A digitális formában nyilván tartott havi beosztás, napi érkezés-távozás, ledolgozott órák száma biztonságosabban kezelhető és feldolgozható. Ugyanígy a szabadságok is. Az alkalmazott akár saját maga ellenőrizheti, mennyi szabadnap áll rendelkezésére, előre jelezheti, hogy mikor szeretné igénybe venni és ennek jóváhagyásáról visszajelzést kap.
A munkaidőről, szabadságokról szóló kimutatások, jelentések könnyen lekérhetők, a rendszer elkészíti azokat. Általában ezek a szoftverek összekapcsolhatóak a bérszámfejtéssel vagy már a bérszámfejtő program is tartalmaz munkaidő és szabadságkezelő modulokat. Így az integrált adatokat automatikusan számításba tudja venni a program a bérszámfejtésnél