Előbb-utóbb a digitalizáció a HR minden területére elér. Sőt! Már 2020-ban sem nagyon ismerünk olyan funkciót, amire ne lehetne digitális megoldást találni.
Akiknél még az excel táblázatok játsszák a főszerepet az adatok feldolgozásában, azoknak a lehető leghamarabb érdemes a modern digitális megoldásokra váltani. Már csak azért is, mert többek között a mesterséges intelligencia, a gépi tanulás vagy épp az automatizált teljesítménymenedzsment lesz az etalon a HR tevékenységek mindennapjaiban.
Ez a trendkövetés több célból is megvalósulhat. Minden vállalatnak megvannak a saját elsődleges szempontjai, de a leggyakoribb okok:
- az ismétlődő folyamatok automatizálása és idejének csökkentése
- a munkavállalói élmény fokozása
- a felszabadult idő olyan értékteremtő folyamatokra való felhasználása, mint: produktivitás növelése vagy további stratégiai lépések meghatározása
- versenyképesség megtartása.
Lassan, de biztosan mindenki megérti, hogy a digitális átalakulás milyen innovatív potenciált rejt magában. Például az adatelemzéssel a munkavállalók életciklusának minden egyes része mérhető. De ott van a toborzás is, ami egy örök kihívást jelent a HR szakembereinek. Egy személyre szabott előválasztási folyamat, vagy egy MI alapú onboarding program segítheti a HR munkáját, de egy mobilalkalmazással viszont már élmény nyújtható a munkavállalónak is. És ez csak néhány példa a digitális átalakulás előnyére.
Hogyan befolyásolják a digitális megoldások a HR területeit?
A humán erőforrás tevékenységeinek digitalizálását a felhőalapú szoftverektől kezdve, a VR-on át (virtuális valóság), a mesterséges intelligenciáig számos eszköz teszi lehetővé. Így a korszerű technológiák alkalmazásával kiváltképp hasznos erőforrásra tehetünk szert. Bemutatjuk, hogy az alábbi HR területeken hogyan járul hozzá digtalizáció a feladatok hatékony elvégzéséhez.
HR projektmenedzsment
A HR projektek összetett feladatokat jelentenek, de a szoftverek biztosítják, hogy ezeket hatékony nyomon kövessük. Mindig pontos, részletes és aktuális információkat kaphatunk a tevékenységekről és a napi teljesítményről. Minden feladat átlátható egy rendszerben. Több tényezőt is figyelembe véve össze is hasonlíthatóak. A digitális átalakulás határozottan megkönnyíti a HR projektmenedzserek munkáját, és támogatja a projektek sikeres kivitelezését.
Toborzás
Online alkalmazások, mobil toborzás, videóinterjúk, digitális strukturált interjúk, automatizálás. Ezek mind-mind olyan eszközök, amelyek hatékonyabbá teszik a HR feladatokat. Automatizálódnak az adminisztratív feladatok, egyszerűbbé válik a pályázók dokumentumainak a nyilvántartása vagy az interjúk ütemezése. Sokkal gyorsabban ki lehet szűrni a jelentkezőket és értékelni a potenciális jelölteket. A technológiai megoldások segítenek nagyobb és gyorsabb hozzáférést biztosítani az ideális munkaerő megtalálásához. De nem csak a toborzók munkáját egyszerűsítik le, hanem a munkavállalók jelentkezését is. Az automatikusan kitölthető jelentkezési űrlapok, a személyre szabott kommunikáció és a nyomon követhetőség pozitívabb benyomást kelt bennük.
Munkaügyi nyilvántartások
Ezen a területen, hagyományos módon rengeteg papír használódik el, ami már egy jelentős ok a digitális átalakulásra. A felhőalapú szoftverekkel elektronikus formában tarthatók nyilván és kezelhetőek a munkaügyi dokumentumok. Ráadásul még e-mailben sem kell őket elküldeni, hiszen a felhőben a dolgozók is hozzá tudnak férni a szabadságok vagy beosztások megtekintéséhez. A programokon keresztül intézhető a szabadságok kiadása, kimutatások készítése, stb.
Teljesítménymenedzsment
A digitalizált teljesítménymenedzsmenttel a dolgozók produktivitása korszerű technológiával mérhető fel. Egyéni és csapat szinten is nyomon követhető, hogyan teljesítenek munkájuk során a munkavállalók. Az ezekkel kapcsolatos információk lekérdezhetőek és közzétehetőek, valamint az aktuális álláspontot látva a dolgozók további célok elérése ösztönözhetők. A teljesítménymenedzsment programokkal megvizsgálható az is, hogy a vállalati célok eléréséhez ki milyen mértékben járult hozzá, és releváns adatokat kaphatunk a szükséges képzések megtervezéséhez is.
Kompetencia értékelés
Egy kompetencia értékelő szoftverrel sokkal könnyebben képet kaphatunk a potenciális jelöltek készségeiről és hiányosságairól. Ez segít kiválasztani az ideális munkaerőt, mivel a modulban előre meghatározható, hogy a pozíciókhoz milyen kompetenciákra van szükség. Akár különböző feladatok, egységek, elemek beállításával még pontosabb eredmény kapható az értékelés során.
Szervezeti kommunikáció
Időtől és helytől függetlenül egy vállalati kommunikációs szoftver minden kétséget kizáróan teszi gördülékennyé a belső információáramlást. Megszűnhet a már hagyományosnak tekinthető e-mailezés hosszadalmas folyamata vagy az ebből fakadó hiányosságok. Sokkal gyorsabb, hatékonyabb a munkatársak közötti kommunikáció egy biztonságos csatornán keresztül. Minden üzenet időben jut el mindenkihez, hiszen a rendszer jelez, ha új aktivitás történik. Az információk archiválhatóak és visszakereshetőek. Így akár csökkenthető a fölöslegesnek bizonyuló meetingek száma is.
Belső képzések
A szervezeti képzések az e-learning szoftvereknek köszönhetően teljesen elektronikussá válhatnak, felváltva ezzel a személyes oktatást. Így a kurzusok bármikor és bárhol megtarthatóak és elvégezhetőek. Akár személyre szabott tanulásra is van lehetőség. A tanulásmenedzsment-rendszerek (LMS) biztosítják a képzési anyagok elérhetőségét és a teljesítmények követhetőségét, értékelését. A résztvevők e-mailben értesülhetnek a képzési folyamat lépéseinek aktualitásáról.
Bérszámfejtés
A digitalizált bérszámfejtés produktívabb működését elősegítik a felhőalapú rendszerek, a mobilitás és a robotikus folyamatok automatizálása (RPA - Robotic Process Automation). Az RPA segítségül szolgálhat az adatok bevitelének és ellenőrzésének automatizálásában vagy az üzleti szabályok betartásában. A modern technológia csökkenti az emberi tévedés kockázatát és gondoskodik a pontos, törvényi szabályoknak megfelelő számításról. A bérszámfejtés a felhőnek köszönhetően nem helyhez kötött, bárhonnan elvégezhető. Így a határidőket is könnyebb betartani. Az adatok és a dokumentumok biztonságosan tárolhatóak és az esetleges csalás is könnyebben megállapítható.
Természetesen a lista nem teljes. Hiszen ahány ház, annyi szokás! Pontosabban, mivel minden szervezet más, ezért a HR területei is változóak. Azonban a digitalizáció szemszögéből főcél ugyanaz! A digitális iratrendszerrel, a felhőalapú adminisztrációs folyamattal, az irodai automatizálással a humán erőforrás naprakész, hatékony és 100%-ban papírmentes legyen.
Szerző: Pataki-Magyar Gabriella
Digitális átalakulás a HR területén – Ingyenes útmutató
Útmutatónkban lépésről lépésre ismertetjük a HR digitális átalakulásának a főbb kérdéseit:
Töltse le Ingyenes útmutatónkat és lépjen a digitális HR útjára. Letöltöm!
Kövessen minket a közösségi hálózatokon is!