A vállalatok számára ma már elengedhetetlen, hogy olyan emberi erőforrás programot használjanak, amivel optimalizálhatják és leegyszerűsíthetik a HR munkafolyamatokat. Hiszen egyes feladatok esetében, ezzel akár több száz órányi munkaidő is megspórolható. Ráadásul könnyebben kezelhető a munkaerő, csökkenthetőek a költségek és növelhető a produktivitás. Mindez a legkorszerűbb módon!
A bejegyzés elolvasása 5 percet vesz igénybe. Ha most nincs ideje vegye fel nyugodtan a könyvjelzőjébe!
Ebben a cikkben megismertetjük a HR szoftverekről szóló legalapvetőbb és legfontosabb tudnivalókat:
Mi a HR szoftver?
Az emberi erőforrás szoftver egy olyan digitális megoldás, amely elektronikus üzleti programokat jelent. Ide tartozik minden olyan program, amely digitalizálja és optimalizálja a humánerőforrás-menedzsment feladatait. Azaz többek között automatizálja a manuális feladatokat, segít a jobb tervezésben, a költségvetés kezelésben, a stratégiai döntéshozatalban vagy az információk és adatok rendezésében Mindezzel időt és energiát takarít meg a HR szakemberek és vezetők számára.
A HR szoftverek típusai
A HR programok számos emberi erőforrás menedzsment munkafolyamatait segítik digitális átalakulással. Míg egyes típusok csak bizonyos feladatokat képesek ellátni, addig más rendszerek több tevékenységet ölelnek fel.
A humán erőforrás szoftverek az alábbi típusokra, csoportokra oszthatók:
Mi az a HRIS?
Emberi Erőforrás Információs Rendszer (Human Resources Information System). A Human Resources Management (Fresh Perspectives) c. könyvben a szerzők R. Kleynhans és S. van Aswegen úgy fogalmazták meg, hogy a HRIS egy olyan számítógépes rendszer, amely lehetővé teszi a munkaerő irányításához, kezeléséhez szükséges információk összegyűjtését, rendszerezését, tárolását, frissítését és visszakeresését.
A HRIS tulajdonképpen alapvető humán erőforrás menedzsment funkciók kezelésére jött létre, ami embereket, eljárásokat és szabályzatokat kezel. Ez egy fundamentális rendszer, amit egy kisvállalkozás (is) használhat az alkalmazottak kezeléséhez.
Funkciói (a teljesség igénye nélkül): toborzás, juttatások adminisztrációja, távollét és kompenzáció kezelése, munkafolyamatok, jelentéskészítés, önkiszolgáló portál, személyzeti nyomon követés, ATS, képzés és fejlesztés.
A következő két csoportról megoszlanak a vélemények, ugyanis nehéz pontosan behatárolni, hogy a HCM vagy a HRMS foglalja magába a legszélesebb körben a HR szoftvereket. Egyesek a HCM-et tartják a legkomplexebb rendszernek, míg mások a HRMS-t tekintik annak.
Kutatásaink alapján jelen cikkben a következőképpen határozzuk meg:
Mi az a HRMS?
Emberi Erőforrás Menedzsment Rendszer (Human Resources Management System). A HRMS rendszer szintén a HR funkciókat kezeli, de átfogóbb módon, mint a HRIS. Amellett, hogy tartalmazza a HRIS összes funkcióját, kiegészül bérszámfejtéssel és tehetséggondozási modulokkal.
Mi az a HCM?
Emberi Tőke Menedzsment (Human Capital Management). Ez a rendszer a legösszetettebb szoftver eszköz az előző két megoldáshoz képest. Magába foglalja a HRIS és a HRMS összes funkcióját, ezeket a legoptimálisabb módon kezeli és utódlástervezésre is alkalmazható. Tartalmazza az olyan diszciplínákat, mint a tehetséggondozás és az alkalmazottak bevonása.
Mi az az ATS?
Pályázókövető rendszer (Applicant Tracking System). Ez egy olyan humán erőforrás toborzási szoftver, amely egy adatbázisba foglalja össze az állásra pályázókat. Lehetővé teszi a rendszerezésüket, keresésüket és a velük való kommunikációt. Célja, hogy megkönnyítse, egyszerűsítse és automatizálja a toborzók és munkaerő felvételi szakemberek munkáját.
Mi az a Bérügyviteli program?
A bérszámfejtő szoftver a HR-esek számára kifejlesztett program, amelyet az alkalmazottak teljes bérszámfejtési életciklusának kezelésére és nyomon követésére használhatnak. A szoftver automatizálja és egyszerűsíti a kifizetési, befizetési és adóügyviteli folyamatokat.
HR programok alkalmazási területei
Az emberi erőforrás menedzsment program rengeteg területet képes digitalizálni, a munkaerő felvételtől egészen az alkalmazott nyugdíjba vonulásáig szinte minden feladatra megoldást nyújt. A technológia fejlődésével ezen területek köre folyamatosan bővül, azonban jelenleg nagyrészt a következőkre terjednek ki:
HR szoftverek funkciói
A humán erőforrás programok a fentebb említett területeken belül a multifunkcionalitásukkal komoly segítségeket adnak a szakembereknek. Legyen szó akár egy egyszerűbb munkafolyamatról vagy egy komplexebb, több szintű feladatról, ezek a szoftverek – az alábbiakban felsorolt funkciókkal – sokkal hatékonyabbá tudják tenni a HR-esek munkáját.
Munkaügyi, személyügyi nyilvántartás és elemzés:
- valós idejű munkaügyi adatok kezelése
- kompetencia mátrix kialakítás
- munkaköri követelmények nyilvántartás
- belső kommunikáció
- teljesítményértékelés
- erőforrás és munkaidő tervezés
- toborzás-kiválasztás
- karriertervezés
- jelenlét elszámolás és időadatok
- kompetencia alapú időbeosztás
- munkaerő időbeosztás
Időgazdálkodás:
- beléptetés
- munkaidő elszámolás
- beosztástervezés
- szabadságtervezés
- pótlékszámítási adatok
- termelésirányítás munkaerővel összekötve
- beléptetőrendszerek intelligens megoldásokkal
- teljesítményértékelés egyénre és munkaterületre
- valós idejű adatok és kimutatások
- predikciós kimutatások
Személyügyi adatkezelés:
- munkakör kezelés
- munkavállaló kezelés
- továbbképzés
- munkaügyi adatkezelés
- munkavállalói alapadatok
- munkaruházat kezelés
- üzemorvosi vizsgálatok
- automata értesítő késésekről/hiányzásról
Toborzás-kiválasztás:
- jelentkezők adatai
- időbeosztás és folyamatkezelés
- értesítő funkciók
- értékelés funkciók
Bérügyvitel:
- jogszabályok folyamatos nyomon követése és alkalmazása
- TB elszámolás
- testreszabhatóság a vállalat igényeinek megfelelően
- egyéni és csoportos bérszámfejtés
- automatizált számítások és hiba szűrés
- adatbiztonság
- integrálhatóak más rendszerekkel
- folyamatos támogatás
Kommunikáció és munkáltatói márkaépítés:
- vállalati üzenetküldés
- céges üzenőfal interaktív funkciókkal
- belső felmérések és kvízek
- közös csoportok és aktív programok
- onboarding/preboarding
HR alkalmazások előnyei
Elsősorban az emberi erőforrás részlegét és a szervezetet segítik azáltal, hogy automatizálják a különböző feladatokat, menedzselik a munkaerő termelékenységét vagy lehetővé teszik a dolgozók információinak adatvezérelt, rendezett és szervezett felhasználását és megőrzését.
A technológiai fejlettségnek köszönhetően a manuális munkafolyamatok digitalizált emberi erőforrás ügyvitellé válnak. De ezen kívül a következő előnyök is alátámasztják, miért érdemes befektetni egy HR alkalmazásba:
1
Hatékonyság, termelékenység, időtakarékosság
A HR eszközök azáltal, hogy digitalizálják és automatizálják a feladatokat, felszabadítják a humán erőforrás embereit a folyamatosan ismétlődő, adminisztrátori és időrabló tevékenységek alól.
2
Munkavállalói elégedettség
Azáltal, hogy a legtöbb funkció önkiszolgáló és felhasználóbarát módon történik tehát a dolgozók is képesek a saját HR ügyeiket gördülékenyen intézni fokozódik az elégedettségük.
3
Költséghatékonyság
Az adminisztrációs feladatok digitalizálásával és automatizálásával a cég jelentős erőforrásai szabadulnak fel amely a költségmegtakarításban is jelentkezik.
4
Szabályoknak való megfelelés
Az emberi erőforrás menedzsment egyik felelőssége, hogy a vállalat megfeleljen a különböző és folyamatosan változó törvényi előírásoknak. Magyarországon ez a Munka törvénykönyvét és rendelkezéseket, illetve az adatvédelmi törvényeket jelenti.
5
Adatbiztonság
A munkavállalók adatainak kezelése és feldolgozása olyan speciális adatvédelmi eljárásokat igényel, amelyet a szoftver gyártójának garantálnia kell.
6
Jobb döntéshozatal
A valós idejű adatoknak, az adatvizualizációs megoldásoknak köszönhetően a korszerű HR alkalmazások napi szinten segítik a tervezést és a stratégiai szintű döntések meghozatalát.
7
Optimalizált erőforrások
A digitális megoldások egy környezetbarát kisebb ökológiai lábnyommal járó alternatívát kínálnak a papír és hibrid dokumentum kezeléssel szemben.
8
Hiba arányának csökkenése
A munkaügyi adatok és számítások tízezreit végzi el egy program hibamentesen szemben a manuális számításokkal.
9
Integrálhatóság
Egy korszerű emberi erőforrást kezelő program könnyedén elfut a legtöbb iroda hardveres és szoftveres környezetében minden telepítés nélkül és képes kapcsolódni más alkalmazásokhoz.
Elengedhetetlen digitális HR
Összességében elmondható, hogy a HR szoftver egy létfontosságú eszköz, főleg a nagyvállalatok esetében. Hiszen megannyi funkcióval segíti a humán erőforrás menedzsment tevékenységét és számos előnyt rejt magában, ami a szervezet versenyképességét és fenntartható működését szolgálja.
HR szoftverek útmutatója
A digitális transzformáció hatására forradalom zajlik a HR területén. Nincs könnyű helyzetben az, aki személyügyi szoftver beszerzés előtt áll, hiszen innovatív megoldások garmadájával kell szembenéznie. Útmutatónkban lépésről lépésre mutatjuk be az emberi erőforrás gazdálkodás területére készült programokat. Segítségével tisztább képet kap a HR alkalmazások világáról és beszerzésnek feltételeiről:
🔵 Könnyen érthető
🔵 Térítésmentes
🔵 Speciálisan HR és cégvezetőknek