Sikeres nagyvállalati alkalmazások beszerzésének titka 1. rész

Minden cég életében eljön a nap amikor a vállalat munkáját megkönnyítő alkalmazásokra van szükség. Ebbe beletartoznak az ERP rendszerek, bérszámfejtő programok, raktárkészlet kezelők, értékesítést segítő-, marketing szoftverek, vagy a munkaügyi és HR alkalmazások is. Létezik a mindent tudó rendszer vagy integrálni érdemes őket? Ezt a bejegyzést kifejezetten azoknak a döntéshozóknak ajánljuk, akik most terveznek vállalati alkalmazásokat beszerezni vagy megújítani.

Az informatika szédületes sebességgel fejlődik. Ennek gyümölcse, hogy jelen pillanatban rengeteg szoftver, alkalmazás létezik a legkülönfélébb célokra. A nagyvállalati ügyviteleket segítő rendszerek palettája is egyre szélesebb. Nincs könnyű helyzetben az aki szeretné a legjobb megoldásokat választani a felmerült feladatokra.

Ahhoz, hogy biztosan a megfelelő eszköz legyen kiválasztva meg kell pontosan fogalmazni, hogy milyen feladat mit tartalmaz az adott feladat és nagyjából milyen munkafolyamatot terveznek hozzá. A feladatok meghatározásával már önmagában sok csalódást kerülhetnek el a projekt során.

Ha nincs pontos kiindulási alap akkor segítünk egy apró tippel mert a tapasztalatunk szerint az szokott lenni az egyik gond, hogy a cégnél egyszerűen nem tudnak róla, hogy jónéhány munkafolyamatot már a programok is el tudnak végezni vagy segítenek hatékonyabbá tenni.

Ezért azt tanácsoljuk, hogy egy specifikáció kiírásánál üljenek le az érintett részlegekkel osztályokkal vagy azokkal, akik a programot kezelnék és ha nincs jól körül írt elvárás akkor egyszerűen azt jegyszeteljék le, hogy jelen pillanatban hogyan történik az adott munkafolyamat.

Példaképpen: a szabadságtervezés úgy zajlik, hogy a szabadságot igényló odamegy a vezetőhöz és szabadságot igényel. A vezető összeveti a többi szabadsággal majd a kérvényt egy felső vezetővel elbírálja. Sikeres bírálat esetén bekerül a szabadságos tömbbe és értesíti a dolgozót a jóváhagyásról. Ha ez nem sikerül akkor szól a munkavállalónak, hogy ez így nem jó és előlröl kezdődik a folyamat.

Ezt akár egy papírra is le lehet rajzolni folyamatábraként. Így kirajzolódnak azok a munkafolyamatok, amelyre hatékonyabb megoldás kell. Ha ezeket letisztáztuk akkor a rendszereket forgalmazó cégnél meg is tudjuk fogalmazni azt a kérdést, hogy az alkalmazása hogyan tenné hatékonyabbá ezt a folyamatot vagy folyamatokat.

A fenti módszerrel azt fogják tapasztalni, hogy rengeteg ötlet és igény merül fel egy csomagban, amely jobbá tehetné a cégük életét. A vágyakat azonban hozzá kell igazítani a megvalósításhoz. Itt három út áll a vállalat előtt, hogy sikeresen szerezze be a megfelelő programot.

Az első lehetőség nem más, mint fejlesztő irodával teljesen saját részre készített rendszer elkészítése. Ennek az előnye, hogy abszolút cégspecifikus lesz a kívánt program, ha elkészül. Viszont azt is látni kell, hogy ennek a költsége egészen a csillagászati léptékűvé tud válni néhány éven belül. Egy nagyvállalat vagy multinacionális cég esetén ez a költség akár meg is tud térülni, de ezeknél a projekteknél a következő buktató általában a változás szokott lenni.

A fejlesztés ideje alatt ugyanis változik a cég változnak az igények, változik a világ. A sok változás pedig elaprózza a projekt feladatait míg végül a ’nagy rendszer’ sosem tud összeállni egy integrált egésszé és egy hatalmas hétfejű sárkányként lesz átadva, amely végül nem könnyíti a munkát. A cég produktivitásán pedig csak részben segít.

Természetesen vannak sikertörténetek is de ennek az a kulcsa, hogy a szoftver egy-egy jól körül írt feladatra születik meg. Ez a megoldás multinacionális vállalatok számára akkor ideális, ha teljesen specifikus munkafolyamatok elvégzésére van szükség.

A másik út pedig az, hogy kulcsrakész rendszer után néznek amelyet már kifejlesztettek és némi kompromisszumal az Ön vállalatának is meg fog felelni. Ez pontosan olyan a vállalati szoftverek esetén, mint a konfekció ruházat és az egyedi szabó. A konfekció költséghatékonyan nagyon jó minőségű is lehet. Az egyedi szabásra készült kosztüm vagy öltöny ellenben nagy kiadással járhat. Ebben az esetben ajánlatokat kérnek be és bemutatókat látnak.

Első ránézésre a legtöbb alkalmazás tudja azokat a funkciókat, amelyekre szüksége van de a tanácsunk, hogy utána érdemes részletesen is utánanézni vagy utána kérdezni az elhangzottaknak és megkérni a kiválasztott céget, hogy mutassa meg hogyan fogják az adott konkrét folyamatot elvégezni. Ezzel elkerülhető az a helyzet amikor a marketing anyagokban lúgozott szuperszoftver a valós használat közben messze kevesebb funkciót tud a valóságban.

A harmadik megoldás, ha a kettőt ötvözzük. Ez esetben egy kulcsrakész rendszert vásárol de az egyedi igényeket külön a programba fejlesztik. Ez a megoldás költséghatékony és célravezető viszont ehhez is van egy tippünk ugyanis amennyire jól sikerülhet egy ilyen beszerzés annyira rosszul is elsülhet.

Ökölszabályként elmondhatjuk, hogy akkor sikeres egy ilyen szoftver beszerzés, ha a kiválasztott alkalmazás legalább 70%-ban tudja azt amit a cég elvár tőle. Gyakran előfordul ugyanis, hogy valójában a funkciókat tekintve a kiválasztott rendszer csak az alapokat tudja és a megrendelés után ugyanaz a huzavona kezdődik mintha teljesen egyedi lenne a fejlesztés.

Ezért azt javasoljuk, hogy térjen vissza az összeírt specifikációhoz és beszerzés előtt vizsgálja meg akár demo felületen, hogy a vállalatai elvárásainak 70-90%-ban megfelel-e a rendszer.

Ha erre a kérdésre igen a válasz akkor egy kis egyedi fejlesztéssel töredékáron tud egy teljesen az Ön cégére szabott nagyvállalati alkalmazás birtokába jutni. Az ODT System esetében az esetek döntő többségében teljesítjük a 90%-os megfelelést és az egyedi igényeknek megfelelően módosítunk a Rendszerünkön így a felhasználók a vállalat és mi is elégedettek vagyunk.

Sokan úgy vélik, hogy egy program kifejlesztése csupán néhány billentyű lenyomása pár fejlesztővel. A képzeletnek pedig semmi nem szabhat határt. Az első programok és alkalmazások így indultak. Volt az informatikában egy idő amikor egy garázsban készültek a világmegváltó szoftverek. De Ön emlékszik még azokra a programokra? Most pedig gondoljon arra, hogy hol tart az informatika. Ma már olyan komplex rendszerek és programok vannak speciális feladatokra melyek kifejlesztéséhez rengeteg fejlesztési óra tanulás és még több tesztelés kellett.

Ez pedig rengeteg erőforrásba került sok-sok fejlesztő munkájába. A fejlesztési költségek a programok komplexitásával általában nem egyenes arányban, hanem exponenciálisan növekednek. Ez azt jelenti, hogy speciális feladatokra jobban megéri egy bevált alkalmazást beszerezni, mint saját erőforrásokból újra feltalálni a spanyol viaszt.

A képzeletnek valóban nem sok minden szab határt csak a költségek. Ezért azt a specifikáció megfogalmazása után mérlegelje a költségvetését is a projektnek. Valóban mindent le lehet programozni, de kérdés, hogy megtérül-e az ára ennek a befektetésnek. Ma már szerencsére a kész rendszerek is több év tapasztalatát kínálják elérhető áron. Gondoljon bele, ha szeretne egy járművet, amivel bejut a munkahelyére akkor fejlesztene saját költségén egy autót vagy inkább vásárolna egy megbízható gyártótól? Esetleg bérletet válltana tömegközlekedési eszközre?

Ezért javasoljuk, hogy program beszerzés esetén állítsa fontossági sorrendbe a vállalata számára fontos funkciókat és mérlegelje hozzá a költségeket.

Bármilyen nagyvállalati program beszerzésére is készül az itt leírtak megmutatják önnek, hogy miképp tudja sikeresen és költséghatékonyan kivitelezni ezt a projektet. Ne felejtse egy jól kiválasztott rendszer a cég hatékonyságát pénzre és munkaórára válthatóan megkönnyíti ezért érdemes foglalkozni vele. Ha jól meg tudják fogalmazni az igényeket és ezen igényekhez vetik hozzá a kínált megoldásokat akkor garantáltan a legjobb megoldáshoz segíti cégét felelős vezetőként.

A következő részben megnézzük, hogy célszerszámokat érdemes-e beszereznie vagy pedig a ’mindentudó program’ mítoszát követi.