Hogyan lesz sikeres egy nagyvállalati alkalmazás beszerzése? -2. rész

Cikksorozatunkban vezetőknek szóló döntést segítő tippeket adunk, hogy garantáltan sikeres legyen egy nagyvállalati program vagy programcsomag beszerzése. Ebben a bejegyzésben a ’mindentudó program’ mítoszát és a ’célszerszám rendszereket’ vetjük össze. Ha még nem olvasta az első részt akkor itt megteheti.

Ha éppen az ERP rendszerek, bérszámfejtő programok, raktárkészlet kezelők, értékesítést segítő-, marketing szoftverek, vagy a munkaügyi és HR alkalmazás beszerzése előtt áll akkor segítünk a jó döntés meghozatalában.

Az előző részben megmutattuk, hogy a beszerzés előtt a siker egyik alappillére az, hogy pontos specifikációt állítanak össze vagy tisztán és érthetően fogalmazzák meg az igényeiket a beszerzendő programmal szemben. Ehhez elengedhetetlen ismerni azokat a munkafolyamatokat, amelyet az alkalmazás segíthetne. Megmutattuk a három útját a nagyvállalati rendszerek beszerzésének. Ennek egyik formája a saját fejlesztés a második a kész program vásárlás és a harmadik a kész program vásárlása egyedi fejlesztési kérésekkel ötvözve.

Cégvezetőként vagy beszerzőként esetleg a projekt felelőseként, kezében a beszerzendő rendszer követelménylistájával elkezd körbe nézni a nagyvállalati alkalmazások piacán. A cégek minden problémára kínálnak megoldást és vannak olyan cégek, amelyek egy-egy részterületre.

A beszerzésnek ezen a pontján nagy döntés előtt áll függetlenül attól, hogy egyetlen részterületre (pl. bérszámfejtés, munkaidő nyilvántartás, készletezés) szeretne programot választani vagy egyszerre többre kíván megoldást találni.

Ha éppen csak egyetlen feladatra jönne jól egy korszerű alkalmazás akkor is érdemes mérlegelnie, hogy a jövőben még mire lenne igény a vállalat részéről. Ha pedig egyszerre több folyamatot kellene hatékonyan lefedni akkor is fent áll két lehetőség.

Az egyik lehetőség, hogy a különböző feladatokra specifikus alkalmazásokat keres olyan gyártótól, akinek a szakterülete az adott folyamat. Ezeket a rendszereket nevezhetjük ’célszerszámnak’. Olyan programok és alkalmazások, amelyeket sok teszteléssel évek alatt fejlesztettek úgy, hogy az adott területen tökéletes felhasználói élményt és maximális hatékonyságot nyújtsanak.

A kínálatban sok cég pedig szinte minden folyamatra és területre kíván megoldást nyújtani egyetlen ’nagy programmal’ vagy programcsomaggal. Egyszerűen hangzik. Csak egy aláírás és máris minden osztály részleg egy alkalmazáshoz jut, amely a munkáját könnyebbé teszi. A vezetés boldog a felhasználók szintén örülnek Önt vagy a projekttel megbízottat pedig elismerés éri. Ez mind roppant csábítóan hangzik, de aki a technológia iparban dolgozik az tudja, hogy ez a gyakorlatban egy szép cél, amit az informatikával el kell érni, de a valóság nagyon más a felhasználók számára.

A bejegyzés írásakor 2018-ban jelen pillanatban bármely területet is nézzük, értékesítés, marketing, vállalatirányítás, irodai alkalmazás, munkaügy, HR, raktárkészlet, bérszámfejtés… stb akkor azt tapasztaljuk, hogy mindenre van egy vagy több remek céleszköz de egyetlen olyan nagy program amire igaz, hogy felveszi a versenyt a céleszközökkel egyszerűen nem létezik. Mítosz csupán!

Ezt az állítást meg is indokoljuk Önnek. A válasz a szoftverfejlesztők üzletpolitikájában keresendő. A fejlesztő csapatok és vállalatok egyetlen területtel kezdtek majd folyamatosan bővítették a portfóliót más problémák megoldására. Van olyan is aki csak néhány területet fed le.

Az informatika az elmúlt húsz évben igazi robbanáson ment keresztül, de egyszerűen még nem tartunk ott, hogy egyetlen nagy cég képes legyen egyetlen programban mindenre megoldást találni. Ez a nap eljöhet, de most ott tartunk valójában, hogy egy nagy terület a specialitás és utána fokozatosan fejlesztünk a többi területre is kinyitva az ágakat. Jelen pillanatban még a világ vezető cégei sem képesek egyetlen nagy nagyvállalati ’szuperprogramot’ létrehozni, amely maradéktalanul eleget tesz minden elvárásnak.

Viszont aggódni felesleges mert mindenre van egy kiváló minőséget biztosító szoftverfejlesztő cég, amely Önért verseng és ezáltal olyan célszerszám rendszereket hoz létre, amellyel valóban hatékony lesz a cége működése. De ha jobban olvas a marketing anyagok sorai között akkor láthatja, hogy szinte minden nagyvállalati szoftvert nyújtó cég esetén van egy fő profil és mellé kínált modulok.

Pontosan olyan ez a helyzet, mint amikor elmegy a boltba és választhat egy mindentudó konyhai robotgépet vagy pedig jó konyhai célszerszámokat, vagy pont úgy, mint amikor választhat egy svájcibicskát vagy egy konyhai kést és egy túrázó kést. Az egyik nagyjából mindenre jó a másik csak egy-két dologra, de arra nagyon. A mindentudó robotgépet először mindenki boldogan használja és elégedetten nyugtázza a beszerzést aztán, ha sok a speciális feladat akkor a szerkezet a polc tetejére kerül és előkerülnek a célszerszámok. A nagyvállalati alkalmazások esetén is ez szokott történni csak a beruházások mértéke nagyobb.

A széles spektrumot lefedő nagyvállalati rendszerek esetén könnyű lesz a beszerzés és a garantáltan az integrálás is könnyebb a kompatibilis modulok esetén. Ez egy előnyös választás, ha a munkafolyamatok egyszerűek és olyan iparágban érdemes használni, ahol időtényező nem fontos.

Hátránya, hogy a hatékonyság megkérdőjelezhető. A programmal dolgozók munkája viszont nem biztos, hogy sokkal könnyebb lesz. Lehet, hogy az egyik területen kimagasló az alkalmazás modulja és a vele dolgozók az egekig magasztalják, de egy másik területen kínszenvedésé válik a felhasználók munkája. Emiatt növekednek az adott feladat ráfordított munkaórái és a költségek messze nem térülnek meg.

Ha a részfeladatokra a speciális alkalmazásokat választja akkor előnyként biztos lehet benne, hogy a hatékonyság eléri a kívánt szintet hiszen a bérszámfejtő a legjobb bérprogrammal, a munkaügyes a legjobb munkaügyi programmal, a vezetőség a legjobb vállalatirányítási rendszerrel, a beszerzés legjobb raktárkészlet kezelővel stb.)- dolgozik ezáltal minden osztály és kolléga munkaórát takarít meg amivel a cége produktivitása növekszik.

Hátránya, hogy egyes esetekben, hogy ezeket a célszerszámokat integrálni kell egymáshoz ami olykor nehézséget okozhat. Továbbá a terméktámogatásról is külön-külön kell a rendszerek forgalmazóival megállapodni. Szerencsére ma már a korszerű API technológiával a legtöbb rendszer és alkalmazás integrálható és ezáltal minden területre a legjobbat tudja beszerezni cége számára.

Ön dönt, hogy melyik megoldást választja!

Az ODT System tíz év tapasztalata alapján született professzionális munkaidő nyilvántartó program, amely a munkaügyek spektrumát lefedi és a visszajelzéseink alapján egy igazi célszerszám amely kivívta a humán erőforrás, munkaügy és munkavállalók elismerését. Kompatibilisek vagyunk a piacvezető bérprogramokkal. A moduláris rendszernek köszönhetően a SZABADSÁG vagy BEOSZTÁS és a HR modulunk pedig sok esetben olyan vállalatnál is fut, ahol névlegesen van hasonló funkció, de még így is pénzt és időt spórolnak meg az ODT System speciális moduljával. Ezért bátran javasoljuk a tapasztalataink alapján a több céleszköz választását és a mítoszok elkerülését.