Hagyományos versus digitális HR folyamatok

2021.07.06 | Bennfentes | Digitális transzformáció | Tudás
Hagyományos versus digitalizált HR folyamatok - OLM Rendszer blog

2600 munkaóra megy kárba egy papír, táblázat alapú HR adminisztrációval rendelkező,  1000 fős vállalatnál. A horribilis szám árnyékában  rengeteg frusztrációt és kellemetlenséget talál. Most boncasztalra tesszük a folyamatokat és megmutatjuk, hogyan lehet digitális megoldással hatékonnyá tenni.

Nagyon kevesen látják át a cégüknél a HR adminisztrációs folyamatokat és sokan lepődnek meg amikor feltárul ez a hálózat. Ha Ön HR szakember akkor a bőrén érzi, ha a menedzsment területen dolgozik akkor a felismeréssel komoly kiadásoknak tud búcsút inteni.

0

A HR osztály csatlakozik

A HR osztály szükséges feladatai a tervezés és az adminisztráció. Utóbbihoz szükség van a többi osztály munkájára (pl.; beosztások, jelenlétek, távollétek). Az együttműködéshez a HR osztály egyes feladatokat delegál. Más feladatokat utasításokat papíron tesz közzé vagy e-mailban küld el. 

hr-folyamatok-HR-osztaly-tervez-OLM-Rendszer-blog
0

Mindenki adminisztrál

A középvezetők és a dolgozók az adminisztráció egy részét önállóan vezetik és egyeztetnek a munkaüggyel.

Mindenki adminisztrál a cégnél. - OLM Rendszer blog
0

Hibajavítási ciklus

Az elkészült adminisztráció azonban korrekcióra szorul. Ennek egyik oka, hogy ‘nem-munkaügyes’ kolléga készíti el illetve nem a jogszabályoknak megfelelő. Ebben az esetben újra egyeztetés szükséges a személyüggyel foglalkozó kollégákkal. Ez a ciklus addig zajlik újra és újra amíg minden rendben nem lesz.

Hibajavítási ciklus ábra a hagyományos HR adminisztrációban - OLM Rendszer blog
0

Javítási ciklus

Ez a folyamat megegyezik a hibajavítási ciklussal, mindössze az oka más. A másik ok pedig az adminisztráció szerkesztése a bekövetkező események miatt történő változások kezelése. Ilyen lehet a beosztások cseréje, vagy a távollétek kezelése.  Ezt megbeszélés, javítás és rögzítés követi. Minél több változás annál többször zajlik le a ez a ciklus.

0

Adatok véglegesítése

A folyamatot a legtöbb esetben az adatok összesítése és átadása a bérszámfejtésnek zárja. Ha hibásak az adatok (például pótlékok) vagy nem jogszabálynak megfelelőek akkor vissza kerül újabb egyeztetésre a HR osztályra. És ez a kör köztük és a dolgozók közt addig zajlik amíg minden rendben nem lesz.

Konklúzió

Az időrabló rendszer két tényező által emészti fel a benne dolgozók munkáját és csökkenti a produktivitást.  

A túl hosszú folyamat láncok melyeknél sok lépésben és körülményes úton jut el az ügyvitel a kezdettől a végig. 

A másik tényező pedig a ciklusok. Minél többször kell egy adott folyamat befejezéséhez köröket futni annál több idő és energia megy el cégen belül. 

Az eredmény akár 3.000 munkaóra és rengeteg kellemetlen érzés a dolgozók részéről. A vállalat erőforrásainak egy része a gazdaságtalan HR folyamatokra megy el a produktívabb feladatok helyett. Mi a megoldás?

HR FOLYAMATOK OLM RENDSZERREL

Az alábbi ábrán mutatjuk, hogyan néz ki a HR adminisztrációs folyamat OLM Rendszer használatával.

VALÓS IDŐBEN

A digitális átalakulásnak köszönhetően minden folyamat valós idejűvé válik, késlekedés nélkül. Egyetlen online felületen lehet az adminisztrációt rögzíteni vagy módosítani, illetve tovább küldeni.

TERVEZHETŐ MUKAERŐ GAZDÁLKODÁS

A valós idejű adatok pedig lehetővé teszik, hogy tervezni lehessen a munkaerővel a termelés és az egyéb tényezők figyelembevételével ezáltal stratégiai előnyt nyújtanak.

ELÉRHETŐ ADATOK

Minden adat azonnal elérhető szerkeszthető és módosítható. Az automatizált megoldásoknak köszönhetően pedig a repetitív feladatok elenyésznek.

SZELLEM A GÉPBEN

A Rendszer úgy lett megtervezve, hogy egyes feladatokat nem munkaügyesek is teljes biztonsággal tudjanak végrehajtani míg a HR számára pedig igazi élmény legyen a feldolgozás.

EMBERI TÉNYEZŐK

Ne felejtsük el azt a fontos tényezőt, hogy a számok és a folyamatok mögött emberek vannak. Egy alacsony hatásfokkal működő HR rendszerben a munkatársai frusztráltak lehetnek és elcsigázottak a folyamatos adminisztratív tehertől.

Egy jól működő digitálizált HR rendszerrel viszont igazi élménnyé válik a munka és nő a megelégedettség. Ezen tényezők pedig Önnek, munkatársainak is boldogságot okoznak és felszabadítják a vállalatában rejlő produktivitást!

OLM Rendszer blog feliratkozás

Töltse ki az alábbi űrlapot, hogy a legérdekesebb HR digitalizációs szakmai tartalmainkat el tudjuk küldeni Önnek.

Adatkezelési tájékoztató (GDPR)*

Kövessen minket a közösségi hálózatokon is!