2600 munkaóra megy kárba egy papír, táblázat alapú HR adminisztrációval rendelkező, 1000 fős vállalatnál. A horribilis szám árnyékában rengeteg frusztrációt és kellemetlenséget talál. Most boncasztalra tesszük a folyamatokat és megmutatjuk, hogyan lehet digitális megoldással hatékonnyá tenni.
Nagyon kevesen látják át a cégüknél a HR adminisztrációs folyamatokat és sokan lepődnek meg amikor feltárul ez a hálózat. Ha Ön HR szakember akkor a bőrén érzi, ha a menedzsment területen dolgozik akkor a felismeréssel komoly kiadásoknak tud búcsút inteni.
Ebben a bejegyzésben a következőkről lesz szó:
A HR osztály csatlakozik
A HR osztály szükséges feladatai a tervezés és az adminisztráció. Utóbbihoz szükség van a többi osztály munkájára (pl.; beosztások, jelenlétek, távollétek). Az együttműködéshez a HR osztály egyes feladatokat delegál. Más feladatokat utasításokat papíron tesz közzé vagy e-mailban küld el.
Mindenki adminisztrál
A középvezetők és a dolgozók az adminisztráció egy részét önállóan vezetik és egyeztetnek a munkaüggyel.
Hibajavítási ciklus
Az elkészült adminisztráció azonban korrekcióra szorul. Ennek egyik oka, hogy ‘nem-munkaügyes’ kolléga készíti el illetve nem a jogszabályoknak megfelelő. Ebben az esetben újra egyeztetés szükséges a személyüggyel foglalkozó kollégákkal. Ez a ciklus addig zajlik újra és újra amíg minden rendben nem lesz.
Javítási ciklus
Ez a folyamat megegyezik a hibajavítási ciklussal, mindössze az oka más. A másik ok pedig az adminisztráció szerkesztése a bekövetkező események miatt történő változások kezelése. Ilyen lehet a beosztások cseréje, vagy a távollétek kezelése. Ezt megbeszélés, javítás és rögzítés követi. Minél több változás annál többször zajlik le a ez a ciklus.
Adatok véglegesítése
A folyamatot a legtöbb esetben az adatok összesítése és átadása a bérszámfejtésnek zárja. Ha hibásak az adatok (például pótlékok) vagy nem jogszabálynak megfelelőek akkor vissza kerül újabb egyeztetésre a HR osztályra. És ez a kör köztük és a dolgozók közt addig zajlik amíg minden rendben nem lesz.
Konklúzió
Az időrabló rendszer két tényező által emészti fel a benne dolgozók munkáját és csökkenti a produktivitást.
A túl hosszú folyamat láncok melyeknél sok lépésben és körülményes úton jut el az ügyvitel a kezdettől a végig.
A másik tényező pedig a ciklusok. Minél többször kell egy adott folyamat befejezéséhez köröket futni annál több idő és energia megy el cégen belül.
Az eredmény akár 3.000 munkaóra és rengeteg kellemetlen érzés a dolgozók részéről. A vállalat erőforrásainak egy része a gazdaságtalan HR folyamatokra megy el a produktívabb feladatok helyett. Mi a megoldás?
HR FOLYAMATOK OLM RENDSZERREL
Az alábbi ábrán mutatjuk, hogyan néz ki a HR adminisztrációs folyamat OLM Rendszer használatával.
VALÓS IDŐBEN
A digitális átalakulásnak köszönhetően minden folyamat valós idejűvé válik, késlekedés nélkül. Egyetlen online felületen lehet az adminisztrációt rögzíteni vagy módosítani, illetve tovább küldeni.
TERVEZHETŐ MUKAERŐ GAZDÁLKODÁS
A valós idejű adatok pedig lehetővé teszik, hogy tervezni lehessen a munkaerővel a termelés és az egyéb tényezők figyelembevételével ezáltal stratégiai előnyt nyújtanak.
ELÉRHETŐ ADATOK
Minden adat azonnal elérhető szerkeszthető és módosítható. Az automatizált megoldásoknak köszönhetően pedig a repetitív feladatok elenyésznek.
SZELLEM A GÉPBEN
A Rendszer úgy lett megtervezve, hogy egyes feladatokat nem munkaügyesek is teljes biztonsággal tudjanak végrehajtani míg a HR számára pedig igazi élmény legyen a feldolgozás.
EMBERI TÉNYEZŐK
Ne felejtsük el azt a fontos tényezőt, hogy a számok és a folyamatok mögött emberek vannak. Egy alacsony hatásfokkal működő HR rendszerben a munkatársai frusztráltak lehetnek és elcsigázottak a folyamatos adminisztratív tehertől.
Egy jól működő digitálizált HR rendszerrel viszont igazi élménnyé válik a munka és nő a megelégedettség. Ezen tényezők pedig Önnek, munkatársainak is boldogságot okoznak és felszabadítják a vállalatában rejlő produktivitást!