Nagyvállalati alkalmazások beszerzése

2022.02.22 | Tudás

Egy nagyvállalati program beszerzése megváltoztatja a működési folyamatokat. Célja, hogy korszerűsítse, digitalizálja és optimalizálja a mindennapi feladatokat, felszabadítsa a munkaerőt az időrabló tevékenységek alól. Ehhez viszont elengedhetetlen olyan szoftverek használata, amelyek megfelelnek és kompatibilisek a szervezettel, támogatják a működését és üzleti céljait.

Mi a nagyvállalati alkalmazás?

A nagyvállalati program egy olyan üzleti szoftverrendszer összessége, mely a nagyvállalatok működését elősegítő modulokkal, egyedi eszköz- és funkciókészlettel rendelkezik. Digitalizálja a különböző munkafolyamatokat, például: a beszerzést, az értékesítést, a nyilvántartást, a kommunikációt, az ügyfélszolgálatot, stb.

Segítségével minimalizálható az emberi erőforrás munkaterhelése, növelhető a termelékenység és optimalizálható a működés hatékonysága. Automatizálhatóak a feladatok és a döntéshozatal is megalapozottabbá és könnyebbé válik általa.

A nagyvállalati alkalmazások típusai

A vállalati szoftverek képesek kielégíteni a különböző szervezeti igényeket, hiszen a legtöbb munkafolyamathoz megfelelő típusaik vannak. Ezen belül is különböző modulokkal és funkciókkal segítik a cégek produktivitásának hatékonyságát. A teljesség igénye nélkül a következők:

Vállalat irányítási rendszer (ERP – Enterprise Resource Planning)

Az ERP egy olyan irányítási vagy másnéven erőforrás tervező alkalmazás, mely egy központi adatbázisba gyűjti, foglalja össze a különböző részlegek adatait. Például a számvitel, HR, ellátási lánc menedzsment, marketing és értékesítés területeiről. Ezzel lehetővé téve az információk valós időben történő elérését. Egyszerűbb hálózatot hoz létre a különböző részlegek között.

Emberi erőforrás menedzsment rendszer (HRM – Human Resources Management)

Ez a program az emberi erőforrás menedzsment feladatait hivatott segíteni automatizálással, az együttműködés és az adatok előnyeinek kihasználásával. Minden HR funkciót képes kezelni a munkavállalók toborzásától kezdve, a kiválasztáson, képzéseken és tehetséggondozáson át, egészen a dolgozói adatok kezelésééig.

Ügyfélkapcsolat-kezelés rendszer (CRM – Costumer Relationship Management)

A CRM-mel egy vállalat kezelheti az interakcióját és a kapcsolatát a meglévő és potenciális ügyfelekkel. Begyűjti a fogyasztók adatait és részletes információkat tárol például a vásárlásokról, szokásokról, személyes adatokról. Alkalmazása kiterjed az ügyfélkapcsolatok menedzselésére, ezen belül is a marketingre, értékesítésre, a digitális kereskedelemre és ügyfélszolgálati interakciókra.

Marketing szoftverek

A nagyvállalatok marketing tevékenységeit a marketing szoftverek automatizálják. Hiszen egy bizonyos méretű szervezet már képtelen manuálisan kezelni ezeket a feladatokat. Ez a megoldás többek között segít az online megjelenésben és kommunikációban, marketing kampányokban, illetve leadekből ügyfeleket generálnak.

Ellátási lánc menedzsment rendszer (SCM – Supply Chain Management)

Ezek a rendszerek hozzájárulnak a folyamatos termeléshez és szállításhoz szükséges készletek áramlásának biztosításához. Segítenek összegyűjteni, tárolni és kezelni az információkat az alapanyagok és eszközök beszerzésével, a gyártáson át, egészen a késztermékek végfelhasználókig való eljuttatásával kapcsolatban. Hosszú távon előnyös a kereskedelemmel foglalkozó vállalkozások számára.

Bérszámfejtési rendszerek

Az alkalmazottak bérével és az adóbevallással kapcsolatos feladatok elvégzésére szolgálnak. Például a munkaidő nyomon követésére, a bérek kiszámítására vagy a közvetlen befizetések teljesítésére. Minimális emberi hozzájárulást igényelnek, csupán néhány adatot kell megadni, ami alapján a rendszer automatikusan elvégzi a számításokat. A legtöbb ilyen szoftver automatikusan frissül az adótörvények változása következtében.

Mennyire elterjedtek a nagyvállalti szoftverek?

A nagyvállalati programok megjelenése forradalmasította és nagymértékben egyszerűsítette a nagyvállalatok működését. A szoftverek adta lehetőségek kiaknázása hatalmas üzleti és versenyelőnnyel jár, amit az elmúlt pandémiás időszak be is bizonyított. Sok szervezet problémákkal küszködött, míg mások az alkalmazásoknak köszönhetően zavartalanul működhettek tovább.

Kutatásaink alapján elmondhatjuk, hogy a magyar vállalkozások jelentős része jövőbeli működésüket a technológiai fejlődés irányában kívánják folytatni. Főleg a járvány okozta kihívások hatására 56%-uk tervez digitális fejlesztést eszközölni a következő években. Emellett pedig 61%-uk tartja hasznosnak a digitalizációt, mert elősegíti termelékenységük és hatékonyságuk fokozását.

Ma már a digitalizáció alatt leginkább a szoftverek használatát, a digitális adatgyűjtést és elemzést illetve a felhő és a felhőalapú szolgáltatások alkalmazását értik a vállalatok.

Az IDC (International Data Corporation) előrejelzése szerint, a digitalizációs fejlesztésekre a cégek világszinten 2025-re több, mint 1,3 billió dollárt fordítanak majd. Ebből is következtetni lehet arra, hogy a nagyvállalati szoftverek évről-évre egyre nagyobb népszerűségnek örvendenek, hiszen a szervezetek belátják és tapasztalják, hogy a technológiai fejlődésre szükség van. Máskülönben versenyhátrányba kerülnek és működésbeli kihívások fogják nehezíteni mindennapjaikat.

Mit várunk el egy nagyvállalati szoftvertől?

A piacon rengeteg féle nagyvállalati szoftver termék található, amelyek jól működnek, de emellett sok egyéb szempontnak is meg kell felelniük, hogy az valóban kifizetődő befektetés legyen. Fontos, hogy a gyorsaságon és hatékonyságon túl egy program legalább az alábbi 6 tulajdonsággal rendelkezzen:

1. Az első és legfontosabb, hogy maximális biztonságot nyújtson a felhasználója számára. Megfelelően védje az adatokat a külső fenyegetésekkel szemben, illetve azok nyilvánosságra hozatalától, a megváltoztatásától vagy megsemmisítésétől.

2. Felhasználóbarátnak kell lennie olyan szinten, hogy még az informatikában kevésbé jártas emberek is könnyen tudják kezelni. Gördülékenyen lehessen rajta navigálni és a használatának megtanulása ne vegyen igénybe komolyabb erőfeszítéseket és időt.

3. Fontos a jogosultságok megadásának lehetősége, ami meggátolja, hogy illetéktelen személyek hozzáférjenek bizonyos adatokhoz, fájlokhoz. És csak az arra jogosult emberek léphessenek be az adott felületre.

4. Kiemelten lényeges tulajdonság a hordozhatóság. Amely a különböző konfigurációkban való használhatóságot jelenti.

5. Szükség van a tesztelési lehetőségre még a bevezetés előtt. Hiszen a felhasználó – még a vásárlás előtt – csak így tud megbizonyosodni arról, hogy a szoftver megfelel-e a cég igényeinek és hibátlanul működik a vállalat meglévő rendszereivel.

6. Jelentős szempont a program rugalmassága és karbantartása. Vagyis, hogy milyen rugalmasan lehet funkciókat modulokat hozzáadni/elvenni, anélkül, hogy akadályozná a folyamatos működést. Karbantartás során pedig fontos a hibák kijavításának zökkenőmentes folyamata.

Saját fejlesztésű program

Egy kész vállalati szoftver beszerzése helyett elkészíthető egy saját fejlesztésű alkalmazás is, amely elsőre praktikus ötletnek tűnik, hiszen minden funkció az egyedi igényekhez igazodik. Azonban számolni kell a hátrányokkal is. Mielőtt bárki is belevágna, alaposan mérlegelni kell a következőket:

- saját fejlesztés előnyei

  • abszolút megfelel a cég szükségleteinek
  • teljes ellenőrzés és jogosultság a program felett
  • a szervezet változásaihoz mérten változtatható a szoftver
  • az alkalmazás működése és érvényessége nem függ egy külső cégtől
  • a szoftver használatának mások számára való engedélyezése plusz bevételi forrás lehet
  • nincsenek folyamatban lévő előfizetések

- saját fejlesztés hátrányai

  • sokkal drágább lehet, mint egy kész program megvétele
  • az elkészítése akár hosszú hónapokig vagy akár évekig is elhúzódhat
  • a karbantartást is „saját kezűleg” kell végrehajtani
  • a technológia fejlődésével a szoftver elavulttá válhat és újra kell írni.

A saját fejlesztésű program készülhet szervezeten belül. Ehhez szükség van olyan programozó alkalmazottakra, akik meg tudják valósítani az elképzelt alkalmazást és megértik, hogy a cégnek mire van szüksége. Azonban foglalkoztatásuk költségesebb lehet, hosszabb ideig is eltarthat a program létrehozása a hosszú tervezés, fejlesztés és tesztelés miatt.

Belső fejlesztésbe csak akkor érdemes belekezdni, ha nem fontos az időtényező, megvan a struktúra és a szükséges erőforrások a szoftver létrehozásához, karbantartásához és további fejlesztéséhez.

Másik lelehetőségként egy erre specializálódott cég készítheti el a nagyvállalati alkalmazást az egyedi igények szerint. Ebben az esetben rövidebb a fejlesztési idő és nem kell plusz munkaerőt alkalmazni.

Kulcsrakész programok

Második alternatívaként jöhet szóba egy kész program beszerzése. Ez jelentősen egyszerűbb és gyorsabb megoldás, mint az előző, és sokkal költséghatékonyabb is.

A kulcsrakész programok mögött komoly tervező és fejlesztő csapat áll, akik a legjobb tervezési, fejlesztési és karbantartási technikákat alkalmazzák. Ezért az alkalmazás minőségében, teljesítményében és a folyamatos működésében biztosak lehetünk. Emellett mindig készen állnak arra, ha új funkciók hozzáadására, frissítésekre vagy javításokra van szükség.

A legtöbb ilyen szoftver rendelkezik azokkal a funkciókkal, amire minden vállalkozásnak szüksége van. Azonban a beruházás előtt érdemes utána járni, hogy az alkalmazás hogyan működik, mely feladatokat képes valójában ellátni. Csak így lehet meggyőződni a program funkcióinak és cég igényeinek szinergiájáról.

Nagyvállalati alkalmazások és az egyedi fejlesztések

A harmadik és a legoptimálisabb megoldás a kész programok és az egyedi igények ötvözése. Ebben az esetben a kulcsrakész szoftverekhez az egyedi igények külön programban kerülnek fejlesztésre.

Ez a lehetőség akkor éri meg igazán, ha a vállalat igényeinek a kész program legalább 70%-90%-ban meg tud felelni. Mivel ilyenkor a maradék, szükséges funkciók – egy kis plusz ráfordítással – egyedi fejlesztéssel könnyen létrehozhatóak. Végeredményben pedig a szervezet munkafolyamatait teljes körűen lefedő és cégre szabott nagyvállalati alkalmazáshoz lehet hozzájutni.

Viszont, ha a kész szoftver csak minimálisan tudja biztosítani a szervezet elvárásait, akkor tulajdonképpen a saját fejlesztés csapdájába kerülhetünk. Hiszen ilyenkor a nagy mennyiségben fennálló igényeket külön-külön fejleszteni kell, ami nagyobb költséggel és időtöbblettel jár.

Mitől nagyvállalati egy szoftver?

A nagyvállalati alkalmazás bevezetésével a cégek a digitális átalakulás előnyeire tehetnek szert. Sokkal hatékonyabb lesz a működésük és a munkaerő közti illetve az ügyfelekkel történő kommunikáció is. Optimalizálhatóak a költségek és a jobb átláthatóság révén növelhető a bevétel mennyisége. A feladatok végrehajtása és a működés is jelentősen rugalmasabbá válik, mind idő, mind pedig hely tekintetében. Javul a fogyasztói és munkavállalói élmény, ami fokozottabb elkötelezettséget eredményez. Nem utolsó sorban pedig a vállalat a digitalizált rendszerek által egy jobb versenyelőnyre tehet szert.

A szoftvereket a specifikumok teszik nagyvállalati alkalmazássá. Kifejezetten a nagy szervezetek igényeire specializálódnak, ezért funkcionalitásuknak nagy követelménybázist kell lefedniük. Nagyobb mennyiségű adatot képesek kezelni és tárolni, segíti a távmunkában végzett munkafolyamatokat és egyedi fejlesztések révén bővíthető a funkcionalitásuk a növekvő üzleti igényeknek megfelelően. Nagy létszámú felhasználót és szerepkört támogatnak, illetve támogatják a cég céljainak elérését is.

A nagyvállalati alkalmazások bevezetése

Mielőtt a szoftver beszerzésre kerülne, a bevezetés során fontos pontosan meghatározni, hogy milyen programra van szükség. Ehhez először is meg kell állapítani azokat a kritériumokat, munkafolyamatokat, amelyet digitalizált rendszer segítségével optimalizálni, automatizálni szeretnénk. Csak egy-egy feladatról lenne szó vagy komplexen, több folyamat lefedésére is szükség van?

Másodszor vizsgáljuk meg, hogy a piacon fellelhető nagyvállalati alkalmazások rendelkeznek-e olyan tulajdonságokkal és funkciókkal, amelyek hosszú távon is segítik a cég működését.

Például:

  • mennyire rugalmas és skálázható
  • integrálható-e más rendszerekkel
  • milyen felhasználói élményt nyújt, könnyen kezelhető-e
  • bármilyen eszközről hozzáférhető-e, biztosítja-e a mobilitást
  • mennyire méretezhető és adaptálható
  • használat előtt tesztelhető-e, stb.

Harmadszor fontos egy költség/haszon elemzést végezni. Hiszen egyes szoftverek drágábbnak, míg mások megfizethetőnek tűnnek. Itt mérlegelni kell:

  • a szervezeti igényeket
  • a programok tulajdonságait
  • a megspórolt munkaórák számát
  • a ráfordítandó és rejtett költségeket
  • a csökkenő működési költségből származó hasznot.

Végül pedig a leglényegesebb lépés a megfelelő szolgáltató kiválasztása. Olyan céget érdemes választani, akik szakértők az iparágunkban, kellő tapasztalattal és valódi referenciákkal rendelkeznek. Mert így releváns segítséget és értékes gyakorlati javaslatokat tudnak adni a program használatával kapcsolatosan.

Ahhoz, hogy az ilyen nagyvállalati szoftverek beváltsák a hozzájuk fűzött elvárásokat, nem csak az a fontos, hogy profi helyről kerüljön beszerzésre a program, de az is, hogy sikeresen bevezessük a vállalkozás életébe. Azonban ehhez elengedhetetlen egy magabiztos szoftver háttértámogatás illetve egy vezetői támogatás biztosítása is.

Az innováció, a fenntarthatóság és a jobb üzleti eredmények elérése egyre inkább arra sarkallja a vállalatokat, hogy az innovatív technológiák alkalmazása felé nyissanak és ennek érdekében komoly lépéseket tegyenek. Hiszen a digitalizáció, a szoftverek használatának a segítségével a cégek gyorsabb, rugalmasabb és hatékonyabb működést érhetnek el, mely létfontosságú az aktuális piaci helyzetben.

Egy nagyvállalati szoftver beszerzése egy hosszú távú befektetés, aminek sikeressége több tényezőn is múlik. Ha szeretne másoknak is segíteni, hogy mire kell odafigyelni, akkor kérjük, küldje el nekik a cikket vagy ossza meg közösségi felületén.

HR szoftverek útmutatója

Költségmentes sedédletünkben lépésről lépésre mutatjuk be az emberi erőforrás gazdálkodás területére készült alkalmazásokat. Segítségével tisztább képet kap a HR szoftverek világáról és beszerzésnek feltételeiről.

hr-szoftver-utmutato-olm-rendszer-blog
Az útmutatóban: 
 
• Mit nevezünk HR szoftvernek?
• HR alkalmazások funkció csoportjai
• Munkaügyi, személyügyi funkciók
• Időgazdálkodási funkciók
• Kompetencia alapú személyügyi funkciók
• Toborzás kiválasztás funkciók
• Személyügyi funkciók és kiterjesztett adatkezelés
• Kiterjesztett dolgozói adatkezelés
• Bérügyviteli funkciók
• Kommunikációs és munkáltatói márka építési funkciók
• A HR alkalmazások legfőbb rendszertulajdonságai
• HR alkalmazások bevezetése
• HR szoftverek beszerzési tippjei

Ha tetszett Önnek a nagyvállalati szoftverek beszerzése, összefoglaló cikkünk és úgy gondolja, hogy hasznos információ lehet mások számára is, akkor kérjük, ossza meg vagy küldje el ismerőseinek!

Ha pedig valamilyen meglátása, véleménye van, azt hozzászólásban a cikk alatt várjuk!

Kövessen minket a közösségi hálózatokon is!