2600 munkaóra megy kárba egy papír, táblázat alapú HR adminisztrációval rendelkező, 1000 fős vállalatnál. A horribilis szám árnyékában rengeteg frusztrációt és kellemetlenséget talál. Most boncasztalra tesszük a folyamatokat és megmutatjuk, hogyan lehet digitális megoldással hatékonnyá tenni.
Nagyon kevesen látják át a cégüknél a HR adminisztrációs folyamatokat és sokan lepődnek meg amikor feltárul ez a hálózat. Ha Ön HR szakember akkor a bőrén érzi, ha a menedzsment területen dolgozik akkor a felismeréssel komoly kiadásoknak tud búcsút inteni.
A bejegyzés elolvasása 8 percet vesz igénybe. Ha most nincs ideje vegye fel nyugodtan a könyvjelzőjébe!
Ebben a bejegyzésben a következőkről lesz szó:
1. A HR osztály csatlakozik
A HR osztály szükséges feladatai a tervezés és az adminisztráció. Utóbbihoz szükség van a többi osztály munkájára (pl.; beosztások, jelenlétek, távollétek). Az együttműködéshez a HR osztály egyes feladatokat delegál. Más feladatokat utasításokat papíron tesz közzé vagy e-mailban küld el.
Példa:
A beosztásokat az osztályvezetők készítik el egy cégnél de a véglegesítést visszaküldik a munkaügy számára akik átnézik és hiba esetén javításokat vagy további információkat kérnek be.
2. Mindenki adminisztrál
A középvezetők és a dolgozók az adminisztráció egy részét önállóan vezetik és egyeztetnek a munkaüggyel.
Példa:
Egy cégnél a szabadságos tömbökbe vezetik a műszakvezetők a jóváhagyott szabadságokat és azokat egyeztetik a dolgozókkal.
3. Hibajavítási ciklus
Az elkészült adminisztráció azonban korrekcióra szorul. Ennek egyik oka, hogy ‘nem-munkaügyes’ kolléga készíti el illetve nem a jogszabályoknak megfelelő. Ebben az esetben újra egyeztetés szükséges a személyüggyel foglalkozó kollégákkal. Ez a ciklus addig zajlik újra és újra amíg minden rendben nem lesz.
Példa:
Egy munkaidőkeretet alkalmazó vállalatnál a beosztásokat a csoportvezetők készítik el de nem figyelnek a pihenőidő szabályaira és ezért ellenőrzéskor derül ki, hogy kevés pihenőidőt kaptak a dolgozók egy adott időszakban.
4. Javítási ciklus
Ez a folyamat megegyezik a hibajavítási ciklussal, mindössze az oka más. A másik ok pedig az adminisztráció szerkesztése a bekövetkező események miatt történő változások kezelése. Ilyen lehet a beosztások cseréje, vagy a távollétek kezelése. Ezt megbeszélés, javítás és rögzítés követi. Minél több változás annál többször zajlik le a ez a ciklus.
Példa:
Ez a folyamat megegyezik a hibajavítási ciklussal, mindössze az oka más. A másik ok pedig az adminisztráció szerkesztése a bekövetkező események miatt történő változások kezelése. Ilyen lehet a beosztások cseréje, vagy a távollétek kezelése. Ezt megbeszélés, javítás és rögzítés követi. Minél több változás annál többször zajlik le a ez a ciklus.
5. Adatok véglegesítése
A folyamatot a legtöbb esetben az adatok összesítése és átadása a bérszámfejtésnek zárja. Ha hibásak az adatok (például pótlékok) vagy nem jogszabálynak megfelelőek akkor vissza kerül újabb egyeztetésre a HR osztályra. És ez a kör köztük és a dolgozók közt addig zajlik amíg minden rendben nem lesz.
Példa:
A bérszámfejtés jelzi, hogy az egyik személy nyilvántartása hiányos egyes napokon. Ekkor visszaszólnak a HR-nek aki megkeresi a dolgozó vezetőjét a vezető pedig tisztázza a dolgozóval majd visszaküldik a HR-nek aki elküldik a bérszámfejtésnek. Egy másik esetben a dolgozók jelzik, hogy kevés az utalt bérösszegük mert nem vitték fel a pótlékot. Ekkor egyeztetik a középvezetővel majd a HR-el és a bérszámfejtéssel…
Konklúzió
Az időrabló rendszer két tényező által emészti fel a benne dolgozók munkáját és csökkenti a produktivitást.
A túl hosszú folyamat láncok melyeknél sok lépésben és körülményes úton jut el az ügyvitel a kezdettől a végig.
A másik tényező pedig a ciklusok. Minél többször kell egy adott folyamat befejezéséhez köröket futni annál több idő és energia megy el cégen belül.
Az eredmény akár 3.000 munkaóra és rengeteg kellemetlen érzés a dolgozók részéről. A vállalat erőforrásainak egy része a gazdaságtalan HR folyamatokra megy el a produktívabb feladatok helyett. Mi a megoldás?
HR folyamatok az OLM Rendszerrel
Az alábbi ábrán mutatjuk, hogyan néz ki a HR adminisztrációs folyamat OLM Rendszer használatával.
VALÓS IDŐBEN
A digitális átalakulásnak köszönhetően minden folyamat valós idejűvé válik, késlekedés nélkül. Egyetlen online felületen lehet az adminisztrációt rögzíteni vagy módosítani, illetve tovább küldeni.
Példa:
Egy több ezer fős cégcsoport munkavállalói fizikai telephelytől függetlenül az OLM Rendszer online alkalmazásában vagy asztali gépén vezetik a munkaidő nyilvántartásukat. Változás esetén csak a jóváhagyott személy korrigálja az adatokat.
TERVEZHETŐ MUKAERŐ GAZDÁLKODÁS
A valós idejű adatok pedig lehetővé teszik, hogy tervezni lehessen a munkaerővel a termelés és az egyéb tényezők figyelembevételével ezáltal stratégiai előnyt nyújtanak.
Példa:
Egy munkaerőt kölcsönző gyártó vállalatnál egyes hónapokban kevesebb a megrendelés a késztermékre míg más hónapokban megnövekszik az igény. Ekkor a beosztásokat a termelési volumenhez igazítják ezáltal mindig annyian dolgoznak amennyien szükséges. Így a bérköltség jelentősen csökken.
ELÉRHETŐ ADATOK
Minden adat azonnal elérhető szerkeszthető és módosítható. Az automatizált megoldásoknak köszönhetően pedig a repetitív feladatok elenyésznek.
Példa:
Egy cégnél papíron vezették a munkaidő nyilvántartást amelyet a HR excel táblákba vitt fel. Az OLM Rendszer bevezetésével a másolható elemekkel és számításokkal több száz óra kézi begépelés szűnik meg.
SZELLEM A GÉPBEN
Minden adat azonnal elérhető szerkeszthető és módosítható. Az automatizált megoldásoknak köszönhetően pedig a repetitív feladatok elenyésznek.
Példa:
Egy vállalatnál a munkaidőkeretes foglalkoztatásban dolgozók nyilvántartását folyamatosan munkaügyi szakértővel ellenőriztették utólagosan. A Rendszerben található jogszabály megfelelőségi vizsgálat funkcióval a tervezést és a nyilvántartást is el lehet szakértő nélküli végezni gépi segítséggel.
Emberi tényezők
Ne felejtsük el azt a fontos tényezőt, hogy a számok és a folyamatok mögött emberek vannak. Egy alacsony hatásfokkal működő HR rendszerben a munkatársai frusztráltak lehetnek és elcsigázottak a folyamatos adminisztratív tehertől.
Egy jól működő digitálizált HR rendszerrel viszont igazi élménnyé válik a munka és nő a megelégedettség. Ezen tényezők pedig Önnek, munkatársainak is boldogságot okoznak és felszabadítják a vállalatában rejlő produktivitást!