Egy kiélesedett versenyhelyzetben az idő a legnagyobb érték. Egy elavult technológia pedig a legnagyobb ellenség lehet. Hiszen nem mindegy, hogy egy feladatot 10 perc alatt vagy 1 óra alatt lehet elvégezni. A nem megfelelő számítástechnikai felszereltség nem csak időpazarló, de rengeteg fejlődési lehetőségtől is megfoszt.
Most, amikor egy olyan világban élünk, ahol mindenre azonnal szükség van, sokszor azt sem engedhetjük meg magunknak, hogy akár egy percet is elvesztegessünk. A technológia fejlődésével és a digitalizáció térnyerésével a „most” mentalitás jellemzi az emberi tevékenységek nagy részét. A vállalatok szempontjából pedig ez kifejezetten egy meghatározó tényező. Pontosan ezért a versenyben maradás, a gyors kiszolgálás és a problémamegoldás alapvető eszköze egy modern és megbízható technológia.
Az, hogy kinek mit jelent az ideális technikai berendezés, szervezetenként eltérő lehet. Azonban megkérdőjelezhetetlen az a tény, miszerint ezek korszerűsítésére szükség van. Elég, ha csak a távmunkára gondolunk, ami ma már természetesnek számít. Egy idejétmúlt technológia ezt nem teszi lehetővé. De emellett sok más negatív következménnyel kell számolni azoknak a cégeknek, akik mégis ragaszkodnak a jól bevált régi módszerhez.
Csökkenő termelékenység
Ha egy cég nem rendelkezik megfelelő műszaki háttérrel, az előbb-utóbb nehézségekhez vezet. A hardverek esetében számolni kell az alaplapok, a merevlemezek vagy memórialemezek meghibásodásával. Ha csak egy berendezés is megsérül, azáltal értékes adatok és az addig belefektetett idő és energia mehet kárba. A javítás azonban túl drága lehet és napokig is eltarthat. Addig viszont megállhat a munka és az sem biztos, hogy az elveszett adatokat sikerül megmenteni.
A hardvereken túl gyakran tapasztalható olyan szoftveri fennakadások, mint például:
- a „lemez megtelt” értesítés
- egyes programok frissítésének vagy javításának a felugró értesítése
- a programok hirtelen leállása
- a számítógép lefagyása
- a szoftverek lassú betöltése, működése és még sorolhatnánk.
Ezek mind olyan problémák, amelyekkel rengeteg értékes időt veszítünk el. Amelyek az adott pillanatban ugyan perceknek tűnnek, de összeadva napokban számolhatók.
A felmerülő hibák elveszik a lehetőséget a produktív tevékenységtől, a feladatok gördülékeny elvégzésétől. Az emberek több időt töltenek az adminisztratív feladatok navigálásával, mint az egymással és az ügyfelekkel szembeni ténylegesen hozzáadott értékek nyújtásával.
Csökken a termelékenység, csökken a bevétel, emellett viszont növekednek a költségek és az elvesztegetett munkaórák száma. Sokkal többet veszítenek azok a cégek, akik ahelyett, hogy a korszerű technikai apparátus segítségével a legtöbbet hoznák ki az alkalmazottjaikból, azzal töltik az az idejüket, hogy az eszközöket próbálják megfelelő működésbe hozni.
Rossz ügyfélélmény
Az ügyfelek rendszerint azonnali kapcsolatot, azonnali vásárlást vagy azonnali megoldást akarnak a problémájukra. Kivételes felhasználói élményre számítanak. Ha a cég kommunikációs rendszere folyamatosan összeomlik, elvesznek az e-mailek vagy használhatatlan a webshop, akkor hogyan tudná a vállalat kielégíteni a fogyasztók ezen szükségleteit?
Ezek az elvárások ma már nem csak lehetőségként vannak jelen, hanem alap követelmények és elengedhetetlenek ahhoz, hogy a szervezetek maximális ügyfélélményt biztosítsanak. Máskülönben kockáztatják az idő, a bevétel és a bizalom elvesztését. Hiszen az említett kellemetlenségek miatt a fogyasztók nem csak rosszul fognak megítélni, de ezek arra sarkallják őket, hogy más vállalkozásokat keressenek fel igényeikkel.
Megnövekedett költségek
Egy elavult technológiát fenntartani sokkal költségesebb, mint beruházni egy modern változatra. Főleg hosszú távon. Hiszen pont a technológia az, amely rendkívül gyorsan elavul és fejlődik.
Természetesen, elsőre mindig drágábbnak tűnik egy új szoftver vagy hardver megvétele, mint egy akut meghibásodást kijavítani. Azonban fontos, hogy ezt alapos mérlegelésnek vessük alá. Mert végül is mi kerül többe?
- Megvenni egy olyan eszközt, ami a legkorszerűbb feltételek szerint, gyorsan és fennakadások nélkül működik, és támogatja a hatékony munkavégzést?
- Használni a régi, „bevált” rendszert, ami időről-időre problémákat generál és javításra szorul, gátolja termelékenységet és a vállalat gördülékeny működését?
Biztonsági rések
Az egyik legnagyobb veszély, aminek egy cég kiteheti magát a kiberbűnözés. Ez azonban nagy eséllyel csak akkor következhet be, ha elavult rendszert alkalmaz. Ugyanis az idejétmúlt eszközök nem képesek kezelni a számítógépes bűnözés kifinomult módszereit. Nem rendelkeznek megfelelő védelemmel, nem képesek kiszűrni a fenyegetéseket, így az adatok könnyen rossz kezekbe kerülhetnek.
A kiberbűnözők tisztában vannak vele, hogy mely eszközök elavultak és támadhatóak. A károkozáshoz pedig bőven elég egy apró művelet vagy figyelmetlenség, mint egy rossz linkre való kattintás vagy e-mail megnyitása.
Jogszabályi megfelelősségek hiánya
Bármilyen vállalkozásról legyen szó, fontos, hogy az alkalmazott rendszer megfeleljen a tevékenységét érintő jogszabályoknak. Például, ha a cég biztosítja a PayPal kártyás fizetési lehetőséget, akkor az adott szoftvernek PCI-kompatibilisnek kell lennie. Azaz meg kell felelnie ezen Adatbiztonsági szabvány előírásainak. Ezt a régi szoftverek nem tudják biztosítani.
Versenyelőny hiánya
A korszerűtlen technológia egyértelműen versenyhátrányba szorítja a vállalatokat. Korlátozza a piaci változásoknak és szervezeti igényeknek való megfelelést. A digitalizáció gyors ütemű fejlődése miatt egyre nehezebb jó piaci pozícióba kerülni. Azonban, ha innovatív megoldásokat alkalmazunk, akkor sokkal kevesebb idő és energia befektetéssel, sokkal több mindent tudunk véghez vinni.
A modern eszközök rugalmasabbá és produktívabbá teszik a cégeket. Lehetőséget biztosítanak, hogy hozzáférjenek valós idejű elemzésekhez. Betekintést nyerhetnek a szervezet minden területére, ezáltal pedig megalapozott döntéseket hozhatnak.
De ha egy felhőalapú technológiát nézünk, az hatalmas előnyt ad a vállalatoknak. Tevékenységüket, piaci elérésüket ezáltal kiterjeszthetik akár a tengeren túlra is. A világ bármely pontján együttműködhetnek ügyfelekkel/partnerekkel, mert a szükséges információkat korlátok nélkül és bármilyen eszközről meg tudják osztani egymással. Nem kell csak egy adott területre koncentrálódniuk.
Stresszfaktor növekedése
A munkavégzés közbeni állandó fennakadások feszültséget okozhatnak. Nincs is bosszantóbb, amikor egy akut probléma miatt (pl. egy elfelejtett jelszó, egy program összeomlása vagy internet kiesés) nem lehet haladni a feladatokkal. Főleg, ha nincs lehetőség azonnali megoldásra vagy ha épp szorít a határidő.
Minél több gubanc nehezíti a munkát, annál több stressz és frusztráció éri a munkavállalót. Egy-egy ilyen helyzet után pedig nem könnyű egyik percről a másikra regenerálódni. A rossz technológia használata negatívan hat a dolgozók teljesítményére és a vállalathoz való viszonyulásukra is. Hosszú távon ez a jelenség akár felmondáshoz is vezethet. Hiszen nem csak a munkavégzés folyamatosságát, hanem a kisebb sikerélményeket is gátolja.
Mindezek mellett a technológia – azzal, hogy meg tud-e felelni az elvárásoknak – jelentős hatással van mind a munkavállalók, mind az ügyfelek elkötelezettségére. Szem előtt tartva azt a tényt, hogy egyre fiatalabb generációról van szó, ők gyors és hatékony munkavégzésre, problémamegoldásra és abszolút pozitív felhasználói élményre vágynak. Ennek biztosítása kulcsfontosságú tényező a cég sikeres és jövőbiztos működése szempontjából is.
A vállalati technológia korszerűsítése bár egyszerre költséges lehet, az viszont nem jó megoldás, ha ennek szükségessége figyelmen kívül marad. A digitalizáció évről-évre fejlődik és az a vállalat, aki csak halogat és sokáig vár előbb-utóbb a konkurencia árnyékában találhatja magát.
Szerző: Pataki-Magyar Gabriella
Digitális átalakulás a HR területén - Díjmentes útmutató
A nagyvállalatoknál jelentős mértékű fejlődést eredményez a HR digitalizációja. Útmutatónkban segítünk megválaszolni a HR digitális átalakulásának főbb kérdéseit.
Az útmutatóban:
🔵 Digitális forradalom mutatói
🔵 Digitizáció, digitlaizáció, digitális transzformáció
🔵 Hogyan zajlik az átalakulás a vállalatoknál?
🔵 Technológiai evolúció a HR-ben
🔵 HR digitalizációs tájkép
🔵 Kihívások a digitális úton
🔵 Bevált módszer a HR digitális átalakítására