközeiről kattintson ide és fedezze fel az OLM Rendszer KOMPETENCIA modulját.
Szerző: Pataki-Magyar Gabriella
A kompetencia mátrix létrehozását általában a vezetőség vagy a HR végzi. Azonban egy speciális ISO szabványoknak is megfelelő mátrix megvalósításához mindenképpen szakértői segítségre van szükség.